Standardisierte Prozesse senken Kosten

Feature | 18. Oktober 2006 von admin 0

Effizienzsteigerung – das ist das große Thema in fast allen Branchen. In der Medizintechnik werden hier unter dem Begriff der „Minimal Invasiven Chirurgie“ (MIC) wichtige Fortschritte erzielt: Mit Hilfe spezieller Geräte lassen sich chirurgische Eingriffe besonders schonend durchführen. Dadurch verkürzen sich die Liegezeiten in den Krankenhäusern und die Behandlungskosten sinken.

Lückenlose Rückverfolgung gefordert

WORLD OF MEDICINE

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Einer der Wegbereiter der MIC-Technologie ist die international tätige Unternehmensgruppe W.O.M. WORLD OF MEDICINE AG (W.O.M.). Mit seinen medizintechnischen Geräten und Technologien hat sich der Mittelständler mit Sitz in Ludwigsstadt eine führende Stellung am Markt erarbeitet. Das unterstreichen unter anderem mehr als 40 Zulassungen durch die US-amerikanische Gesundheitsbehörde Federal Drug Association (FDA) und insgesamt über 50 Patente. Für die Zulassung neuer Geräte muss W.O.M. sehr hohe Qualitätsanforderungen erfüllen, wie sie beispielsweise in Deutschland durch das Medizinproduktegesetz (MPG) und für die USA durch die FDA festgelegt werden.

Andreas Schröteler

Andreas Schröteler

„Wir sind dazu verpflichtet, Entwicklung, Herstellung, Vertrieb und Service von medizinischen Geräten für den chirurgischen Eingriff sowie von Elektronik-Baugruppen und Bauteilen für die Medizintechnik kontinuierlich zu überwachen“, erklärt Andreas Schröteler, Finanzvorstand bei der WORLD OF MEDICINE. „Allein aus Haftungsgründen müssen wir jede einzelne Charge lückenlos rückverfolgen können. Das geschieht etwa durch produktionsbegleitende Dokumentationen.“ Und das wiederum macht die Geschäftsprozesse in den einzelnen Unternehmensbereichen der W.O.M. sehr komplex.

Grenzen einer heterogenen IT-Landschaft

Bisher bildete der Medizingerätehersteller seine Prozesse für Herstellung, Qualitätsmanagement, Finanzbuchhaltung und Service in einer historisch gewachsenen Softwarelandschaft ab. Die einzelnen Lösungen waren über Schnittstellen miteinander verbunden – entsprechend hoch fiel der Wartungsaufwand aus.
„Die bisherige Softwarelandschaft unterstützte die Unternehmensstrategie nicht mehr“, fasst Andreas Schröteler zusammen. W.O.M. beschloss daher, sein Altsystem durch eine zukunftsfähige Lösung zu ersetzen, „die die einzelnen Unternehmensbereiche eng miteinander verknüpft und Geschäftsprozesse weitgehend im Standard abbildet“, erklärt der Finanzvorstand.

Engen Zeitplan eingehalten

Nach einem gründlichen Auswahlprozess fiel die Entscheidung zugunsten der mySAP-All-in-One-Partnerlösung All for Machine des SAP-Partners All for One Systemhaus. Die Software setzte sich gegen mehrere Konkurrenzsysteme durch, da sie die Anforderungen des Medizingeräteherstellers an eine integrierte Unternehmenssoftware am besten erfüllte. Zu ihren Gunsten sprach auch, dass sie auf Basis neuester SAP-Technologie weiterentwickelt wird und zukunftssicher ist. Als Implementierungspartner wählte der Mittelständler den in Jena ansässigen SAP Business Partner PlanOrg Informatik.
Für das Einführungsprojekt veranschlagte W.O.M. sechs Monate; der Startschuss fiel zum Jahresbeginn 2006. „Der Zeitplan war eng gesteckt, doch wir haben ihn genau eingehalten und wie geplant am 3. Juli den Echtbetrieb aufgenommen“, freut sich Sven Goldbeck, IT-Leiter bei WORLD OF MEDICINE. Zwei Faktoren waren ausschlaggebend: Zum einen setzte das IT-Team von W.O.M. den Projektplan konsequent um, zum anderen trug die von PlanOrg entwickelte Methodik des „Lean Prototyping“ dazu bei, die neue Lösung fristgerecht einzuführen. Dabei werden individuelle Einstellungen nicht beim Kunden, sondern in den Räumlichkeiten von PlanOrg durchgeführt. „Dadurch erhielten wir eine komplett voreingestellte und bereits getestete Lösung“, verdeutlicht Goldbeck. „Das verkürzte die Zeit für die Implementierung wie auch die Schulung der Key-User, die direkt an ihrem Arbeitsplatz eingewiesen werden konnten.“

