Süße Versuchungen

Feature | 7. Mai 2008 von Joris Spuesens 0

Produktion bei Chocolagendijk Hier entstehen die beliebten Werbeartikel aus Schokolade

Traditionelle Handwerkskunst und moderne Technologie gehen bei Chocolagendijk eine äußerst schmackhafte Verbindung ein. Die Werbegeschenke aus Schokolade des niederländischen Unternehmens haben den Markt der Marketingartikel im Sturm erobert. Nun will der Mittelständler auch in Belgien Fuß fassen – ein ehrgeiziges Ziel angesichts des internationalen Renommees belgischer Schokolade.

Doch die Herausforderung liegt Chocolagendijk keinesfalls schwer im Magen. Immerhin hat das Unternehmen zwei Trümpfe in der Hand: eine originelle Geschäftsidee und modernste IT-Unterstützung. Im November 2007 hat das Unternehmen dank SAP Business One seine administrativ-logistische Organisation optimiert.

Aus den Kinderschuhen herausgewachsen

Joop Lagendijk gründete Chocolagendijk 1994, nachdem er viele Jahre lang Erfahrungen in einer Schokoladenfabrik gesammelt hatte. Sein Ziel war, mit „Schokokommunikation“ – Werbeartikeln aus Schokolade mit persönlicher Note – eine Marktlücke zu schließen. Das Konzept ging auf: Das Unternehmen, als Ein-Mann-Betrieb in einem Keller gegründet, beschäftigt heute zehn Mitarbeiter und ist kürzlich in ein neues Gebäude in Oud-Gastel nahe der Autobahn nach Belgien gezogen.

„Wir sind aus den Kinderschuhen heraus gewachsen. 2007 haben wir daher eine ERP-Lösung gesucht, die unsere ehrgeizigen Wachstumspläne unterstützt“, sagt Jozua Lagendijk, der kaufmännische Leiter und Sohn des Firmengründers. Bis dahin nutzte das Unternehmen eigenentwickelte Excel-Tabellen für seine Geschäftsprozesse. Dies war nicht nur aufwändig, sondern barg außerdem ein hohes Fehlerrisiko.

„Fast alle wichtigen Geschäftsinformationen waren praktisch nur in den Köpfen unserer Mitarbeiter“, erklärt Lagendijk. Eine Kontrolle war damit nicht möglich. Lagendijk gab beispielsweise nach einem Kundentermin die Auftragsinformationen auf Papier an die für die Produktion zuständigen Kollegen weiter. Ab diesem Zeitpunkt konnte er den Auftragsfortschritt mehr überwachen. Und damit nicht genug: „Es bestand immer das Risiko, dass ein verantwortlicher Mitarbeiter ausfällt. Es war für alle Beteiligten sehr anstrengend, stets sämtliche Geschäftsprozesse im Blick zu haben“, betont Lagendijk.

Den „Rolls-Royce“ der ERP-Lösungen kaufen – keine Kostenfrage

Lagendijk, der selbst viele Jahre in der IT-Branche tätig war, machte sich auf die Suche nach einer geeigneten Software. Anforderungen waren unter anderem ein automatischer Workflow, die Integration von Geschäftsprozessen und der schnelle Überblick über die Finanzdaten. Über das Internet erfuhr er, dass SAP auch ERP-Lösungen für den Mittelstand anbietet, und vereinbarte einen Termin mit dem Implementierungspartner Asecom. Außerdem lud er zwei weitere Software-Anbieter zu einer Präsentation ein.

„Ich bemerkte schnell, dass diese Lösungen nicht das Richtige für uns waren. Die erste deckte lediglich die Finanzverwaltung ab – und wir benötigen natürlich viel mehr Funktionalität. Die zweite Lösung hatte zu viele Masken und war zu 99 Prozent vorkonfiguriert. Ich brauchte hingegen lose Komponenten, damit wir das System mit unserem ICT-Partner flexibel nach unseren Anforderungen einrichten können“, berichtet Lagendijk.

