SMBs nutzen den Wert der Mitarbeiter

Feature | 10. Dezember 2003 von admin 0

„Sowohl aus ökonomischer als auch aus strategischer Sicht ist das Humankapital der größte Wert eines Unternehmens“ hat Leslie A. Weatherly von der Society for Human Resource Management (SHRM) die Herausforderungen und Chancen eines modernen Human Resource Managements (HRM) auf den Punkt gebracht. Zentrale Aufgabe von HR-Managern sei es, den Wert des Mitarbeiters zu erkennen und Systeme einzusetzen, um diesen besser zu nutzen. Weatherly beschreibt Personalführung zum einen als strategische Aufgabe der Personalabteilung, den Wert der Mitarbeiter zu erkennen, zum anderen entwirft er die Vorstellung eines umfassenden Employee Relationship Managements (ERM), das den Mitarbeiter – analog zum Customer Relationship Management – als Kunden des Unternehmens definiert.

Strukturwandel bedeutet Wachstum

Der britische Forscher David Mercer hat im EU-Report „The Future of Education in Europe until 2010“ einen Paradigmenwechsel beschrieben, wonach künftig das lebenslange Lernen (Life-Long-Learning) im Berufsleben die konventionellen Lernmethoden (Lernen auf Vorrat) ablösen werde. Der Strukturwandel in Wirtschaft und Gesellschaft übt demnach großen Druck auf die Personalarbeit bei SMBs aus. Laut Jens Bahner vom Lehrstuhl für Personalmanagement an der Universität Stuttgart „erkennen die Personalverantwortlichen in mittelständischen Firmen dabei die Möglichkeiten und Potenziale des E-HRM durchaus, vor allem unter den Aspekten Kostensenkung, Effizienz- beziehungsweise Effektivitätsverbesserung sowie Flexibilität.“
Dies spiegelt sich unter anderem in den erwarteten Wachstumsraten für den HR-Markt wider. So gehen die Marktforscher von IDC davon aus, dass der Markt für HR- und Personalwirtschaftssoftware im Jahr 2007 ein Volumen von 5,7 Milliarden US-Dollar erreichen soll, verglichen mit 4,3 Milliarden in 2002. Die Marktforscher rechnen weiter damit, dass sich der weltweite Markt im Bereich mittelständischer Firmen besonders stark entwickeln wird. Während kleine Unternehmen schon allein aus Kostengründen mehr auf Outsourcing-Lösungen setzen, was auch HR-Spezialist Jens Bahner bestätigt, wollen Firmen ab etwa 500 Mitarbeitern die HR-Software lieber inhouse installieren, um interne Daten für Analyse- und Planungszwecke kontrollieren zu können. Der Trend in den Unternehmen geht dabei künftig in Richtung der interaktiven (E-HR) Personalarbeit, in die Jobbörsen, Basisdaten, Personalplanung, Personaleinsatz und Beurteilungsverfahren miteinbezogen werden. Hinderungsgründe für den Einsatz von E-HR-Lösungen bei SMBs sieht Jens Bahner derzeit unter anderem in der teilweise fehlenden technischen Ausstattung oder in Datenschutz-Bedenken. Auch beim strategischen Personalmanagement „hinken SMBs derzeit noch hinterher“ konstatiert HR-Forscher Bahner. „Doch hier hat unter anderem durch Basel II ein Umdenken eingesetzt“, erklärt der Wissenschaftler, „da Mittelständler mittels dokumentierter Personalstrategien, wie etwa bei Nachfolgeregelungen, auch ihr Rating deutlich verbessern können.“

