„Wir wollen unseren Kunden Mehrwert bieten“

Feature | 12. Mai 2004 von admin 0

Frau Wessels, worin unterscheidet sich WeCo Electronic als klassischer Distributor vom Wettbewerb?

WeCo Electronic unterscheidet sich im Prinzip nicht von anderen Handelsunternehmen, außer dass wir versuchen, auf Kundenbedürfnisse und Kundenwünsche flexibel zu reagieren. Ferner verfügen wir – im Gegensatz zu vielen anderen Distributoren – noch über einen Thekenbereich, wo Kunden ihre Waren persönlich abholen können, bei Fragen oder Problemen aber auch beraten werden. Da WeCo im Ruhrgebiet ansässig ist und auch die Kunden hauptsächlich aus dieser Region kommen, wollten wir Waren nicht nur versenden, sondern unseren Kunden darüber hinaus persönlichen Kontakt und Beratung bieten. Für diese Entscheidung waren regionalwirtschaftliche Erwägungen ausschlaggebend.

Als kleines mittelständisches Unternehmen, das mit Waren aus den Bereichen Elektrotechnik und Elektronik handelt, müssen Ihre Mitarbeiter schnell auf Bestell- und Lieferinformationen zugreifen können. Welchen Lösungsansatz haben Sie bei der Auswahl des IT-Systems verfolgt?

Übergreifendes Ziel war, die Kernbereiche und Kernkompetenzen von WeCo Electronic, also den Ein- und Verkauf, zu stärken. Dazu mussten wir unsere Mitarbeiter so weit wie möglich von anderen Tätigkeiten entlasten. Daher haben wir zuerst die Geschäftsprozesse analysiert und optimiert. Wichtig für uns war, die Prozesse aus der Perspektive des Kunden zu durchleuchten und zu verbessern, denn wir wollten unsere Kunden noch schneller und effizienter bedienen sowie gleichzeitig kompetent beraten.

Hatten Sie dabei externe Unterstützung?

Ja, wir haben einen Consultant beauftragt. Der kam allerdings nicht aus dem IT-Bereich, denn wir wollten einen Berater mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund. Aus den erarbeiteten Ergebnissen ist dann der Wunsch entstanden, in puncto IT alles aus einem Guss und komplett verknüpft zu bekommen. Da in der heutigen Welt Informationen sehr schnell verfügbar sind, musste die neue betriebswirtschaftliche Software diese Ansprüche erfüllen, aber auch bezahlbar sowie einfach zu bedienen und zu pflegen sein. Zudem sollte das neue System Möglichkeit bieten, jederzeit auf den kompletten Datenbestand zugreifen zu können. Datensicherheit und Verfügbarkeit waren ebenso wichtige Themen für uns.

Darum haben Sie sich für die SAP-Mittelstandslösung SAP Business One entschieden?

Unter anderem war entscheidend, dass das System sehr flexibel und einfach zu bedienen ist und es unsere Geschäftsprozesse abbilden kann. Zudem können die Mitarbeiter Aufträge schneller abwickeln, ohne bei Kunden- oder Lieferantenanfragen jeweils den gerade bearbeiteten Vorgang zu schließen. Wir haben uns auf der CeBIT 2003 Präsentationen zu verschiedenen Warenwirtschaftssystemen angesehen. Auf dem Stand des SAP Business Partners RAG Informatik wurde uns SAP Business One vorgeführt. Wir stellten dabei fest, dass SAP Business One bereits im Standard zu rund 85 Prozent unsere Prozesse abdeckte und unsere Anforderungen an eine flexible betriebswirtschaftliche Standardsoftware erfüllte. Die Software bietet schnellen Zugriff auf wichtige Bestell- und Lieferfunktionen. Zudem können die Mitarbeiter zwischen einzelnen Masken problemlos wechseln, ohne laufende Aufträge abbrechen zu müssen. Ruft beispielsweise ein Kunde an, der im System hinterlegt ist, können Mitarbeiter mit einem Klick Informationen zum Kunden sowie zu Bestellstatus und Lagerbestand einsehen und somit Aufträge schneller abwickeln. Außerdem bietet das in SAP Business One integrierte Berichtwesen für mich als Geschäftsführerin einen persönlichen Mehrwert. Ich kann jeden Abend betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie Unternehmenskennzahlen „per Knopfdruck“ abrufen.

