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Kantonspolizei Zürich vereinfacht Verwaltungsprozesse mit SAP MM

4. August 2015 von Theresa Böhme 0

Mit der Einführung von SAP Materials Management (SAP MM) innerhalb SAP ERP, kann die Kantonspolizei Zürich ihre Materialwirtschaftsprozesse effizienter gestalten.

Die Kantonspolizei Zürich ist mit 3.700 Mitarbeitern zugleich Kriminal-, Sicherheits- und Verkehrspolizei. Um zu jeder Zeit das höchste Mass an Sicherheit für die Bevölkerung gewährleisten zu können, müssen Verwaltungsabläufe reibungslos funktionieren. Zur Unterstützung und Kontrolle der Verwaltungsprozesse in den Bereichen Finanzwesen und Controlling nutzt die Kantonspolizei die SAP Standardsoftware SAP ERP 6.0.

Der Einkauf und die Lagerbewirtschaftung wurden bisher ohne Systemunterstützung durchgeführt. Für die systembasierte Unterstützung der Prozesse und der Integration in existierende Finanzprozesse auf SAP setzt die Kantonspolizei seit Anfang 2015 auf SAP Materials Management.

Mit der SAP-Softwareeinführung verband die Kantonspolizei konkrete Ziele: Optimierung von Einkauf und Bestellwesen, automatische Rechnungskontrolle, systemunterstützte Lagerbewirtschaftung für 5.000 bis 8.000 Artikel, transparente Nachverfolgbarkeit sowie einfache Aufbereitung von Statistiken.

Die realisierten Prozesse und Funktionen im Überblick

  • Stammdaten im Einkauf zur Abbildung von Kreditoren, Rahmenverträgen, Infosätzen und Orderbüchern
  • Einkauf von Material und Dienstleistungen auf kontierte Bestellungen mit Kalkulationsschema für die Erfassung von Zu- und Abschlägen
  • Auswertung von Lieferterminüberschreitungen (Mahnungen)
  • Verbrauchsgesteuerte Disposition mit Umsetzung von Bestellvorschlägen in Bestellungen
  • Buchen von Wareneingängen zu Bestellungen oder Kostenstellen
  • Rücklieferungen an Lieferanten mit Bestellbezug
  • Buchen von Bestandskorrekturen und Inventurabwicklung
  • Logistische Rechnungsprüfung mit der Abwicklung von Gutschriften im SAP Standard
  • Serialnummernverwaltung und Equipmentstammsätze zur Sicherstellung der Nachverfolgbarkeit von Materialien

Integration von SAP MM in bestehende Systemlandschaft

Nach einer gründlichen Detailkonzeptphase unterstützte das IT-Beratungshaus Innflow AG die Kantonspolizei Zürich bei der Implementierung der neuen Prozesse. Ein zu Projektbeginn aufgebautes Testsystem mit den notwendigen Stammdaten und Geschäftsprozessen, ermöglichte es in einer frühen Phase, Schulungen direkt am System durchzuführen. Unterstützt durch Selbststudium konnte so rasch Vertrauen in das künftige System aufgebaut werden.

Durch die gemeinsam gut abgestimmte Projektplanung und festgelegte Kommunikationswege war es möglich, zu jedem Zeitpunkt die notwendigen Ressourcen und einen reibungslosen Betrieb des SAP-Systems sicherzustellen. Anfang September 2014 wurde parallel das System auf die spezifischen Bedürfnisse angepasst und zugleich die Detailabstimmungen für die Migration der Stammdaten im Modul SAP MM vorgenommen. Bereits Anfang Oktober erfolgte die erste Testmigration der Stammdaten mit einer sehr geringen Fehlerquote. Kurze Zeit später konnten die Anwender die Geschäftsprozesse in einer längeren Testphase nachvollziehen, überprüfen und für die produktive Nutzung freigeben. Durch die gründliche Vorbereitung des Stammdatenverantwortlichen konnte zudem die Datenmigration ins Produktivsystem Anfang Dezember fertiggestellt werden, sodass die Software Anfang 2015 erfolgreich in den Live-Betrieb überging. Mit einer für die Anwender zentralen Ansprechperson konnte die Betreuung nach dem GoLive optimal gewährleistet werden.

 

Bildquelle: Shutterstock

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