Transaktionskosten gesenkt, Prozesslaufzeit gekürzt

Feature | 17. Mai 2004 von admin 0

Organisationsmodell

Organisationsmodell

ThyssenKrupp Bilstein mit Hauptsitz im bergischen Ennepetal ist ein typischer mittelständischer Betrieb. Rund 2.200 Mitarbeiter in vier Werken fertigen hier täglich über 40.000 Stoßdämpfer für so renommierte Kunden wie DaimlerChrysler, General Motors, Jaguar, Porsche oder Maserati. Zwar gehört das Unternehmen zum ThyssenKrupp-Konzern, doch als eigenständiges Profit-Center ist es für seinen Einkauf selbst verantwortlich. So lief der Bestellprozess bis vor einiger Zeit denn auch wie bei einem typischen Mittelständler ab: Anforderungszettel ausfüllen, genehmigen lassen, an den Einkauf weiterleiten. Anfragen tippen, Angebote prüfen, Bestellungen schreiben, abzeichnen. “Am Ende überstiegen die Prozesskosten häufig deutlich den Wert der bestellten Waren”, beschreibt Rainer Kochanski, Leiter Einkauf bei Bilstein, den zeitaufwändigen und teuren Ablauf bei der Bestellung von C- und MRO-Gütern.

Workflow unterstützte Genehmigungsverfahren …

Fokus MRO-Beschaffung

Fokus MRO-Beschaffung

Um hier Abhilfe zu schaffen und die Bestellprozesse zu optimieren, entschloss sich der Automobilzulieferer vor rund drei Jahren, sein Beschaffungswesen mit Hilfe der e.Procurement-Plattform von ThyssenKrupp zu reorganisieren. Heute bestellt ein Mitarbeiter bei Bilstein direkt von seinem Arbeitsplatz aus über ein browsergestütztes System die Güter, die er für seine Tätigkeit benötigt. Die Plattform stellt ihm zu diesem Zweck einen elektronischen Katalog mit verschiedenen Produkten zur Verfügung, aus denen er die erforderliche Ware auswählt. Innerhalb des erstellten Warenkorbes stehen verschiedene Kontierungen wie Kostenstelle, Innenauftrag, PSP-Element oder Anlagenkontierung zur Verfügung. Die Kontierungen werden direkt online innerhalb der SAP-R/3-Lösung von Bilstein im Modul Materialwirtschaft geprüft.
Mittels hinterlegtem Workflow stellt das System fest, wie das Genehmigungsverfahren erfolgen muss. Grundlagen dafür sind Wertgrenzen und Organisationsstrukturen. Der zur Genehmigung Berechtigte erhält eine von der Software-Lösung verschickte E-Mail mit einem Link. Nach Aufrufen des entsprechenden Links wird die Bestellung entweder freigegeben oder abgelehnt. Wurde die Genehmigung erteilt, geht die Bestellung an den entsprechenden Lieferanten. Nach Lieferung an den Besteller erfasst dieser in seiner Anwendung den Wareneingang. Die entsprechende Verbuchung im zugehörigen Backend-System erfolgt automatisch. Optimal wird der Prozess durch das Gutschriftsverfahren, das die entsprechende Zahlungsanweisung an den Lieferanten ohne Einwirkung von außen nach dem erfolgten Wareneingang anstößt.

… ohne Medienbrüche

Bestandteile

Bestandteile

Mit Hilfe der standardisierten Schnittstelle SAP Open Catalog Interface 3.0 und einer integrierten Suchmaschine greift der jeweilige Bedarfsträger auf den elektronischen Multi-Lieferantenkatalog zu. Die Komponente SAP Enterprise Buyer Professional (SAP EBP), die per Standardschnittstelle mit den kundenseitigen SAP-R/3-Backend-Systemen verbunden wird, ermöglicht es den Anwendern, ihre Bestellung dezentral auszuführen. Ist die Bestellung übermittelt , wird sie von SAP EBP automatisch in die Materialwirtschaft des kundenseitigen SAP R/3 übertragen und von dort über den durch die Plattform zur Verfügung gestellten SAP Business Connector (BC) per E-Mail oder per XML an die Lieferanten weitergeleitet. Der Lieferant übernimmt die Bestellinformationen dann sofort in sein Auftragsmanagement.

