Wie aus “Es muss doch…” ein “Es gibt doch…” wird

Feature | 15. Oktober 2003 von admin 0

Was macht die Inhaber von kleinen und mittelständischen Betrieben so optimistisch? Im Verlauf seiner Interviews mit Kunden hörte Kevin Young, Vice President Field Marketing von SAP America, regelmäßig identische Aussagen: „Es muss doch noch eine bessere Lösung geben.“ Eine bessere Lösung, um die Finanzen zu organisieren und zu verwalten. Eine bessere Lösung, um die Verbindung zwischen Front- und Backoffice herzustellen. Eine bessere Lösung, um über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens informiert zu sein.
Was hat bewirkt, dass die Kunden vom „Es muss doch…“ zum „Da gibt es doch…“ gewechselt haben?
Young wusste, dass das SAP-Business-One-Team und die Partner von der ERP-Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen überzeugt waren. Ihm war klar, dass SAP sich mit den Inhabern von Kleinbetrieben zusammengesetzt hatte und mehr als 30 Jahre ERP-Erfahrung einbringen konnte, um ein Produkt zu entwickeln, das den Bedürfnissen dieser Zielgruppe in allen Belangen gerecht wird. Er wusste zudem, dass es im Marktsegment der kleinen und mittelständischen Betriebe viele konkurrenzfähige, wenn auch nicht vergleichbare Produkte gibt. Und er wusste auch, dass viele potenzielle Kunden der irrigen Ansicht sind, dass SAP nur für die FORTUNE 50 und nicht für die FORTUNE 50.000 Software entwickelt.
Er wusste aber nicht, warum sich Firmeninhaber unterm Strich für SAP Business One entscheiden. Letztendlich konnte nur eine Umfrage unter den Inhabern von kleinen und mittelständischen Unternehmen, die sich kürzlich für die Einführung von SAP Business One entschieden haben, Licht ins Dunkel bringen.

Gibt es eine bessere Lösung?

Im August 2003 kontaktierte Young Kunden und sprach mit ihnen über die jüngst getroffene Kaufentscheidung für SAP Business One. Wo lagen die Gemeinsamkeiten dieser Firmen? Es handelte sich um kleine Unternehmen (zwischen zwei und 30 Mio. Dollar Umsatz), die aber alle ein rapides Wachstum verzeichnen konnten und – bezeichnenderweise – optimistisch waren und große Pläne für die Zukunft hatten.
Wachstum sorgt für Veränderung. Bei einigen platzte die alte Buchhaltungssoftware aus allen Nähten und man suchte nach einem besseren Finanzbuchhaltungssystem mit ausgefeilteren Berichterstellungsfunktionen. Andere wollten die Produktivität ihrer Belegschaft erhöhen, also mit weniger Personal mehr Leistung bringen. Und wieder andere wollten einfach nur intelligenter und nicht härter arbeiten.
Befassen wir uns mit denen, die sagten: “Da muss es doch noch eine bessere Lösung geben…”. Was wollten sie ändern? Sie nutzten Buchführungssysteme oder kundenspezifisch entwickelte Anwendungen, die einfach nur überfordert waren. Ein Kunde hatte den Eindruck, dass die eingeschränkte Funktionalität seines aktuellen Systems das Wachstum seines Unternehmens blockieren würde. Andere hatten das Gefühl, dass die Gesamtunterhaltungskosten einfach zu hoch seien.

