Vernetzte Berichte

Feature | 7. März 2007 von admin 0

Global Media GmbH

Global Media GmbH

Wieder einmal ist der Monatsabschluss fällig. Für Gaëlle Lallement, Head of Finance bei der Global Media GmbH, ist das seit kurzem ein Tag wie jeder andere. Nach einigen Tastatureingaben und wenigen Mausklicks ist ihre Arbeit getan, denn: Der Webmarketing-Spezialist wertet jetzt – unterstützt von SAP Business One – seine Daten zum aktuellen Geschäftsverlauf weitgehend automatisiert aus. Das war früher anders.

Internationalisierung mit einheitlichen Daten

Bislang gab es bei Global Media keine einheitliche Datenbasis. Jede Tochtergesellschaft arbeitete mit einem anderen Softwarepaket, meist Anwendungen für die Finanzbuchhaltung ohne weitere Zusatzfunktionen für Einkauf und Verkauf oder Prozessen zu Kunden. „Unsere Gesellschaften waren lediglich lose miteinander verbunden und es fehlte der schnelle Blick aufs Ganze“, sagt Lallement.
Außerdem führten die einzelnen Gesellschaften betriebswirtschaftliche Auswertungen manuell auf Basis von Excel-Dateien durch und schickten diese dann an die Firmenzentrale in München. Dort mussten die Informationen gesammelt und für die Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse aufbereitet werden, ein umständliches, zeitraubendes und fehleranfälliges Verfahren. Darüber hinaus bilanzierten die einzelnen Landesgesellschaften noch nach lokalen Richtlinien und werteten dadurch ihre Geschäftszahlen nach jeweils unterschiedlichen Bewertungsvorschriften des lokalen Steuerrechts aus, was den Abstimmungsaufwand zusätzlich erhöhte.

Von Null auf zukunftssicher

„Auf dieser Grundlage war ein gezielter Ausbau des internationalen Geschäfts nicht mehr möglich“, erklärt Lallement. Das galt umso mehr, als die Anforderungen des Mittelständlers an das Berichtwesen in punkto Schnelligkeit und Transparenz schlagartig gestiegen waren. Gründe hierfür waren der Einstieg eines externen Investors mit der Carlyle Group sowie die Umstrukturierung von Global Media zum Konzern mit klaren Beteiligungsverhältnissen.
Schon im Herbst 2005 hatte Lallement deshalb auf der IT-Messe Systems eine Reihe von ERP-Lösungen eingehend geprüft. In die engere Auswahl kamen SAP Business One und die Software eines anderen Herstellers. Das Unternehmen entschied sich letztendlich für SAP Business One. „Die Anwendung bot die Möglichkeit unsere internationalen Standorte auf einer einheitlichen Datenbasis zusammenzuführen und unterstützt zudem Fremdwährungen“, betont Gaëlle Lallement. Besonders überzeugt hat die Finanzchefin auch die einfache und intuitive Bedienbarkeit von SAP Business One. Selbst ungeübte Anwender arbeiten sich schnell ein und kommen mithilfe der Drag&Relate-Funktion einfach und komfortabel an Informationen.
Aufgrund der geographischen Nähe zur Münchner Konzernzentrale betraute Global Media den Münchner SAP-Partner m.a.x. Informationstechnologie AG mit der Implementierung. Fachkundig unterstützt vom Projektpartner führte der Webmarketing-Spezialist die betriebswirtschaftliche Standardsoftware innerhalb kurzer Zeit ein. Produktivstart an den Standorten in Deutschland und Großbritannien war fristgerecht zu Beginn des neuen Geschäftsjahrs am 1. Juli 2006.

Kurzer Draht zum Kunden

Schon kurz darauf machten sich für die insgesamt 30 Anwender die Vorteile der mithilfe von SAP Business One integrierten Geschäftsprozesse bemerkbar. Kerngeschäftsprozesse wie die Budgetverwaltung laufen schneller und genauer. Kundenaufträge, Angebote oder Rechnungen sind jetzt zentral und damit länderübergreifend einheitlich abgelegt. So rufen beispielsweise Mitarbeiter im Innendienst, je nach Berechtigung, jederzeit gezielt alle wichtigen Daten zu Kundenumsätzen oder zum Status eines Angebots ab.
Davon profitieren auch Vertriebsmitarbeiter. Sie greifen mit mobilen Endgeräten von unterwegs über eine gesicherte VPN-Verbindung ebenfalls direkt auf alle kundenrelevanten Daten zu. Hatte etwa ein Außendienstmitarbeiter einen Termin bei einem Kunden, so gibt er im Anschluss die für ein Angebot erforderlichen Daten – Art der Dienstleistung, den Zeitraum einer Kampagne und deren Volumen, sofort ein. Per Knopfdruck gehen die Angaben an SAP Business One und werden dort verarbeitet. Daten und Informationen müssen auf diese Weise nur einmal eingegeben werden; das spart Zeit spart und verhindert Redundanzen.

