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Stammdatenmanagement: Eine Frage der Organisation, nicht alleine der Technologie

Feature | 6. Mai 2013 von Anja Paschke-Hess 0

Stammdaten bilden das Fundament sämtlicher Unternehmensprozesse. José Iglesias von Ciber Deutschland erläutert, worauf es beim Stammdatenmanagement ankommt.
Wo liegen ganz allgemein die Stolperfallen im Stammdatenmanagement?

Iglesias: Häufig gelingt es Unternehmen nicht, die Qualität der Stammdaten hoch zu halten. Dubletten und Fehler können Kosten verursachen, beispielsweise wenn Ware an die falsche Adresse geliefert wird. Viele Unternehmen erkennen zwar, dass für reibungslose Geschäftsabläufe Stammdaten zwingend verfügbar sein müssen. Sie vergessen aber, dass zum Lebenszyklus dieser Daten neben Anlage, Freigabe und Nutzung auch deren Pflege und Archivierung gehören.

Stammdatenmanagement muss also als kontinuierlicher Prozess verstanden werden, der Veränderungen im Marktumfeld, Umstrukturierungen oder interne Prozessneudefinitionen gleichermaßen begleiten kann. Deshalb dreht es sich beim Stammdatenmanagement auch nicht alleine um die Implementierung von Technologie, sondern vielmehr um Prozessverständnis und die Unterstützung der Betriebsabläufe. Die IT hat dabei die Aufgabe, Infrastruktur, Verfahren und Schnittstellen für ein erfolgreiches Stammdatenmanagement zur Verfügung zu stellen.

Was muss eine gute Lösung für das Stammdatenmanagement leisten?

Iglesias: Eine gute Lösung zielt auf dauerhaft konsistente, vollständige, aktuelle, korrekte und hochwertige Stammdaten. Sie müssen interpretationsfrei, individuell auf die Zwecke des Unternehmens zugeschnitten sowie unternehmensweit zugänglich und nutzbar sein. Daran zeigt sich erneut, dass es nicht alleine um das „richtige Produkt“ geht, sondern um die geeignete Komposition von Prozessen, Organisation, Lösungsansatz und Produkt.

Und wie finde ich hierzu den passenden Anbieter?

Iglesias: Ausgangspunkt für die Auswahl einer Lösung ist immer eine Ist-Analyse, mit der die individuellen Anforderungen des Unternehmens genau definiert werden. Führende Berater unterstützen bereits an diesem Punkt und helfen, aus dem vorhandenen Lösungsspektrum die beste und kosteneffizienteste auszuwählen. Bei der Auswahl des Anbieters lohnt sich  – wie immer – auch ein Blick auf die Liste seiner Referenzen. Sind dort schon Kunden aus der eigenen Branche aufgeführt oder „große Namen“ aus der internationalen Unternehmenslandschaft? Auch Kunden- und Anwenderberichte geben Aufschluss darüber, welche entsprechenden Projekte ein Anbieter schon durchgeführt hat. Das erleichtert die Auswahl.

Mit Ciber MDP bietet Ihr Unternehmen eine eigene Lösung zur Stammdatenpflege. Wo liegen deren Stärken?

Iglesias: Eine konsequente Stammdatenpflege senkt Bearbeitungszeiten in den Geschäftsvorgängen und hält gleichzeitig den Klärungsaufwand gering. Mit Ciber MDP (Master Data Processing) können unsere Kunden die Datenerfassung und -pflege vereinfachen und in wesentlichen Schritten automatisieren. Dabei helfen Stammdatensichten, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Fachbereiche zugeschnitten sind, sowie ein flexibles Regelwerk, das bedingungsgesteuert Feldattribute aktiviert und Feldinhalte automatisch einfügt.

In anderen Worten: Ciber MDP sorgt für vollständig und konsistent erfasste Daten. Damit leistet die Lösung einerseits einen Beitrag für eine verbesserte Stammdatenqualität, andererseits erhöht sich die Effizienz im Stammdatenanlage- und -pflegeprozess.

Das können die Lösungen anderer Anbieter auch. Gibt es ein Alleinstellungsmerkmal von Ciber MDP?

Iglesias: Erstens: Ciber MDP ist ein voll in die Anwendung SAP ERP integriertes SAP-Add-on. Zweitens: Im Zusammenspiel mit unserem ebenfalls voll in SAP ERP integrierten Produkt zur Stammdatenbereinigung, Ciber MDC (Master Data Cleansing), können Unternehmen den gesamten Lebenszyklus aus einer Hand steuern. Darüber hinaus bieten wir verschiedene Workflowszenarien an, um die Prozessdisziplin zu unterstützen oder mittels eines Prüfalgorithmus Dubletten in Bestandsdaten aufzuspüren. Drittens: Da es sich in beiden Fällen um SAP-Add-ons handelt, sind Releaseunabhängigkeit, schnelle Einarbeitung und erleichterte Systempflege durch die IT automatisch gegeben.

Wohin werden sich die Lösungen für das Stammdatenmanagement in den kommenden Jahren entwickeln?

Iglesias: Es ist abzusehen, dass die Prozesskosten in Unternehmen weiter sinken werden müssen – und das, obwohl gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen weiter steigen. Dafür ist es unabdingbar, die Fachabteilungen noch mehr für die Wichtigkeit des Stammdatenmanagements zu sensibilisieren. Gefragt ist ein ganzheitlicher Ansatz, der alle Aufgabenfelder im Zusammenspiel betrachtet. Für eine einheitliche Sicht muss man die zugrunde liegende Informationsarchitektur ganz genau kennen. Daher sind effiziente Methoden einzusetzen, um Stammdaten zu harmonisieren und zu konsolidieren, weiter anzureichern oder zu bereinigen.

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