Transparente TCO-Berechnung für komplexe SAP-Lösungen

Feature | 3. Mai 2004 von admin 0

Obwohl Total Cost of Ownership (TCO) gerne als Entscheidungsbasis für IT-Investitionen herangezogen wird, haben nach Analysen der Metagroup mehr als drei Viertel aller Unternehmen Schwierigkeiten, transparente und damit direkt vergleichbare TCO-Berechnungen für den Betrieb von ERP-Systemen durchzuführen. Dies liegt vor allem daran, dass beim Erfassen und Ausweisen von IT-Kosten unterschiedliche Anforderungen und Sichtweisen zu Grunde gelegt werden. Nur selten liefern die gebräuchliche Struktur der Kostenstellen oder die Kostenartenrechnung automatisch auch die für umfassende TCO-Berechnung benötigten Kostendaten. Zudem gehen einschlägige Veröffentlichungen von unterschiedlichsten Kostenmodellen aus, um die TCO zu berechnen: Modelle von Gartner, Metagroup oder von Forrester. So erzielte ein und derselbe Kunde je nach Anwendung unterschiedlicher Kostenmodelle Ergebnisse, die zwar alle in sich richtig berechnet waren, bei denen sich aber beispielsweise bei der Kennzahl “IT-Kosten per User” Abweichungen um den Faktor fünf ergaben.
Sind TCO-Betrachtungen daher obsolet? “Im Gegenteil,” meint Horst Plieske, TCO Programm Manager bei Capgemini, “TCO-Betrachtungen sollten nach objektiven Kriterien durchgeführt werden, aber gleichzeitig die individuelle Situation und Anforderungen an die IT berücksichtigen. So ermöglicht beispielsweise das Referenz-Kostenmodell von Capgemini einen objektiven Vergleich mit branchentypischen Kennwerten. Diese Betrachtung wäre allerdings unvollständig ohne eine individuelle Analyse der Kostentreiber des untersuchten Unternehmens.” IT-Entscheider, die ihre TCO senken wollen, benötigen messbare Werte, ein Portfolio verschiedener Maßnahmen sowie einen strategischen Gesamtplan. Unter dem Namen “SAP TCO Initiative” bietet Capgemini ein Paket aus Methoden und Werkzeugen zur TCO-Analyse für SAP an, das sich aus drei Bausteinen zusammensetzt: TCO Value Index, TCO Cost Analysis und TCO Trajectory.

Fahrplan zu geringerem TCO

Benchmarking mit TCO Value Index

Benchmarking mit TCO Value Index

Der TCO Value Index ermöglicht nach einer fragebogengestützten Kurzanalyse eine erste qualitative Positionsbestimmung im TCO-Vergleichsindex. Der Index basiert auf einer Datenbank mit umfassenden Vergleichsinformationen aus dem Datenbestand der Kunden von Capgemini, aufgeschlüsselt nach Branchen und Unternehmensgrößen. Dabei berücksichtigt er nicht nur die typischen Kostentreiber wie die Anzahl der produktiven SAP-Instanzen oder der unterschiedlichen System- und Datenbankplattformen im Unternehmen, sondern auch den Nutzen, den die IT im Unternehmen erzielt. Der TCO-Vergleichsindex erfüllt also Benchmarking-Funktionen und zeigt gleichzeitig Optimierungspotenziale auf.

Mit der TCO Cost Analysis lassen sich die IT-Kostenstrukturen eines Unternehmen auch quantitativ erfassen. Die dazu benötigten Kennzahlen werden im Rahmen von Workshops und strukturierten Interviews effizient und systematisch ermittelt. Durch das flexible und offene Kostenmodell lassen sich die ermittelten Werte in der Auswertung mit bestehenden Industrie-Benchmarks und Capgemini-Daten vergleichen. Kundenindividuelle Kostentreiber sind rasch identifiziert, die Kostenstrukturen werden transparent. Die Cost Analysis bewertet aber auch die Verbesserungspotenziale. In der Value Identification Phase erarbeitet das Unternehmen einen genauen Fahrplan für Maßnahmen zur Senkung seiner TCO. Diese Phase erfordert zwischen drei bis sechs Wochen intensive Projektarbeit. Capgemini bietet seinen Kunden Workshops an, um in einer TCO Roadmap quantitative Kostensenkungspotenziale abzuschätzen und Handlungsalternativen zu erörtern. Am Ende des Workshops steht ein Maßnahmenplan mit quantifizierten Kosten- und Nutzeneffekten, der auch Empfehlungen für eine bestimmte Priorisierung und Terminierung enthält.