Komponenten

Komponenten

“Da auch viele Lieferanten ihr Auftragsmanagement mit SAP R/3 abwickeln, lässt sich die webbasierte Bestellabwicklung des Kunden problemlos und ohne Medienbrüche anbinden”, so Peter Schlemmer, Leiter Produktvertrieb mySAP Supplier Relationship Management bei der SAP AG in Walldorf. Der notwendige Implementierungsaufwand sei dabei leicht kalkulierbar. “SAP EBP ist gerade in Europa inzwischen schon sehr verbreitet”, unterstreicht auch Norbert Schulte-Bausenhagen, Operational Unit-Manager des E-Procurement-Competence-Centers der Triaton GmbH, die bei ThyssenKrupp die e.Procurement-Plattform entwickelt und implementiert hat. Mit über 500 betriebenen Systemen zählt die Triaton GmbH, seit dem 1. April 2004 ein Unternehmen von Hewlett-Packard, zu den größten SAP-R/3-Dienstleistern in Europa und verfügt dadurch über umfangreiche Integrations- und Implementierungserfahrungen.

Hauptaugenmerk liegt auf dem Mittelstand

Triaton hat mittlerweile 177 elektronische Kataloge mit rund 1,3 Millionen Artikeln in die e.Procurement-Plattform von ThyssenKrupp integriert und dabei einige Erfahrungen gesammelt. Inzwischen bedienen sich mehr als 20 Unternehmen, die überwiegend zur ThyssenKrupp AG gehören, der modular aufgebauten Plattform. Doch das soll sich schon bald ändern. “Wir wollen vor allen Dingen bei den externen Kunden in diesem Jahr deutlich zulegen”, verspricht Schulte-Bausenhagen. Dabei hat er vor allem den gehobenen Mittelstand aller Branchen mit Bedarf für einen katalogbasierten Einkauf und etwa 100 bis 300 Bedarfsträgern im Auge.

Katalog-Pflege

Katalog-Pflege

Dass es sich für den Mittelstand lohnt, eine solche Lösung zu verwenden, hat sich mittlerweile bei ThyssenKrupp Bilstein gezeigt. In nur 15 Monaten nach Einführung der neuen Beschaffungslösung senkte Bilstein die Zahl seiner Zulieferer im C-Güter-Bereich um 20 Prozent und brachte darüber hinaus alle 74 Wunschlieferanten dazu, ihre elektronischen Kataloge in das neue System zu integrieren. Dies führte zu einer entsprechenden Aufwandsreduzierung für die Lieferantenpflege, durch die daraus resultierende Mengenbündelung ließen sich die Materialkosten verringern. “Die Transaktionskosten sanken dadurch um ein Viertel, die durchschnittlichen Prozesslaufzeit verkürzte sich von acht auf drei Tage, was zu deutlichen Bestandsreduzierungen führte”, bilanziert Einkaufsleiter Rainer Kochanski.
Gleichzeitig stieg der Anteil kostengünstiger Standardartikel, Off-Contract-Bestellungen finden heute nicht mehr statt. Ein weiterer Vorteil: Da heute monatlich rund 600 bis 700 Bestellungen über die e.Procurement-Plattform abgewickelt werden – ab dem Geschäftsjahr 2004 sollen es über 2000 sein – sind im Einkauf personelle Ressourcen für strategische Aufgaben frei geworden. Durch die Entlastung von operativen Tätigkeiten konzentrieren sich die Mitarbeiter dort stärker auf ihr Kerngeschäft – nämlich den Aufbau und die Pflege strategischer Beziehungen mit wichtigen Lieferanten.

Yvonne Giebels

Yvonne Giebels

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