Die Mittelstandslösung SAP Business One bot dagegen die gewünschte Funktionalität. Allerdings musste Lagendijk zunächst seine Vorurteile ablegen. „Anfangs dachte ich, SAP sei viel zu teuer für uns. Es ist schließlich der Rolls-Royce unter den ERP-Systemen. Doch bei den Kosten gab es kaum einen Unterschied zu den anderen Anbietern. Wir mussten es also nicht bei einer Testfahrt mit diesem Rolls-Royce belassen. Wir konnten es uns leisten, einen zu kaufen.“

Komplette Auftragsprozesse auf einen Rutsch

Liebesgrüße aus Schokolade


Die Implementierung der Lösung verlief rasch und reibungslos. Seit November 2007 arbeitet SAP Business One produktiv – und Lagendijk ist so begeistert wie der kleine Charlie in Roald Dahls Kinderbuch „Charlie und die Schokoladenfabrik“: „Alle Informationen befinden sich nun strukturiert in SAP Business One und nicht mehr nur in den Köpfen der Mitarbeiter.“ Die neue Lösung integriert Bestandskontrolle, Einkauf, Finanzberichte, den Informationsfluss zwischen Vertriebs- und Fertigungsabteilung sowie Angebote und Verträge im PDF-Format. „Es war ein tolles Gefühl, als der erste Auftrag über den automatischen Workflow das gesamte Unternehmen durchlief und in einwandfreiem Zustand geliefert wurde“, erinnert sich Lagendijk.

Chocolagendijk reduziert mit der neuen Lösung auch die Ruhezeiten für die Maschinen außerhalb der Hochsaison. Das Unternehmen kann nun viel effektiver neue Produkte einführen und sie in den unternehmensweiten Workflow integrieren. So brachte Chocolagendijk kürzlich „A Spoonful of Chocolate“ auf den Markt. Süßschnäbel zaubern aus diesem Stückchen „Schokolade am Stiel“ im Handumdrehen eine Tasse Trinkschokolade.

Mit SAP Business One hat Chocolagendijk auch den Prozess für E-Mail-Erinnerungen automatisiert und spart damit viel Zeit. Früher musste das Unternehmen häufig per Hand E-Mails an Kunden versenden, weil es deren Logo für die Produktion der Werbegeschenke benötigte. Heute prüft die Lösung automatisch, ob das Logo vorliegt und sendet automatisch eine Nachricht an den Kunden, falls es noch fehlt. „Ein Höhepunkt war für mich der Anruf eines Kunden, der mir mitteilte, dass er genug E-Mail-Erinnerungen erhalten habe und uns das Logo jetzt wirklich schickt.“

Das richtige Rezept für die Expansion

Mit der Implementierung der Software hat Chocolagendijk ein wichtiges Ziel erreicht. Das Unternehmen investierte in SAP, um mehr Arbeit mit der gleichen Beschäftigtenzahl zu bewältigen, ohne die Mitarbeiter zu überlasten. „Im November und Dezember erledigen wir 40 bis 50 Prozent unseres Jahresgeschäfts. In dieser Hochsaison hat uns das neue System viel Arbeit abgenommen. So konnten wir in der hektischen Weihnachtszeit unseren Umsatz erheblich steigern, ohne dass es zu Verzögerungen bei der Fakturierung gekommen wäre.“ Da es kaum noch manuelle Vorgänge gibt, sank auch die Zahl der Fehler im Auftragsprozess.

Daher blickt Jozua Lagendijk zuversichtlich in die Zukunft. „Wir wollen Verkaufsbüros in Belgien, Deutschland und in England eröffnen. Da SAP mehrere Sprachen unterstützt, erwarte ich eine reibungslose Einführung im Ausland. Die Mehrsprachigkeit ist auch in der Fertigung ein großer Vorteil, da unsere Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern kommen.” Chocolagendijk profitiert schließlich auch von der Flexibilität der neuen Unternehmenssoftware. „Die Lösung ist wie ein Lego-Baukasten, aus dem Sie nur die Teile verwenden, die Sie brauchen. Alles in Allem bin ich davon überzeugt, dass Chocolagendijk auch in Zukunft wachsen wird.”

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