Mitarbeiter im Portal

E-HR reduziert sich dabei keineswegs auf ein mittels Software formalisiertes Erfassen und Verwalten des in den Köpfen der Mitarbeiter gespeicherten Wissens. Es ist vielmehr eine konsequent an diesem Mitarbeiterwissen orientierte strategische Unternehmensplanung. Somit spielt sich „der eigentliche Wissensprozess im Spannungsdreieck zwischen Menschen, Inhalten und Prozessen“ ab, formulierte META Group-Berater Marc Tenbieg. Dieses Wissen zu nutzen gehört zu den Wettbewerbsvorteilen von SMBs, wie eine von der Initiative „Motivierter Mittelstand“ durchgeführte Umfrage unter 200 SMBs in Norddeutschland ermittelte, denn regelmäßig durch die Unternehmensführung informierte Mitarbeiter seien motivierter als andere.
Motivation, Wissen, Qualifizierungsmaßnahmen und Mitarbeitergewinnung bilden eine Gemenge-Lage, die sich durch Mitarbeiterportale diversifizieren lässt und dort über integrierte E-Learning-, Knowledge-Management- und E-Recruitinglösungen abgedeckt wird. Zudem werden die oft verstreut in verschiedenen Systemen liegenden Informationen durch ein Mitarbeiterportal auf einer einheitlichen Oberfläche zusammengeführt. So können auch externe Dienstleister wie Personalagenturen über einen eigenen Passwort-geschützten Zugang unmittelbar in HR-Prozesse einbezogen werden. Von einer solchen Lösung versprechen sich immerhin 68 Prozent der deutschen Unternehmen Kosteneinsparungen im Personalwesen, vor allem bei administrativen Tätigkeiten, sowie eine Verbesserung der Qualität der hinterlegten Daten, wie eine von der IT-Beratung Cap Gemini Ernst & Young Anfang 2003 veröffentlichte Business-to-Employee-Studie ermittelte. 25 Prozent der 480 befragten deutschen Unternehmen wollen demnach über ein Portal den Wissensstand der Mitarbeiter vereinheitlichen und einen schnelleren Zugriff auf Informationen sicherstellen.
Neben dem Aspekt der Kostensenkung erfüllen Mitarbeiterportale allerdings noch andere Aufgaben. Über einen Employee Self Service (ESS) werden personalwirtschaftliche Aufgaben wie Urlaubsanträge sowie Arbeitszeitenerfassung an Mitarbeiter und Führungskräfte delegiert. Voraussetzung dafür ist eine Web-fähige Personalsoftware wie etwa mySAP HR, die einzelne Funktionen und Informationen rollen-, funktions- und personenspezifisch zur Verfügung stellt. Die Lösung mySAP HR ist zudem global ausgerichtet und lässt sich an länderspezifische rechtliche und betriebswirtschaftliche Gegebenheiten anpassen. Speziell für SMBs bietet SAP Business One eine Schnittstelle zur Anbindung von mySAP HR, womit Mittelständler einen kostengünstigen Zugang zu allen zentralen, personalrelevanten Prozessen ihrer Muttergesellschaften, wie Gehalts- und Lohnabrechnung, gesetzliches Berichtswesen und Reisemanagement, sowie Programme zur Mitarbeitergewinnung und -motivation haben.

Besser kommunizieren mit HR

Letztlich geht es aber nicht nur darum, dass Mitarbeiter einen Teil des HR-Managements selbst übernehmen – umgekehrt muss die Personalabteilung auch den Mitarbeitern über ein Employee Relationship Management (ERM) einen Mehrwert in Form von Serviceorientierung und Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Denn nur so kann ein solches Konzept auf Akzeptanz stoßen. Gleichzeitig geht es darum, den gesamten Kommunikationsfluss im Unternehmen effizienter zu gestalten: Mit integrierten Verfahren beispielsweise für Anträge und Genehmigungen gelangen Daten und Vorgänge mit Hilfe des Mitarbeiterportals direkt zu den Entscheidern. Durch eine solch Prozess-orientierte Arbeitsweise, die sich einer automatisierten Workflow-Funktionalität bedient, steigt die Effizienz für einen Betrieb deutlich. Das setzt unter anderem eine ganzheitliche Personalentwicklung voraus, welche die Verweildauer des Mitarbeiters berücksichtigt und sie mit der strategischen Ausrichtung des Unternehmens verknüpft.
Neben einer zuverlässigen Personalplanung – für Mitarbeiter wie für Bewerber gleichermaßen – spielen die modernen Kommunikations- und Analyseprozesse sowie zeitgemäße Personalführungssysteme eine wichtige Rolle. Integrierte und Internet-fähige Softwarelösungen wie mySAP HR unterstützen diese Prozesse und liefern gleichzeitig komplexe Auswertungs-, Analyse- und Simulationsmöglichkeiten. Internet-gestützte Mitarbeiterportale helfen, die Prozesse in der Personalarbeit zu verbessern, Verwaltungskosten einzusparen, und sie stellen Service- und Beratungsleistungen bereit. Allerdings muss der Aufbau eines Mitarbeiterportals sorgfältig geplant werden, um HR-Technologien optimal nutzen zu können. Die „wichtigste Aufgabe einer modernen Unternehmensführung“ ist es daher, die „vier strategischen Ressourcen – nämlich Mitarbeiter, Finanzmittel, Infrastruktur und Partnernetzwerk – in Einklang zu bringen, um Effizienzpotenziale auszuschöpfen“, brachte es Claus Heinrich, Vorstand bei der SAP AG, in einem Vortrag auf dem SAP Human Resources und Financials Kongress 2002 auf den Punkt. Unternehmen könnten die sich im Wettbewerb bietenden Chancen nur durch moderne Anwendungs- und Systemlandschaften auch nutzen, referierte Heinrich weiter. Ganzheitliche Personalplanung ist daher nicht nur gefragt, sondern geradezu notwendig.

Weitere Informationen:

Allgemein: www.shrm.org, www.idi.hr/cerd/saznajte_vise/pdf/futureofeducation.pdf, www.bwi.uni-stuttgart.de
Studien: www.accenture.com, www.de.cgey.com, www.metagroup.de, www.motivierter-mittelstand.de
SAP: www.sap.com/germany/solutions/hr/factsheets.asp

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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