Webkonferenzen ersetzen Dienstreisen – aber nicht jede

Feature | 6. Dezember 2006 von admin 0

Peer Stemmler

Peer Stemmler

Herr Stemmler, wie funktioniert eine Webkonferenz?

Stemmler: Alles, was Anwender für die Teilnahme an einer Webkonferenz brauchen, ist ein Computer mit Internetzugang und ein Telefon. Durch den Einsatz einer Webcam wird eine Videokonferenz daraus. Wenige Mausklicks führen die Teilnehmer in den virtuellen Sitzungsraum: Nach Erhalt der Einladung müssen sie sich zunächst auf einer speziellen Website anmelden und einmalig einen Client herunterladen. Der Service kann sofort genutzt werden. Jede Anwendung eines Teilnehmers, ob Dokument, Grafik oder Präsentation, kann gemeinsam von allen betrachtet und bearbeitet werden.

Der Gastgeber koordiniert das Geschehen, weist einzelnen Teilnehmern Sonderfunktionen zu oder überträgt ihnen die Kontrolle. Die Teilnehmer des Online-Meetings haben die Möglichkeit, sich neben dem Telefon auch per Text-Chat auszutauschen oder per Mausklick an Umfragen teilzunehmen. Bei WebEx lassen sich die Konferenzen aufzeichnen und anschließend anderen Kollegen via E-Mail zur Verfügung stellen.

Können auch nach der Konferenz noch Beiträge eingespeist und weiter geleitet werden?

Stemmler: Theoretisch ja. Allerdings kommt das selten vor. Wenn das Meeting zur Archivierung aufgenommen wird, wird meist die unbearbeitete Aufnahme gespeichert.

Wie viel Reisekosten kann ein internationales Unternehmen durch regelmäßige Webkonferenzen einsparen?

Stemmler: Das Unternehmen adidas beispielsweise hat im Rahmen eines Projektes zur besseren Koordination seiner Softwareentwickler in Deutschland, China und den USA auf eine Webkonferenz-Lösung gesetzt. Auch wenn hin und wieder persönliche Meetings der Projektbeteiligten unumgänglich waren, ergaben sich durch den Einsatz einer Webkonferenzlösung im gesamten Projekt, das zwei Jahre betrug, Einsparungen im sechsstelligen Bereich.

Was ist das Besondere an Webkonferenzen mit WebEx?

Stemmler: Im Gegensatz zu Server-basierten Inhouse-Lösungen und fest installierten Videokonferenzlösungen entfallen für die Kunden Investitionen in zusätzliche Hard- und Software. Sie müssen sich auch nicht um die Administration kümmern, denn die Webkonferenz-Dienste sind plattformunabhängig und funktionieren mit jedem beliebigen PC. Bei Server-Lösungen oder Videokonferenzsystemen sind Management-Aufwand und -Kosten nicht zu unterschätzen. WebEx bietet Platz für mehrere tausend Teilnehmer, etwa bei großen Online-Events oder Web-Schulungen.

Für Webkonferenzen unterhalten wir eine eigene Kommunikations-Infrastruktur, das so genannte MediaTone Network: ein redundantes, globales Netzwerk für die Übertragung von Echtzeitkommunikation über das Internet. Informationen und Inhalte einer Websitzung werden also nicht auf einem Server gespeichert, die Daten müssen auch nicht erst herauf geladen werden. Die Anwender werden nicht mit Internet-spezifischen Performanceproblemen behelligt. Bei den meisten anderen Online-Meetings werden die gemeinsam genutzten Daten und Dokumente auf einem Server gelagert, auf den die Teilnehmer via Internet zugreifen. Das Problem dabei: Je mehr User auf den Server zugreifen, desto langsamer wird die virtuelle Besprechung.

Laut der Website “Online-Meeting-Tools im Test” bekam Ihr Produkt „Meeting Center“ keinen Punkt für Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit beim Set-Up eines Meetings – Arbeiten Sie schon an einer Verbesserung?

Stemmler: Selbstverständlich arbeiten wir permanent an Verbesserungen des Meeting-Set-up. Man kann übrigens Meetings direkt aus Outlook, Lotus Notes oder beispielsweise dem SAP NetWeaver Portal starten.Abgesehen davon finden die Blogger diese so genannte „herstellerunabhängige“ Testseite unseriös, da der Betreiber vom Testsieger Kommission erhält, wie man in mehreren Blogs nachlesen kann. Sie berücksichtigt auch bei weitem nicht alle Webkonferenzhersteller.

