Von Verwaltungsaufgaben entlastet

Feature | 15. November 2004 von admin 0

Steigender Wettbewerbsdruck und wachsende Anforderungen an die Flexibilität eines Unternehmens machen auch vor den Personalabteilungen nicht Halt. Business Process Outsourcing (BPO), also die Auslagerung von Geschäftsprozessen an spezialisierte Dienstleister, kann wesentlich zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen. Im Personalwesen kommen für ein solches Outsourcing alle standardisierten Prozesse wie Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen sowie die Archivierung der entsprechenden Belegdaten einschließlich der damit zusammenhängenden Verwaltungstätigkeiten in Frage. Auf diese Weise entstehen nicht nur Kostenvorteile, sondern auch Freiräume für strategische Aufgaben.
Ein Vorreiter auf dem Gebiet des Business Process Outsourcings ist das Chemieunternehmen Celanese AG mit Hauptsitz im hessischen Kronberg. Es beschäftigt weltweit rund 9.500 Mitarbeiter und betreibt Produktionsanlagen und Forschungseinrichtungen in Nordamerika, Europa und im pazifischen Raum. Die ehemalige Tochtergesellschaft der Hoechst AG, die 1997 abgespalten wurde und seitdem als börsennotierte Gesellschaft am Markt agiert, hat ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sukzessive ausgelagert. “Weil unsere Personalabteilung mit strategischen und operativ-pragmatischen Aufgaben neu aufgestellt wurde, sollte der Anteil an administrativen Routinetätigkeiten wesentlich verringert werden”, erläutert Rüdiger Dingeldey, Mitarbeiter Human Resources im Bereich Vergütung und Benefits der Celanese AG, die Hintergründe für diese Entscheidung. Zu den strategischen Aufgaben zählt etwa, die für das Unternehmen am besten geeigneten Mitarbeiter zu gewinnen, sie durch interessante Aufgaben und attraktive Vergütungssysteme im Unternehmen zu halten und auf die für sie richtigen Positionen im Betrieb hin zu entwickeln. Operativ-pragmatische Arbeiten sind vor allem standardisierte Prozesse wie Lohn-, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen.

Strategische Herausforderungen statt administrativer Routine

Celanese vergab den Betrieb der SAP-HR-Anwendungen Personaladministration, Organisationsmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Reisekostenabrechnung an den IT-Dienstleister Triaton, ein Tochterunternehmen von HP. “Unsere Personalreferenten liefern den Input für die Entgeltabrechnung für unsere 3.000 Mitarbeiter in Deutschland”, erläutert Dingeldey das Prinzip dieser Arbeitsteilung. “Der Abrechnungsreferent bei Triaton gibt diese Daten in das System ein und komplettiert sie.” Auf dieser Basis erstellt und druckt der Dienstleister dann die notwendigen Abrechnungen und Bescheinigungen.
Dadurch sinken für das Unternehmen die Verwaltungskosten. Weitere Kostenvorteile ergaben sich durch die Neustrukturierung der Geschäftsprozesse, die Celanese vor dem Outsourcing vorgenommen hatte. Die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister minimiert den Aufwand für den Betrieb der entsprechenden Systeme, gleichzeitig werden die entstehenden Kosten transparenter. Einer Umfrage der Meta Group zufolge sparen Unternehmen durch BPO im Durchschnitt bis zu 14 Prozent ihrer Kosten ein. Martin Rüther, Leiter BPO bei der Krefelder Triaton GmbH, sieht sogar noch größere Potenziale: “Wenn ein Unternehmen Outsourcing wirklich ernsthaft betreibt, liegen die Kosteneinsparungen je nach Unternehmensgröße und den genutzten Systemen zwischen zehn und 25 Prozent.”
Doch wann ist ein Unternehmen zur Auslagerung seiner HR-Prozesse wirklich bereit? “Wie beim IT-Outsourcing allgemein sollte auch vor der Auslagerung von HR-Prozessen eine gewisse Standardisierung vorhanden sein”, meint der Experte Martin Rüther. “Grundsätzlich gilt: Je besser die Systeme beim Kunden und beim Dienstleister übereinstimmen, desto mehr profitieren beide Seiten.”

