Unternehmensportal eröffnet individuelle Arbeitsumgebungen

Feature | 23. Juni 2003 von admin 0

Unternehmensprofil Alveo

Unternehmensprofil Alveo

Ein effektives Unternehmensportal für ihre Mitarbeiter zu etablieren stand für Alveo, einen international tätigen Hersteller von Polyolefin-Schaumstoffen, bereits seit 1999 auf der Prioritätenliste. Das Intranet sollte es jedem Beschäftigten ermöglichen, auf alle Informationen und Dienste zuzugreifen, die er für die tägliche Arbeit benötigt. Mit diesem Service, so die Überzeugung bei Alveo, können die Mitarbeiter ihre Aufgaben schneller und besser erledigen.
Bei den bislang genutzten, verteilten Informationsprozessen bestand keine Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Rollen zu beschränken oder übergreifend nach Informationen zu suchen. Die Daten waren auf verschiedenen Systemen gespeichert. Dies erschwerte nicht nur die Suche sondern machte zudem die Pflege der Daten sehr aufwändig und damit teuer.

Der Wunsch: Ein Portal, das mit den Ansprüchen wächst

Das Unternehmen suchte daher nach einer Portal-Lösung, mit der sich die heterogene IT-Landschaft einschließlich der Subnets, die von den Produktionsstätten und Vertriebsniederlassungen in Europa und Südamerika betrieben wurden, auf einer einheitlichen Plattform zusammenführen lassen. Gefragt war ein zukunftsfähiges und skalierbares System, das mit den Ansprüchen der unterschiedlichen Zielgruppen, etwa Produktentwicklung, Produktion, Marketing oder Vertrieb, wächst. Zudem sollten sich damit Informationen einfach und schnell publizieren lassen. Weitere Anforderungen waren eine einheitliche und anwenderfreundliche Navigation sowie die Integration mit SAP R/3.
Im November 2001 fiel bei Alveo die Entscheidung für mySAP Enterprise Portal. Als zufriedener Anwender von SAP R/3 lag es für das Unternehmen ohnehin nahe, seine IT-Strategie auf SAP-Lösungen auszurichten. Weitere wichtige Entscheidungskriterien waren die Möglichkeit, verschiedene Komponenten problemlos in mySAP Enterprise Portal einzubinden sowie das integrierte Content Management. Auf Basis von mySAP Enterprise Portal realisierte der mit der Umsetzung beauftragte SAP-Partner SLI Consulting AG in enger Zusammenarbeit mit der SAP Schweiz eine maßgeschneiderte Portal-Lösung.

Portal Benefit Analyzer: Kosten und Nutzen im Vorfeld abschätzen

Das Projekt wurde von einer Premiere begleitet: Als erster SAP-Anwender nutzte Alveo den Portal Benefit Analyzer (PBA) der SAP (Schweiz) AG. Mit diesem Werkzeug lassen sich im Vorfeld eines Portalprojektes unter anderem individuelle Lösungsmöglichkeiten erstellen sowie Risikopotenziale und kritische Erfolgsfaktoren aufzeigen. Darüber hinaus unterstützt der PBA die Definition von Projektplan, Projektumfang und Ressourcenplanung, ermöglicht eine erste Aufwandschätzung und Zeitplanung und erleichtert den Einstieg in die Implementierungsmethodik. Mit Hilfe des PBA analysierte SLI von Januar bis Mai 2002 sämtliche Aufgabenstellungen sowie den jeweiligen Aufwand und erstellte eine detaillierte Kosten-Nutzen-Bilanz. “Der PBA zeigt klar auf, welche Prozesse sich wie in einer Portallösung abbilden lassen, was die Einführung kostet und welche Optimierungspotenziale sich dauerhaft eröffnen”, erläutert Beat Gut, Director Products von SLI Consulting.
Nach dem Projektstart im Juli 2002 ging es im ersten Schritt darum, die unterschiedlichen Internetplattformen der einzelnen Produktions- und Vertriebsniederlassungen zu konsolidieren. Nach fünfmonatiger Implementierungsdauer ging die Luzerner Zentrale mit zunächst 50 Anwendern mit mySAP Enterprise Portal live. Derzeit werden die Werke in Großbritannien und in den Niederlanden integriert. Bis Oktober sollen rund 350 Alveo-Mitarbeiter mit dem System arbeiten. Alveo bedient sich bei mySAP Enterprise Portal der Schlüsselfunktionen SAP Knowledge Management mit zugehörigem Content Management sowie TREX als Suchmaschine.