Wie sicher sind Webkonferenzen?

Stemmler: Da nicht erst alle notwendigen Daten für ein Online-Meeting auf einen Server geladen werden müssen, sind sie sehr sicher. Vielmehr werden die Daten in Echtzeit zwischen den PCs der Teilnehmer ausgetauscht. Es gibt daher keine gespeicherten Informationen, die im Internet liegen und von Hackern geknackt werden können. Außerdem werden alle Daten mit 128 Bit und SSL verschlüsselt. Unser Webkonferenz-Angebot verfügt über die WebTrust-Zertifizierung des American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) und des Canadian Institute of Chartered Accountants (CICA). Um das WebTrust-Zertifikat zu erhalten, müssen Webkonferenz-Lösungen bestimmte Richtlinien bei der Übertragung von Daten via Internet und E-Commerce erfüllen.

Im selben Webkonferenztest wurde bemängelt, dass der Anwender-Account bei dreimaliger Eingabe des falschen Passwortes nicht deaktiviert wird. Außerdem fehlt wohl eine End-to-End Verschlüsselung: Wollen Sie dies verbessern?

Stemmler: In den heutigen Versionen unserer Lösungen ist nach dreimaliger Eingabe des falschen Passworts eine weitere Eingabe nicht mehr möglich. Der Administrator auf Kundenseite kann den Account wieder freigeben. Alternativ kann eine Zeitsperre angegeben werden.

Sollte der Konferenzleiter Ihrer Meinung nach die Kontrolle darüber haben, welche Teilnehmer einer Konferenz aufmerksam lauschen – und welche weniger?

Stemmler: Wir überlassen das den Kunden. Idealer Weise sollte eine Webkonferenz so interessant gestaltet werden, dass niemand einschläft – etwa durch Möglichkeiten zur Interaktion. Falls Aufmerksamkeitstests doch notwendig werden sollten, bieten wir auch hierfür Unterstützung.

Gehören Webkonferenzen bald zum Standard des Geschäftslebens?

Stemmler: Für viele Unternehmen sind sie schon jetzt unverzichtbar. Laut einer Umfrage arbeitet bereits jedes siebte deutsche Unternehmen mit Webkonferenzen…

…Anders herum gesehen, arbeiten noch 85 Prozent ohne sie

Stemmler: Daraus ergibt sich ein enormes Wachstumspotenzial!

Gibt es Trends, die Ihnen Sorgen machen?

Stemmler: Die Verbreitung von Online-Zusammenarbeit ist immer noch darauf angewiesen, dass potenzielle Kunden dynamisch und weltoffen agieren. Ein Risiko sind sicherlich schlecht vorbereitete Webkonferenzen, die das Image der gesamten Branche in Mitleidenschaft ziehen.

Zu welchen Anlässen muss man sich auch künftig noch unbedingt persönlich treffen?

Stemmler: Beim reinen Informationsaustausch ist der persönliche Kontakt nicht so wichtig, aber gerade bei sensiblen Themen ist er Pflicht. Eine erfolgreiche internationale Zusammenarbeit kann nicht alleine mit einem Tool bewältigt werden, sie darf nicht quasi in der Virtualität versacken. Gerade der persönliche und kulturelle Austausch ist oft ausschlaggebend für den Erfolg einer Geschäftsbeziehung. Deshalb ist ein persönliches Kennenlernen besonders wichtig, damit die Geschäftspartner Vertrauen zueinander fassen. Die weitere Zusammenarbeit kann danach überwiegend über das Netz erfolgen.

Wie sehen Sie die Marktperspektiven für Webkonferenz für die nächsten zehn Jahre?

Stemmler: Ich kann mich nur der Meinung unabhängiger Marktforschungsinstitute anschließen. Gartner sagt der Webkonferenz eine glänzende Zukunft im Mainstream der Unternehmenskommunikation voraus. Forrester geht sogar noch weiter und prophezeit, dass Webkonferenzen für die Kommunikation ähnlich selbstverständlich werden wie E-Mail oder Telefon.

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