„Wir sind auf einem guten Weg“

Feature | 12. Januar 2005 von admin 0

Was sind die wesentlichen Vorteile elektronisch basierter Kommunikations- und Transaktionsmöglichkeiten zwischen Verwaltung und Unternehmen?

Die wesentlichen Vorteile sind die Senkung der anfallenden Kosten auf Verwaltungs- wie auch auf Unternehmensseite sowie ein erhöhtes Servicelevel. Behörden können durch die Digitalisierung bisher papiergebundener Prozesse Einsparpotenziale realisieren. Beispielsweise werden beim elektronischen Handelsregister mittlerweile sowohl die Eintragung als auch die Archivierung digitalisiert durchgeführt. Die Auskunft erfolgt dann in Form eines PDF über das Internet. Dies führt schon alleine durch die Vermeidung von Papierbelegen zu entsprechenden Einsparungen, und zwar auch auf Seite der Unternehmen. So entfallen etwa lästige Behördengänge, bei denen Antragsformulare von Hand ausgefüllt werden müssen. Hier spielen die digitalen Medien ihre Vorteile voll aus.

Zudem wird durch die zeit- und ortsunabhängige Bereitstellung zahlreicher Dienstleistungen über das Internet die Servicequalität erhöht. Das gilt unter anderem für den elektronischen Rechtsverkehr, wo Rechtsanwälte unter Verwendung elektronischer Signaturen Schriftstücke bei Gericht einreichen, und zwar direkt vom Schreibtisch aus. Diese gelangen schneller als Briefe und Faxe an die zuständige Stelle und werden dort in digitaler Form, als elektronische Akte, abgelegt. Diese Vorgehensweise erlaubt es zudem mehreren Personen, gleichzeitig an einer Akte zu arbeiten, so dass Anträge schneller bearbeitet werden können.

Die Haushaltslage von Bund, Ländern und Kommunen ist einerseits sehr angespannt, andererseits raten Experten dazu, E-Government-Angebote durch Investitionen in die IT auszubauen. Sind das nicht widersprüchliche Forderungen?

Um die Finanzierung von E-Government-Angeboten für die verschiedenen Haushalte so erträglich wie möglich zu gestalten, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sinnvoll ist es, Ressourcen zu bündeln. Ähnlich wie bei BundOnline 2005 können Basiskomponenten, die „Grundfunktionalitäten“ verschiedener Dienstleistungen darstellen, einmal entwickelt und dann übergreifend bereitgestellt werden. Diese Strategie wird beispielsweise auch schon bei der Initiative Deutschland-Online gefahren. Zudem sollte man nicht beständig das Rad neu erfinden wollen, sondern auf bestehende Lösungen und Konzepte aufbauen, die zum Beispiel aus dem E-Business bekannt sind. Die öffentliche Verwaltung muss außerdem nicht alles selbst machen. Outsourcing beziehungsweise Public Private Partnerships (PPP) sind oft eine sinnvolle Alternative zu Alleinentwicklung und Alleinfinanzierung.

Was müssen Verwaltungen bei Planung und Realisierung von E-Government-Angeboten beachten?

Ein zentraler Punkt ist meiner Ansicht nach, dass die Behörden bei der Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen die Bedürfnisse beziehungsweise die Ausgangssituation der Unternehmen mit einbeziehen. So sollten insbesondere im G2B-Bereich Standards für den Datenaustausch berücksichtigt werden, die auch in den Unternehmen verwendet werden.

Auch ist es oft ratsam, Behördenleistungen schrittweise elektronisch verfügbar zu machen, statt alles auf einen Schlag auszurollen. So kann es beispielsweise durchaus sinnvoll sein, trotz der mangelnden Verbreitung qualifizierter elektronischer Signaturen zwar auf die Bereitstellung bestimmter Anträge im Internet zu verzichten, die Mitteilung über die Annahme oder Ablehnung aber dann auf elektronischem Wege durchzuführen. Eine E-Mail – wenn notwendig von Seiten der Behörde elektronisch signiert – ist hier häufig ausreichend.
Sollen Behördenleistungen im Netz angeboten werden, ist bei der Konzeption darauf zu achten, dass die Prozesse nicht einfach ins Internet gespiegelt werden. Ist bei den bisherigen Prozessen eine Unterschrift des Bürgers oder Unternehmens vorgesehen, kann es durchaus möglich sein, den Prozess im Internet ohne qualifizierte elektronische Signatur anzubieten. Viel mehr sind die Prozesse vorab dahingehend zu untersuchen, ob es Verbesserungspotenzial gibt, das im Zuge der Elektronifizierung genutzt werden kann.

Wie können Verwaltungen mit G2B-Angeboten künftig Kosten senken?

Betrachtet man eine typische Antragsstellung, beginnen die Einsparungspotenziale bei der Verwendung von Plausibilitätsregeln in den elektronischen Eingabemasken. Dadurch lässt sich die Qualität der Anträge deutlich steigern. Sie können schneller bearbeitet werden, und die Behördenmitarbeiter verbringen deutlich weniger Zeit mit dem Korrigieren fehlerhafter Anträge oder mit Rückfragen.

Ist der Antrag dann elektronisch in der Behörde angekommen, ermöglicht die elektronische Ablage eine simultane Bearbeitung des Antrags. Dies führt innerhalb des Workflows zu deutlichen Zeit- und Kosteneinsparungen. Am Ende des Vorgangs steht die elektronische Archivierung. Sie bietet im Vergleich zur herkömmlichen Archivierung deutliche Vorteile, zum Beispiel bezüglich der Speicherkosten oder der benötigten Zeit, um einen Antrag zu finden.

In einer aktuellen Studie von ibi research beklagen die Autoren, dass Deutschland beim G2B-E-Government weit hinterherhinkt. Welche Gründe gibt es hierfür und was machen andere Länder besser?

Diese Aussage muss ich etwas relativieren, denn sie ist kein primäres Ergebnis der ibi-Studie. Wir haben hier Kernaussagen anderer Untersuchungen zusammengefasst, wonach Deutschland im internationalen Vergleich regelmäßig nicht an der Spitze liegt. Die Studien beleuchten die Thematik unter diversen Perspektiven, stimmen jedoch darin überein, dass die föderalistische Struktur Deutschlands es im Vergleich zu anderen Ländern eher schwierig macht, E-Government erfolgreich zu gestalten.

Doch trotz mancher Hemmnisse ist Deutschland inzwischen auf einem guten Weg. Nach einer „Pilot-Phase“ mit Initiativen wie BundOnline 2005 oder auch Media@Komm ist man nun dabei, die Ergebnisse über die verschiedenen Ebenen hinweg zu nutzen. Deutschland-Online und der Media@Komm-Transfer sind die ersten positiven Anzeichen dafür.

Welche Anregungen könnten auch in Deutschland für zusätzliche Verbesserungen im E-Government sorgen und hier den nötigen Schub bringen?

Behörden, die E-Government-Angebote planen und umsetzen, müssen sich mehr als bisher an den Bedürfnissen der Kunden – Bürger und Unternehmen – orientieren. Auch müssen die Behörden lernen, ihre Angebote besser zu kommunizieren, damit die Kunden diese auch tatsächlich nutzen. Zudem scheint es mir wichtig, Teilprozesse vorerst nicht immer vollkommen elektronisch abzubilden, um E-Government-Dienstleistungen zeitnah und mit finanziell überschaubarem Aufwand anzubieten. Was die Finanzierung betrifft, da wiederhole ich mich, sollten Behörden zudem Public-Private-Partnership-Initiativen intensivieren.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

Leave a Reply