Maßgeschneiderte Arbeitsplattformen erleichtern das Tagesgeschäft

Der Einstieg ins Portal erfolgt mit Single Sign-On via Log-On-Tickets. Zeitraubende Wechsel von einer Datenquelle zur anderen sowie wiederholtes Einloggen entfallen damit gänzlich. Aufgrund ihres individuellen Profils haben die Mitarbeiter im rollenspezifisch angepassten Workset Zugriff auf sämtliche arbeitsplatzbezogenen Anwendungen, Dienste und Informationen.

Einlegesohle aus Alveo-Schaumstoff

Einlegesohle aus Alveo-Schaumstoff

Neben den Alveo-eigenen Geschäftsprozessen werden unterschiedliche Web-Services und Informationen bereitgestellt, die das Portal noch komfortabler machen. Über iViews lassen sich beispielsweise HTML-Seiten und komplette Applikationen integrieren. Mehr noch: Der Unternehmensleitung stehen übergreifend Managementprotokolle und Reportingdaten zur Verfügung. Die Mitarbeiter in Forschung und Entwicklung haben Zugriff auf Dokumente des Qualitätsmanagements. Für die Produktion werden ASP-Applikationen (Active Server Pages) bereitgestellt. Dazu zählt etwa die Möglichkeit, Kunden- und Produktdaten, die nicht im SAP-System gespeichert sind, über einen zentralen Zugang abzufragen und zu pflegen. Mitarbeitern im Marketing wiederum stehen aktuelle Firmenpräsentationen und Produktbilder zur Verfügung. Eine Rolle in iPanel, einer Navigationshilfe, über die sich SAP-Funktionalitäten im Portal aufrufen lassen, erlaubt es den Vertriebsbüros, webbasiert auf betriebswirtschaftliche Funktionen von SAP R/3 zuzugreifen. Auf diese Weise ist Alveo in der Lage, flexibel auf veränderte Marktsituationen zu reagieren und Kunden optimal zu betreuen. Beat Schwegler, der Projektleiter von Alveo zieht daher eine positive Bilanz: “Mit mySAP Enterprise Portal haben wir unser Ziel erreicht, webbasierte Anwendungen unter einer Oberfläche mit zentralem Zugriff innerhalb eines festgelegten Rollenkonzeptes zu nutzen.”

Mehr Freiraum für strategische Aufgaben

Von den Mitarbeitern wird das Unternehmensportal ebenfalls durchweg positiv bewertet. Vereinheitlichte Arbeitsabläufe und verbesserte Kommunikationswege erhöhen die Effektivität jedes einzelnen Anwenders. Für Igor Allinckx, Business Unit Manager Construction/ General Converting, und Gret Mathis, Manager Application Service Laboratory, bietet die Suchmaschine TREX einen der wichtigsten Nutzen des Portals: “Die gewünschten Informationen lassen sich nun direkt und zentral abrufen. Unsere Mitarbeiter sparen auf diese Weise täglich einen beachtlichen Teil ihrer Arbeitszeit und haben damit mehr Freiraum für funktionsbezogene Aufgaben.”
Mit dem Portalprojekt verfolgt Alveo auch in Zukunft ambitionierte Ziele. So wird das Unternehmen bis 2004 unter anderem Collaboration Tools für die übergreifende Projektarbeit zur Verfügung stellen. Dies soll dazu betragen, dass alle Beteiligten eines Projekts den gleichen Wissensstand besitzen und in der Lage sind, parallel an denselben Dokumenten zu arbeiten. Auf diese Weise lassen sich Doppelarbeiten vermeiden und die Prozesskosten beträchtlich reduzieren. Darüber hinaus plant Alveo bis Ende 2003, auch Kunden und Partner aktiv in das Portal einzubeziehen. Diese sollen dann alle für sie relevante Informationen über das Portal abrufen können.

Werner Spang

Werner Spang

Friedbert Eberle

Friedbert Eberle

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