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Systemkonsolidierung: aus zwei mach eins

Feature | 21. Mai 2014 von Christoph Bornhauser 0

Zwei Jahre soll die Harmonisierung der ERP-Systeme der RUAG Defence dauern. Kein Problem – dank der Unterstützung der SAP SLO Services.

Im Jahr 2011 führte die RUAG Holding zwei ihrer Divisionen (Land Systems und Electronics) in der neuen Division RUAG Defence zusammen. Vor der Zusammenführung arbeiteten rund 800 aktive Benutzer an sechs Standorten parallel in zwei SAP-ERP-Systemen (ECC 6.0), die sich noch dazu nicht auf dem gleichen Releasestand befanden. Die Wartung und der Betrieb im zentralen Competence Center SAP (CC SAP) der RUAG Defence waren sehr kostenintensiv, nicht zuletzt wegen redundanter Arbeiten auf den beiden SAP Systemen.

In Anbetracht der unbefriedigenden Situation entschied die Geschäftsleitung der RUAG Defence Ende 2012, die beiden unterschiedlichen SAP-Systeme zu konsolidieren. Damit sollte zum einen eine Kostenoptimierung und zum anderen eine Prozessverbesserung erreicht werden. Zudem sollte das neue System die geplante Internationalisierung unterstützen und Applikationen wie Mobile Apps erlauben.

Fehlerfreie Dokumentation als Grundlage

Anfang 2013 startete das Konsolidierungsprojekt mit dem Ziel, bis 2015 nur noch ein SAP-System innerhalb der RUAG Defence zu betreiben. Während der ersten Monate wurden die Anforderungen und die Geschäftsprozesse für das gemeinsame SAP-System erfasst. Dies gestaltete sich schwierig, da in weiten Teilen die Geschäftsprozesse und Einstellungen nicht oder nur teilweise dokumentiert waren. Im Bereich der technischen Einstellungen und des Repository, wurde die RUAG Defence von den Tools des SAP SLO Services unterstützt. So wurden beide SAP-Systeme auf Datenbankebene verglichen und die Ergebnisse in zwei Themenbereiche aufbereitet.

Das erste Themengebiet umfasste das Delta-Customizing. Dies zeigte auf, in welchen Bereichen eine Differenz vorhanden war. Zum einen kann die Differenz über ein Mapping aufgelöst werden, zum anderen durch das Nacherfassen des Customizing im Zielsystem. Das zweite Themengebiet beinhaltete das Repository der beiden verglichenen SAP-Systeme, indem alle Programme, Erweiterungen, Tabellen aufgelistet und die Differenzen aufgezeigt sind. Die größte Problematik liegt darin, dass während der Projektlaufzeit das Customizing in zwei Mandanten gepflegt werden muss. Da es unmöglich ist, während der zwei Jahre einen Entwicklungsstopp für die operative SAP-Landschaft zu erwirken, war eine laufende und korrekte Dokumentation der geänderten Einstellungen obligatorisch.

Geschäftsprozesse im Blueprint des SAP Solution Manager abbilden

Mit dem Harmonisierungsprojekt wurde auch die Entscheidung getroffen, alle Geschäftsprozesse im SAP-Solution-Manager abzubilden. Ein Vergleich der vorhandenen Prozessdokumentationen stellte sich als schwierig heraus, da diese nicht konsistent und nach den gleichen Dokumentationsrichtlinien, sondern primär aus Sicht des „Business“ abgebildet wurden.
Mit der Funktion des „Solution Documentation Assistant“ des SAP Solution Manager wurden die genutzten SAP-Applikationen von den verschieden SAP-ERP-Systemen ausgelesen und auf eine von SAP vorgegebene Geschäftsprozessstruktur zugewiesen.
Mit dieser Funktion kann die RUAG Defence

– eine gemeinsame Geschäftsprozessstruktur pragmatisch und schnell identifizieren und aufbauen, welche als Vergleichsgrundlage zwischen den verschieden SAP ERP Systemen dient
– den Nutzungsgrad der SAP-Applikationen eruieren
– eine Zuordnung der SAP-Applikationen auf die Geschäftsprozesse durchführen.

Innerhalb von sechs Monaten wurden alle SAP Geschäftsprozesse vereinheitlicht, im Business Blueprint abgebildet und dokumentiert. Die Verbindung der Prozesse im Integrierten Managementsystem zu den Prozessen im SAP Solution Manager wird über eine aktive Verlinkung zwischen den beiden System erreicht. Die Abbildung 1 zeigt grafisch die Verbindung zwischen dem integrierten Management System (IMS) der RUAG Defence und dem SAP Solution-Manager Business Blueprint und veranschaulicht die Faktoren für eine erfolgreiche Systemkonsolidierung.

Abbildung 1 Verbindung Prozessmodell mit dem SAP Solution-Manager

Abbildung 1 Verbindung Prozessmodell mit dem SAP Solution-Manager

Die Erfassung der Geschäftsprozesse und die Dokumentation waren sehr zeitintensiv und verlangten ein tiefes Prozessverständnis. Die Abstimmung zwischen dem Business und der IT stellte sich als ein maßgebender Erfolgsfaktor heraus. Erschwerend kam hinzu, dass der Nutzen der Prozessabbildung im SAP-Solution-Manger nicht unmittelbar sichtbar war. Erst über die weitere Verwendung des Business Blueprint in den anderen SAP-Solution-Manager Applikationen wird der mögliche Nutzen sichtbar.

Während der zweijährigen Laufzeit des Konsolidierungsprojekts werden die SAP-Systeme dreimal zu Test- und Kontrollzwecken auf einer Sandbox zusammengeführt. Unter dem Begriff „Sandbox“ wird ein isoliertes SAP-System verstanden, innerhalb dessen jede Veränderung keinerlei Auswirkung auf die Umsysteme hat. Die Systemzusammenführung mittels den SAP SLO Tools findet auf Datenbankebene statt und wird rückwirkend bis zur Einführung von SAP vorgenommen. Die damit verbundenen Tests sind sehr zeitintensiv und die Fehleranalyse ist schwierig. Durch die Zuordnung von Transaktionen zu den Prozessschritten, wird die Möglichkeit für prozessorientierte Tests geschaffen. Das integrierte Testfehler-Management unterstützt die Analyse und Dokumentation der aufgetretenen Fehler.

Abbildung 2: Erfolgsfaktoren für die Systemkonsolidierung

Abbildung 2: Erfolgsfaktoren für die Systemkonsolidierung

Business Blueprint als Basis für zukünftige Tests

Durch die Re-Dokumentation über standardisierte Prozessstrukturen im SAP Solution Manager war es möglich, innerhalb von sechs Monaten die Soll-Geschäftsprozesse im Business Blueprint des SAP Solution Managers abzubilden. Parallel zur SAP System- und Prozessharmonisierung unterstützt die gezielte Umsetzung des ALM mit dem SAP Solution Manager ein solches Harmonisierungsvorhaben optimal.

Für das Jahr 2014 ist geplant, drei komplette SAP-Systemtests durchzuführen. Dabei wird das integrierte Test-Management des SAP-Solution-Managers auf Basis des Business Blueprint ein wichtiges Unterstützungswerkzeug sein. Nach Abschluss der Konsolidierung im ersten Quartal 2015 werden die während der zwei Jahre aufgebauten Strukturen und Dokumentationen in den operativen Betrieb übergeben.

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