Um ein Drittel reduzierte Kosten – bei besserem Service

SAP-TCO-Kostenmodell

SAP-TCO-Kostenmodell

Wie kann eine TCO Roadmap im SAP-Umfeld aussehen und welche Ergebnisse lassen sich damit erreichen? Die Antwort darauf ist natürlich kundenindividuell verschieden – dennoch gibt es einige typische Handlungsmuster, anhand derer sich eine TCO Roadmap aufbauen lässt. Die Erfahrung aus vielen Projekten zeigt, dass die TCO durch zwei wichtige Koordinaten wesentlich beeinflusst wird: zum einen vom Grad der Harmonisierung beziehungsweise der Integration der IT- und Prozesslandschaft, zum anderen von der Strategie bei der Beschaffung von IT-Leistungen, beispielsweise Outsourcing-Überlegungen.

Fallbeispiel

Fallbeispiel

Ein Projektbeispiel soll die Vorgehensweise und Potenziale der TCO-Strategie von Capgemini veranschaulichen. Ein international tätiges, französisches Unternehmen der Unterhaltungselektronik startete im Jahr 2000 ein weltweites Programm zur nachhaltigen Senkung der TCO ihrer global verteilten SAP-Anwendungslandschaft.
Als ersten Schritt richtete das Projektteam ein internationales SAP Customer Competence Centers (SAP CCC) als zentrale Koordinationsinstanz sowie eine globale IT-Governance-Struktur ein. Eine Vorgabe, wie Geschäftsprozesse weltweit nach Konzernstandard aussehen sollen und eine vorkonfigurierte SAP-R/3-Lösung, in der die wesentlichen Standardprozesse des Konzerns bereits im Customizing ausgeprägt waren, bildeten die Basis für die weltweite Harmonisierung der Prozesse. Als einheitliche Integrationsplattform diente unter anderem SAP NetWeaver. Im Verlauf der Rollouts in den einzelnen Landesgesellschaften harmonisierten die Projektmitarbeiter die Infrastruktur: Fast 200 Altsysteme löste das Projektteam durch aufeinander abgestimmte SAP-Lösungen ab. Parallel dazu führte das Team die Support-Organisation weltweit zusammen und vergab Aufgaben aus dem Application Management schrittweise an spezialisierte Zentren von Capgemini in Frankreich, Spanien und Indien.

Die Ergebnisse können sich sehen lassen: Zum derzeitigen Stand der noch laufenden Umsetzung ließ sich der TCO bereits um etwa 35 Prozent reduzieren – und das bei einer erhöhten IT-Durchdringung, gestiegenen Nutzerzahlen und einem erweitertem Service-Level.

Ganzheitliche TCO-Strategie

Bei allen potenziellen Kostensenkungsmaßnahmen sollte das Augenmerk ebenso auf Qualitäts- und Risikoaspekten liegen wie auf der generellen Unternehmensstrategie, die durch die IT unterstützt werden soll. Noch vor wenigen Jahren war der Glaube, dass IT eine strategische Waffe zur Erzielung von Wettbewerbsvorteilen darstellt, ungebrochen. In der wachstumsschwachen jüngeren Vergangenheit grassiert hingegen in vielen Unternehmen eine regelrechte Einsparmanie. Eine professionelle TCO Roadmap stellt dagegen Kosten- und Nutzeneffekte von IT-Investitionen in einen langfristigen Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie. Dies kann und sollte nicht nur Aufgabe der IT-Leitung sein, sondern erfordert eine ganzheitliche Diskussion unter Einbeziehung der Fachabteilungen und des Top-Managements.

Mehr Informationen zum Beratungsangebot von Capgemini
http://www.de.capgemini.com/

Dr.-Ing. Uwe Günzel

Dr.-Ing. Uwe Günzel

Tags:

Leave a Reply