Wer nutzt, bezahlt

Feature | 26. Juli 2004 von admin 0

Schwenk Zement

Schwenk Zement

Mit verschiedenen Maßnahmen zur Neustrukturierung von Abläufen und IT-Systemen war es Schwenk Zement gelungen, die Betriebsausgaben kontinuierlich zu senken – doch damit war dieses Einsparpotenzial ausgeschöpft. Einen neuen Ansatzpunkt bot die kostenbewusste Nutzung von IT-Leistungen, die durch das herkömmliche Abrechnungsprinzip erschwert wurde. “Unsere alte Kostenverrechnung beruhte auf Planzahlen, die wir für das Folgejahr pauschal auf Arbeitsplätze umgelegt haben”, erläutert Gerhard Kaminski, Fachbereichsleiter IT/ORG bei Schwenk Zement. Insgesamt waren rund zehn Services definiert, die nach IT-Anschaffungswert und Serviceaufwand bewertet wurden. So wurde ein Laptop prinzipiell mit einer höheren Pauschale belastet, da Betrieb und Wartung aufwändiger sind als bei einem Desktop oder NC. Ebenso wurde jedem SAP-Arbeitsplatz eine Pauschale berechnet, die Einführungsberatung, Nutzung, Wartung, Customizing und Reports umfasste und die tatsächliche Nutzungsintensität unberücksichtigt ließ.

Kostenbewusster IT-Einsatz

Um die Mitarbeiter für den kostensparenden Umgang mit IT-Ressourcen zu sensibilisieren, sah sich Schwenk Zement im Frühjahr 2003 nach einer Softwarelösung zur verursachergerechten Leistungsverrechnung um. Unter den Wettbewerbern machte Catenic Anafee das Rennen: Ausschlaggebend waren das Funktionsspektrum sowie die einfache Bedienbarkeit und Anbindung an die vorhandene SAP-Landschaft über den zertifizierten “ERP-Connector für SAP”. Schwenk Zement nutzt SAP R/3 in den Kernfunktionen Finanzwesen (FI), Controlling (CO), Vertrieb (SD), Materialwirtschaft (MM) und Personalwirtschaft (HR) sowie SAP Business Information Warehouse (SAP BW) und SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM); in diese Umgebung ist eine Eigenentwicklung für die Versandautomation eingebunden.

Catenic

Catenic

In einer Testinstallation überzeugte Catenic Anafee endgültig die Verantwortlichen bei Schwenk Zement: Die Lösung ermittelt die einzelnen IT-Services, die ein Anwender in einem bestimmten Zeitraum in Anspruch nimmt, erfasst die Kosten und stellt sie der betreffenden Kostenstelle in Rechnung. Nach kurzer Einführungszeit, in der unter anderem die Organisationsstruktur und Datenstämme der Schwenk Gruppe in Catenic Anafee übertragen wurden, ging die Lösung Anfang Januar 2004 am Firmensitz in Ulm in Betrieb. Eingebunden in die neue Leistungsverrechnung sind 1.200 IT-Arbeitsplätze an 30 Standorten in Deutschland, davon 600 mit SAP-Lizenzen. Insgesamt werden 40 verschiedene IT-Services abgerechnet, von denen die SAP-Transaktionen mit nahezu 75 Prozent den Schwerpunkt bilden.

Optimierte Geschäftsprozesse

Neben Kosteneinsparungen verhilft Catenic Anafee der Schwenk Zement-Gruppe zur weiteren Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse: Durch die direkte Abrechnung der Transaktionen wird rasch deutlich, wenn Abläufe über Gebühr beansprucht werden. “Werden etwa Daten, Bestellungen oder Aufträge zu oft korrigiert, kann mit einem Geschäftsprozess etwas nicht stimmen”, nennt Kaminski ein Beispiel. “Damit erhalten wir die Möglichkeit, einzugreifen und das Vorgehen besser abzustimmen.” Darüber hinaus ist es möglich, die Kosten des IT-Einsatzes in den verschiedenen Geschäftsprozessen zu identifizieren und zu optimieren.
Als IT-Fachbereichsleiter weiß Gerhard Kaminski auch die Vorteile zu schätzen, die eine transparente Leistungsverrechnung für die Umsetzung von IT-Strategien hat. “Wenn ich genau weiß, in welchem Bereich welche Kosten anfallen, habe ich eine gute Grundlage für strategische Entscheidungen.” Ein Beispiel sei die SAP-Einführung, die möglichst durchgängig erfolgen soll. Doch gerade Führungskräfte würden häufig auf eine SAP-Lizenz verzichten, weil sie das System nicht intensiv nutzen. Mit der Abrechnung nach Transaktionen könnten solche Barrieren beseitigt und auch Manager an die SAP-Lösung herangeführt werden, was sich, so Kaminski, positiv auf die Unternehmens- und IT-Strategie auswirke: “Obwohl es schwierig ist, diese Effekte einer verursachergerechten Leistungsverrechnung zu messen, haben sie für den Unternehmenserfolg eine sehr hohe Bedeutung.”

Vielzahl von Einsparmöglichkeiten

“Durch die Transparenz in der Abrechnung lernt der Anwender, sinnvoll mit den IT-Ressourcen umzugehen”, so Gerhard Kaminski. “Er erhält ein ganzes Bündel von Möglichkeiten, an der Kostenschraube zu drehen.” Wird der Mitarbeiter etwa für die Nutzung einer kostspieligen Online-Datenbank zur Kasse gebeten, wird er sich gut überlegen, ob er diese weiterhin eifrig nutzt oder auf die billigere Variante des Archivs umsteigt. So lassen sich Investitionen verzögern oder vermeiden, die für die Erweiterung der Online-Datenbank anfallen würden.
Ähnlich positive Effekte zeitigt die Abrechnung nach verschiedenen SAP-Transaktionen, zu denen etwa das Aufrufen von Reports, das Anlegen von Debitoren oder das Vorhalten bestimmter Datenmengen gehört. “Wenn der Aufruf von SAP-Reports etwas kostet, fragt sich der Anwender, wie oft er die Berichte eigentlich anschauen muss”, erklärt Kaminski. Ebenso können Auslastungsspitzen vermieden werden, die die Erweiterung der IT-Infrastruktur wie Rechner, Server oder Netzlast erfordern würden. Kosten die SAP-Transaktionen am Monatsende beispielsweise mehr als sonst, werden die Anwender davon abgehalten, Berichte abzurufen, die sie auch an anderen Tagen lesen könnten. Dies hat zur Folge, dass die vorhandenen Rechnerkapazitäten für die Erstellung der Monatsabschlüsse ausreichen und nicht unnötig aufgerüstet werden müssen. Weiteres Beispiel: Wird für das Anlegen eines Kunden in der SAP-Lösung ein bestimmter Betrag fällig, durchforstet der Nutzer allein aus Kostengründen die Datenbank nach möglichen Doppelgängern – und entlastet damit auch das Speichervolumen.

Sibylle Hofmeyer

Sibylle Hofmeyer

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