  • „Es hat uns 180 Dollar pro Stunde gekostet, um das Layout einer Rechnung zu ändern.“
  • „Heute müssen wir ein Dutzend Positionen verwalten, nur um die Unzulänglichkeiten unseres Systems zu bewältigen.”
  • „Im letzten Jahr haben wir über 40.000 Dollar an Honoraren für IT-Berater ausgegeben. Selbst die einfachsten Aufgaben mussten von einem Berater durchgeführt werden, der 130 Dollar die Stunde kostet.“

Hier fordern unflexible Systeme ihren Tribut. Sogar einfachste Aufgaben wie Berichterstellung oder die Durchführung einer geringfügigen Änderung überfordern die internen Firmenmitarbeiter. Es muss also extra ein IT-Berater engagiert werden. Und wenn es sich dann noch um eine proprietäre Software handelt, gibt es auf der Welt vielleicht nur einige wenige Programmierer, die die Sprache oder das „selbst gestrickte“ Datenbank-Managementsystem verstehen. Oftmals schickt die Consulting-Firma auch noch ihre unerfahrensten Mitarbeiter, so dass einige Firmenchefs sich des Gefühls nicht erwehren können, ein Trainingscamp für Programmierer anstatt ein Unternehmen zu führen.
Einige Firmeninhaber gaben sogar an, dass sie die aktuelle Software eigentlich gar nicht ersetzen wollten. Aber nach und nach wurde durch die Arbeit mit dem System der „Leidensdruck“ immer größer. Das alte System wurde der Art und Weise, wie man ein Unternehmen führen möchte, längst nicht mehr gerecht. Ein Kunde berichtete: „Wir arbeiten nun schon sieben Jahre mit diesem System, aber wir können nach einem Verkauf noch immer nicht auf den gesamten Verkaufsprozess zurückschließen.”

Was war für die Entscheidung ausschlaggebend?

Überraschenderweise erfuhr Young, dass sich die Kleinunternehmer in der Regel nur Finanzsoftwarepakete angeschaut hatten. Nach der „Entdeckung“ von SAP Business One stiegen die Ansprüche. Die Führung eines Unternehmens erfordert mehr als eine gute Buchhaltung: Bestellungen und Lieferungen müssen verfolgt, die Verkaufszahlen immer im Auge behalten, der Status von Projekten überwacht werden. Und natürlich müssen die Lager gefüllt sein. Nach Youngs Eindruck war SAP Business One vielleicht nicht das, was die Kleinunternehmer anfänglich gesucht hatten. Aber sie merkten schnell, dass ihre Bedürfnisse in der Software widergespiegelt wurden.
SAP Business One bietet geringere Unterhaltungskosten und alle Funktionen, die Inhaber von Kleinunternehmen fordern, ist schnell einsatzbereit und erfordert keine monatelange Anpassung an die Kundenwünsche. Mit SQL als Basis ist SAP Business One ein offenes, flexibles und stabiles System. Die Benutzer können Standardberichte erstellen oder eigene Ad-hoc-Abfragen ausführen. Es lassen sich sogar eigene Datenfelder hinzufügen, ohne dass sofort ein gesamtes IT-Team anrücken muss. Wie ein Unternehmer sagte: „Mein Hauptziel besteht darin, die Berater rauszukegeln. Deren Honorare sind reine Wegelagerei, und sie sammeln auf meine Kosten Berufserfahrung.“
Und weil sie keine Zeit mit der Systempflege verschwenden müssen, können sich die Mitarbeiter auf das Geschäft konzentrieren. Ein anderer Unternehmer äußerte folgenden Wunsch: „Ich möchte, dass meine Leute die Zeit haben, um an strategischen Problemen zu arbeiten, die für das Management wichtig sind.“
SAP Business One ist eine umfassende und integrierte Lösung, die Frontoffice- und Backoffice-Vorgänge wie Vertrieb und Buchhaltung in einem Paket zusammenführt, und das zu Kosten, die weit geringer sind als die der meisten Wettbewerber im Marktsegment der kleinen und mittelständischen Betriebe. Die Kunden drücken es am besten aus:

  • „Es hat Funktionen von zentraler Bedeutung, die mir helfen, mein Unternehmen besser zu führen.“
  • „Ein System, das einen Auftrag von Anfang bis Ende bearbeitet.“
  • „Wir haben eine neue Unternehmensdisziplin. Mit dem eingebetteten Customer Relationship Management verfügen wir über einen einzigen zentralen Datenpool für alle Kundendaten.“

