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Hasso Plattner Founders’ Award: ein Vertrag mit der Zukunft

Feature | 13. Dezember 2017 von Stephanie Rieder 0

Die Rechtsabteilung – starre Prozesse, staubtrocken und Wortakrobatik? Weit gefehlt. Die Intrapreneure aus dem Vorstandsbereich Global Finance & Administration der SAP schaffen echten Mehrwert für SAP-Kunden.

Vor zwei Jahren stand das Vertragsteam in Global Legal der SAP vor einer schwierigen Entscheidung: sollten sie weiterhin die Prozesse und vorhandenen Tools optimieren und auch noch die letzten Prozente herausholen? Oder sollten sie die Probleme, die sie erkannt haben, grundlegend angehen und alles auf den Prüfstand stellen? Der einfachere Weg ist mit Sicherheit der Erstere: man bewegt sich auf vertrautem Terrain, weiß genau, was man tun muss, damit etwas auf eine bestimmte Art und Weise funktioniert.

Was also hat das Team dazu bewogen, nicht den leichteren Weg zu wählen, sondern alles zu hinterfragen? „Wir haben gesehen, dass jede Line of Business ihre eigenen Prozesse dafür hat, wie Verträge abgelegt werden. Schnell haben wir erkannt, dass wir eine zentrale Ablage benötigen und ein gemeinsames Verständnis dafür, wie Verträge vorgehalten werden“, sagt Kai Jacob, zuständig für das Legal Information Management bei SAP.

Die Vertragserstellung – egal ob für Kunden-, Lieferanten- oder andere Verträge – war ein manueller Prozess, der nicht nur für die Anwälte, sondern für alle Prozessbeteiligten zu einer hohen Arbeitslast führte. Da die Vielzahl der erstellten Verträge häufig auch auf unterschiedlichen Servern abgelegt wurde, war der gesamte Prozess darüber hinaus noch sehr fehleranfällig.

Ähnlich ist auch die Situation in den Rechtsabteilungen anderer Unternehmen, oftmals gepaart mit dem Mantra, mit gleichen oder weniger Ressourcen mehr zu erreichen. Die Anwälte in unternehmensinternen Abteilungen haben erkannt, dass sie auf die Digitalisierung und die damit verbundenen Vorteile angewiesen sind, um ihre Rechtsexpertise mit dem gebotenen Geschäftssinn zu verknüpfen.

Der neue Ansatz: SAP S/4HANA for Legal Content

Hierfür benötigen diese zentralen Organisationen jedoch den vollen Einblick und die Kontrolle über alle rechtlichen Texte wie etwa Verträge und die zugehörigen Metadaten, Vorlagen, Klauseln, Formbriefe oder Richtlinien, ebenso wie Geschäftsinformationen zu den Ausgaben oder dem Ressourcenverbrauch. Kurz: die steigenden Anforderungen treffen häufig auf eine – aus Sicht der Rechtsabteilung – immer noch fragmentierte Informationslandschaft.

Dies war Anlass genug, dass das SAP-Team Global Contract Management Services (GCMS) nicht nur eine Lösung für sich finden, sondern einen Mehrwert für die Kunden der SAP schaffen wollte, deren Fachabteilungen vor den gleichen Problemen stehen.

„Mit unseren begrenzten Ressourcen hätten wir versuchen können, unser vorhandenes Produkt, die Contract Management Solution – kurz CMS – weiter zu optimieren. Stattdessen wollten wir einen Paradigmenwechsel vollziehen, indem wir den Fokus von Verträgen hin zu Rechtsinhalten im Allgemeinen erweitern und neben der Verwaltung auch die Erstellung von ‚Legal Content‘ ermöglichen. Dabei war es uns wichtig, die Lösung in SAP S/4HANA zu entwickeln, weil nur so eine umfassende und nachhaltige Lösung für unsere Kunden möglich war“, so Kai Jacob.

Im Sinne eines Start-Up-Unternehmens arbeiteten die Intrapreneure aus Global Legal der SAP eng mit dem Solution Management und der Standardentwicklung zusammen. Anstatt CMS weiterzuentwickeln, haben sie komplett von vorn angefangen. Auf diese Weise hat es das GCMS-Team geschafft, ein SAP-Standardprodukt in weniger als einem Jahr zu lancieren: SAP S/4HANA for Legal Content.

Vielfältige Verbesserungen beim Vertragsmanagement

Das Team hat ein Produkt entwickelt, das den ganzen Lebenszyklus eines Vertrags abdeckt: vom Aufsetzen bis zur Überprüfung und Kontrolle von Verträgen und den entsprechenden Daten, die zu einem Vertrag gehören. Dass eine Möglichkeit zur elektronischen Unterzeichnung von Verträgen angeboten wird, versteht sich dabei fast von selbst. Die Lösung kann jedoch noch mehr: sie wählt aus einer Bibliothek, die Vorlagen und Klauseln enthält, die passenden Inhalte aus, um Verträge und andere rechtliche Dokumente vorab zu befüllen.

Jochen Scholten, Leiter Global Legal SAP, meint dazu: „Auf der Basis von rund 6,500 Vorlagen managen wir über 750.000 Verträge. In Peak-Zeiten werden dabei ca. 10.000 Verträge täglich erstellt, rund die Hälfte davon vollautomatisch. Durch die Veränderung, die vom GCMS-Team angeschoben wurde, können wir den Vertragsprozess deutlich vereinfachen und verbessern: mit weniger Verhandlungsaufwand erreichen wir ‚gesündere Deals‘. Zudem haben somit die Kolleginnen und Kollegen, die im Vertragsprozess eingebunden sind, mehr Flexibilität, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.“

Oder um es mit den Worten von Kai Jacob zu sagen: „Mit diesem Projekt haben wir die gesetzten Grenzen hinterfragt und sind darüber hinaus gegangen. Wir haben es geschafft, für SAP ein einzigartiges Produkt zu entwickeln, das als einzige Lösung auf dem Markt voll in die Prozesse im Unternehmen und den digitalen SAP-Kern integriert ist.“

Das Finalistenteam des Hasso Plattner Founders’ Award auf einen Blick:

  • Beitrag: Intrapreneurship – Going Beyond Boundaries
  • Vorstandsbereich: Global Finance & Administration
  • Team: 14 SAP-Mitarbeiter aus GFA
  • Ergebnis: Zusammen mit dem Team „P&I S/4HANA Procure“ haben die GCMS-Mitarbeiter ein Standardprodukt entwickelt, von dem auch die SAP-Kunden profitieren – und das alles in weniger als einem Jahr zwischen Start und Release-to-Customer (RTC).
  • Mehrwert: Das Contract Management System (CMS) kann die Zeit zur Bearbeitung von SAP-Verträgen um 90 Prozent reduzieren und hat so dazu beigetragen, dass jedes Jahr operative Kosten im Millionenbereich eingespart werden können. Neben diesem Mehrwert kann das zugehörige SAP-Standardprodukt „SAP S/4HANA for Legal Content“ Kunden auch dabei helfen, nicht nur ihre Verträge, sondern auch andere rechtliche Inhalte zu verwalten; sie stellt zusätzliche Funktionalität bereit, um Verträge zu analysieren und rechtliche Inhalte automatisch zusammenzufügen.

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