Beschleunigte Geschäftsprozesse, effizienter Service

Die integrierte Unternehmenssoftware hat die täglichen Arbeitsprozesse bei W.O.M. verbessert, und zwar in allen Geschäftsbereichen, von der Kostenkalkulation über die Produktion und das Qualitätsmanagement bis zur Finanzbuchhaltung.
Durch die Integration mit Qualitätsmanagement und Kundenservice lassen sich beispielsweise Beanstandungen wie Reklamationen oder Garantiefälle effizient bearbeiten. Schickt ein Kunde ein Produkt zurück, können die Servicemitarbeiter anhand der im System hinterlegten Seriennummer noch schneller als bisher feststellen, aus welcher Charge das defekte Teil stammt. Das Gerät wird dann entweder eingelagert oder, alternativ, repariert. In diesem Fall werden die benötigten Ersatzteile aus dem internen Lager entnommen, eingebaut und das ausgebesserte Produkt an den Kunden zurückgesandt. Die entsprechenden Lagerbuchungen, etwa für die Rücknahme und das neue Teil, erfolgen automatisch über die Serien- oder Chargennummern. Redundanzen gehören damit der Vergangenheit an.
Mit All for Machine werden alle ein- und ausgehenden Teile im Lager automatisiert und zeitnah im Rechnungswesen verbucht. „Gegenüber den bisherigen, teilweise manuell durchgeführten Prozessen ist das ein wesentlicher Fortschritt, durch den wir Zeit und damit Kosten sparen“, betont Schröteler.

Zeitnahe Berichterstattung

Als börsennotiertes Unternehmen unterliegt der Mittelständler einer periodischen Berichterstattung. „Die SAP-basierte Branchenlösung liefert uns dazu eine einheitliche Datenbasis aus den einzelnen Unternehmensbereichen“, erklärt der Finanzvorstand weiter. „Das hat die Arbeit im Controlling vereinfacht. Die Mitarbeiter dort können nun jederzeit auf Unternehmensdaten zugreifen und sie auswerten. So verfügen wir zeitnah über alle Daten für die interne und externe Berichterstattung.“
Dank der integrierten Ergebnisrechnung für sämtliche Marktsegmente können sich die Mitarbeiter im Controlling überdies die relevanten Informationen zu Umsätzen und Kosten aus unterschiedlichen Perspektiven, das heißt nach Kunden und Produkten, Produktgruppen oder Ländern sortiert, anzeigen lassen. „Dadurch sind wir zukünftig in der Lage, Geschäftsentwicklungen besser einzuschätzen, und erhöhen somit die Qualität unserer Planungsszenarien und Prognoserechnungen“, erläutert Schröteler.

Weichen für morgen stellen

Die W.O.M. AG hat ihre Buchführung – Rechnungslegung nach HGB (Handelsgesetzbuch) – im Rahmen der Internationalisierungsstrategie bereits Ende des Jahres 2005 zusätzlich auf die internationalen Rechnungslegungsstandards, die International Financial Reporting Standards (IFRS), umgestellt. Die IFRS erleichtern beispielsweise bei Ausschreibungen Vergleiche mit internationalen Wettbewerbern und verhelfen zu günstigeren Finanzierungskonditionen.
Dank der in All for Machine integrierten Profit-Center-Rechnung lassen sich künftig auch konsolidierte Rechnungsabschlüsse über die einzelnen Unternehmensbereiche hinweg erstellen. Dadurch entfallen aufwändige Abstimmungsprozesse zum Periodenende, und die Abschlüsse liegen schneller vor. Nach Angaben des Finanzvorstands hat sich der Wechsel auf die mySAP-All-in-One-Lösung in jedem Fall ausgezahlt. „Wir konnten unsere Kernprozesse verbessern und bilden sie durchgängig ab. Damit haben wir eine wichtige Weichenstellung für die Zukunft vorgenommen.“

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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