SAP Business One liefert eine einfach einzusetzende Echtzeit-Berichterstellung zur Bereitstellung von Informationen, die jeder im Unternehmen benötigt und auf die jeder im Handumdrehen zugreifen kann. „Unserer Geschäftsführerin hatten wir das in fünf Minuten beigebracht. Anstatt immer jemanden bitten zu müssen, einen Bericht zu erstellen, kann sie das nun selbst tun.“ Und nach Meinung eines anderen Firmeninhabers bedeutet Berichterstellung in Echtzeit, dass man „den Puls des Unternehmens in jeder Sekunde fühlen kann, vom kleinsten Auftrag bis zum vorhandenen Bargeldbestand. So habe ich alles, was ich benötige, um meine Firma adäquat zu führen.“
Mit der Drag&Relate-Technologie kann der Benutzer problemlos auf alle gewünschten Informationen zugreifen, indem er die Feldinhalte einfach nur mit der Maus von einem Fenster in ein anderes zieht. Hierfür müssen die Benutzer weder wissen, wo die Daten gespeichert sind, noch müssen sie die Pfade kennen, um auf einen bestimmten Bericht zugreifen zu können. Beispielsweise kann ein Sachbearbeiter den Namen eines Kunden aus dem Bericht der überfälligen Zahlungen einfach in die Zahlungshistorie ziehen, um festzustellen, ob dieser Kunde schon häufiger im Zahlungsrückstand war.

Lokaler Service und Support

SAP Business One wird von einem erfahrenen und gut geschulten Netzwerk an Partnern betreut, die sorgfältig ausgewählt wurden, um je nach geografischer Region, Branche und Produkt Kundensupport bereitzustellen. Die Inhaber von kleinen und mittelständischen Unternehmen sind viel beschäftigte Leute. Sie haben nicht die Zeit, um darauf zu warten, dass der Berater aus Boston einfliegt, während sie sich in Boise, Idaho befinden. Und sie möchten mit jemandem zusammenarbeiten, der ihr Geschäft versteht – und die Lage genauestens kennt. Kleine und mittelständische Betriebe sind nun mal nicht einfach nur eine kleinere Ausgabe von Großunternehmen. Sie haben einzigartige Anforderungen, denen nur ein Geschäftspartner gerecht wird, der über jahrelange Erfahrung in diesem Bereich verfügt.

Ja, es gibt einen besseren Weg

Die Geschäfte laufen besser – und sind rentabler – wenn Software, Technologie und Tools integriert sind und die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit unterstützen. Wichtig ist, dass Vertrieb, Einkauf und Lager in die Finanzbuchhaltung integriert sind und Mitarbeiter, Partner und Kunden Informationen in Echtzeit gemeinsam nutzen können.
Die Befragten konnten präzise angeben, warum sie SAP Business One gewählt haben, um ihre Unternehmen zu führen:

  • Geringe Gesamtunterhaltungskosten
  • Herausragende, unmittelbar einsetzbare Funktionalität, mit eingebetteten Funktionen und integrierten Anwendungen
  • Echtzeit-Berichterstellung
  • Support durch ortsansässige Partner

SAP hat ein offenes Ohr für seine Kunden und Partner und sammelt die Erfahrungen, die gemacht werden, wenn Kunden SAP Business One installieren und nutzen. Und aus der unmittelbaren Nutzung und der Erfahrung ergeben sich Verbesserungsvorschläge. SAP überwacht die Zufriedenheit der Kunden und wertet jeden Verbesserungsvorschlag aus. Dann wird festgestellt, ob die Verbesserung auf einfache Weise im Kernprodukt vorgenommen werden kann, oder ob diese Funktion von einem Partnerprodukt bereitgestellt wird.

Brenda Mackay

Brenda Mackay

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