Entlastung von Routineaufgaben

Alle Arbeitschritte, von der Angebotserstellung, über die Auftragserfassung bis hin zur Rechnungslegung, sind durchgängig in der SAP-Anwendung abgebildet und jederzeit nachvollziehbar. Die klare Sicht auf alle Daten und Prozesse entlastet die Mitarbeiter spürbar bei täglichen Routineaufgaben wie Auftragserfassung oder Rechnungsstellung. So lassen sich beispielsweise Kundenaufträge, die die Vertriebsmitarbeiter „mobil“ anlegen, in der Finanzbuchhaltung automatisch in Rechnungen umwandeln. Vor allem dort konnte der Mittelständler Abläufe beschleunigen und kostengünstiger gestalten.
Auch werden alle offenen Posten nach dem Fälligkeitsdatum automatisch in Zahlungsvorschläge umgewandelt sowie elektronische Zahlungsaufträge für die Bank erstellt. Dadurch entfallen manuelle Arbeitsschritte, etwa die Rückbuchung von Zahlungen zum Geschäftspartner und die manuelle Dateneingabe in das Banksystem.

Finanzdaten tagesaktuell auswerten

Eingangsrechnungen verbucht Global Media heute weitgehend automatisch und führt die monatliche Lieferantenabrechnung in wenigen Stunden durch. Das dauerte früher wesentlich länger, denn auch alle Rechnungen mussten manuell bearbeitet und freigegeben werden.
Bedingt durch ein rasches Wachstum – allein in Deutschland war die Zahl der Mitarbeiter binnen zweier Jahre von 20 auf 70 gewachsen – war die Zahl der Buchungssätze wie Erfassungen oder Belege von 10.000 im Geschäftsjahr 2004/2005 auf 25.000 im Folgejahr gestiegen. In Großbritannien war ein vergleichbarer Anstieg zu verzeichnen. Durch den hohen Automatisierungsgrad in der Buchhaltung verarbeitet der Mittelständler jetzt dieses erhöhte Datenaufkommen schnell und sicher. „Mithilfe von SAP Business One bewältigen wir die Mehrarbeit bis heute mit dem in der Buchhaltung vorhandenen Personal“, so Lallement.
Auch im Berichtswesen hat sich viel verbessert. Lallement: „Die Geschäftsführung kann heute sowohl für Deutschland als auch für die Tochtergesellschaft in Großbritannien Gewinn- und Verlustrechnungen, Saldenlisten und Transaktionsberichte sowie Umsätze, Cashflow oder Außenstände mit wenigen Mausklicks bequem und in der jeweils gültigen Währung abrufen und auswerten.“ So erhält der Web-Marketing-Spezialist vergleichbare Zahlen, wie viel Umsatz er jeweils mit einzelnen Dienstleistungen wie Keyword Advertising, Affiliate Marketing, Online-Media-Planung oder Beratung erzielt und wie viel eine Dienstleistung zum Konzerngewinn beiträgt.

Weltweiter Rollout

Gaëlle Lallement

Gaëlle Lallement

Neben den Standardberichten von SAP Business One schätzt Lallement vor allem die Möglichkeit, mit dem XL Reporter von SAP Business One Abfragen und Berichte individuell zu strukturieren und auszuwerten. Das Reporting-Werkzeug ist seit Herbst 2005 integrierter Bestandteil der SAP-Anwendung und ermöglicht es Mittelständlern, aus verschiedenen Quellen wie Hauptbuchhaltung, Vertrieb, oder CRM stundenaktuelle Auswertungen zu erstellen. Global Media erhält beispielsweise auf diese Weise wichtige Aufschlüsse über Kundenverhalten und -profitabilität. Das erlaubt, nachvollziehbare Prognosen beziehungsweise Vorausplanungen über die künftige Geschäftsentwicklung zu treffen und die Unternehmensstrategie daran auszurichten.
Global Media hat bereits viel erreicht – doch es geht noch weiter. Sukzessive will der Webmarketing-Spezialist innerhalb einer einheitlichen Konzernstruktur weltweit alle Standorte in SAP Business One integrieren. In den nächsten Monaten werden die skandinavischen Standorte in Norwegen, Schweden und Dänemark eingebunden. Derzeit vereinheitlicht und konsolidiert das Unternehmen seine Rechnungslegung auf Basis des internationalen Standards International Financial Reporting Standards (IFRS). Laut Lallement war dies ein notwendiger Schritt, denn: „Die Bilanzierung nach IFRS vereinfacht die Kommunikation mit Investoren und Kreditgebern und führt bei Bedarf zu günstigeren Finanzierungskonditionen.“ Des Weiteren soll für kundenspezifische Auswertungen künftig auch die CRM-Funktionalität intensiver genutzt werden, um Kunden noch gezielter anzusprechen und somit das Geschäft weiter anzustoßen.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

Leave a Reply