Mehr Leistung fürs Geld

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass sich beim BPO der Aufwand für Lohn- und Gehaltsabrechnungen nach der Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens richtet. Gibt es weniger Beschäftigte, so sinken die Kosten automatisch. Erledigt ein Unternehmen die Abrechnung dagegen selbst, so fallen die dafür erforderlichen Fixkosten unabhängig von der Anzahl der Abrechnungen an.
Business Process Outsourcing lohnt sich, findet auch Rüdiger Dingeldey. Aus der Sicht des HR-Experten bei Celanese liegen die Vorteile nicht primär darin, dass nun in der Personalabteilung weniger Leute beschäftigt werden könnten. “Die Kapazitäten, die bei uns im Bereich der Verwaltungsaufgaben durch das BPO freigesetzt wurden, haben wir für den Ausbau der strategischen Tätigkeiten in der Abteilung genutzt”, erklärt er. “Dadurch können wir die eigentlichen HR-Aufgaben wie Personalbetreuung, -entwicklung und -controlling sowie Management Coaching besser erfüllen als zu der Zeit, als unsere Abteilung auch noch das Lohnbüro war.” Überdies erscheint ihm die Grundidee, Daten nur einmal zentral vorzuhalten und verschiedene administrative Prozesse daran anzuknüpfen, logisch und sinnvoll. “Dadurch zieht man mehr Leistung aus dem System – fürs gleiche Geld.”

Klare Regeln für die Zusammenarbeit

Doch auch wenn ein Unternehmen per Outsourcing gewisse Tätigkeiten abgibt – die Verantwortung für das Ergebnis gegenüber den Mitarbeitern liegt weiterhin beim Auftraggeber. “Die Belegschaft ist eigentlich recht gelassen – solange ihre Gehaltsabrechnung stimmt”, weiß Lothar Mischnick, Direktor Business Process Services bei Triaton. “Treten jedoch signifikante Fehler auf, so bekommt das Unternehmen Schwierigkeiten.” Die Basis für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Outsourcing-Dienstleister sind daher neben der fachlichen Kompetenz vor allem Zuverlässigkeit und Vertrauen.
Dies ist auch deshalb wichtig, weil ein Unternehmen den einmal eingeschlagenen Weg in Richtung Business Process Outsourcing nur schwer wieder verlassen kann. Egal, ob es die betreffenden Geschäftsprozesse wieder selbst ausführen oder sich einen anderen Dienstleister suchen will: Wer sich für BPO entscheidet, gibt Kompetenzen ab und lässt sich damit auf einen Know-how-Verlust ein. Das räumt auch Rüdiger Dingeldey ein. Er hat aber festgestellt: “Wir bei Celanese benötigen dieses spezielle Wissen heute nicht mehr.”
Da Business Process Outsourcing stets auch Arbeitsteilung bedeutet, müssen klare Schnittstellen eingerichtet und klare Regeln aufgestellt werden, zum Beispiel für die Fragen: Wer pflegt welche Daten? Wer ist Anlaufstelle für Mitarbeiter und Manager? Außerdem ist es wesentlich, dass beide Partner ein vertrauensvolles Verhältnis zueinander aufbauen. Die Celanese AG hat das in ihrer seit 1997 währenden Zusammenarbeit mit Triaton hervorragend geschafft, wie Rüdiger Dingeldey versichert. Dazu habe auch beigetragen, dass seine Ansprechpartner nicht nur die fachliche Kompetenz besäßen, sondern durch ihre lange Betriebszugehörigkeit Kontinuität und Zuverlässigkeit ausstrahlten: “Sie kennen sowohl alle Details der Chemietarifverträge als auch unsere geschäftliche Entwicklung, und wir fühlen uns bei ihnen gut aufgehoben.”

Heike Lischewski

Heike Lischewski

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