Sie haben sich für RAG Informatik als Dienstleister entschieden. Warum?

Ein Punkt war, dass wir planten, künftig IP Telefonie (VoIP) einzusetzen, wozu wir ein stabiles und belastbares Netzwerk brauchen. Wir wollten unsere IT zudem aus Kostengründen so weit wie möglich auslagern, dabei aber alle Leistungen aus einer Hand erhalten. Die Anforderungen an unseren künftigen IT-Dienstleister waren also sehr hoch, denn er sollte zusätzlich die Sicherheit der Daten garantieren sowie schnellen Service und Sachkompetenz bei Beratung und Implementierung bieten. Wichtig war für uns neben den rein technischen Aspekten, dass der Partner in spe auch ein „offenes Ohr“ für Fragen und Probleme des Rechnungswesens hat.

Und diese Anforderungen erfüllte der SAP Business Partner am besten?

Ja. Wie schon erwähnt hatten wir bereits auf der letztjährigen CeBIT Kontakt zu RAG Informatik und schon damals ein sehr intensives und konstruktives Gespräch über SAP Business One. In zwei umfangreichen Workshops zu SAP Business One konnten diverse, auch schwierige Fragen geklärt werden. Wir haben dann noch einen umfassenden Fragenkatalog zur Lösung erstellt – und erhielten die Antworten binnen einer Woche. Das Unternehmen hat auch immer ein offenes Ohr für all unsere Belange und hilft uns in jeder Phase. Hier war und ist die Zusammenarbeit hervorragend.

Haben Sie deshalb auch die gesamte IT-Struktur an RAG Informatik ausgelagert?

Entscheidend war, Service und Sicherheit von einem verlässlichen Dienstleister aus einer Hand zu bekommen, weil dies für uns nur Vorteile hat. Neben seiner nachgewiesenen Kompetenz bietet uns RAG Informatik zudem ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir bekommen für Sprache, Daten und die IT-Sicherheit den kompletten Service quasi aus der Steckdose.

Welche Veränderungen haben Sie im Unternehmen im Zuge der SAP-Business-One-Einführung durchgeführt?

Wir haben das Unternehmen an die Software angepasst und nicht umgekehrt. Die Überlegung war, dass bei Updates Individualisierungen nachgepflegt werden müssen, etwa bei Zugangsberechtigungen oder Daten. Dies wollten wir uns ersparen, zumal damit Updates oder Releasewechsel einfacher und effizienter ausgeführt werden können. Wir haben uns sehr bewusst für diesen Weg entschieden. Zudem haben wir den einzelnen Mitarbeitern mehr Verantwortung gegeben. Diese sind jetzt komplett für „ihre“ Produktgruppen verantwortlich, womit wir die Transparenz deutlich erhöhen, denn die Angestellten können jetzt auch betriebswirtschaftliche Daten einsehen. Somit sind die Arbeitnehmer in gewisser Weise auch Unternehmer und achten genau auf die von ihnen verantworteten Vorgänge.

Welche Vorteile, vor allem welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen, hat SAP Business One Ihrem Unternehmen gebracht?

Zunächst einmal hilft SAP Business One unseren Mitarbeitern, ihre Aufgaben schneller und effizienter zu bewältigen. Dadurch bleibt mehr Zeit für die Kundenberatung.. Zusätzlich haben wir mit der durch die Einführung von SAP Business One verbundenen Umstrukturierung jetzt eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und konnten dadurch die Produktivität steigern. Zusammenfassend kann ich sagen: Es ist mit Hilfe der SAP-Mittelstandssoftware gelungen, unseren Kunden einen wirklichen Mehrwert zu liefern und gleichzeitig die Arbeitsplätze der Mitarbeiter zu sichern. Außerdem haben wir durch den Umstieg auf IP-Telefonie sowie die Auslagerung der gesamten IT die laufenden Kosten in diesem Bereich gesenkt, da wir weder Software kaufen müssen noch eigene Ressourcen für Pflege, Wartung und Schulung erforderlich sind. Das entlastet unser Ausgabenbudget deutlich.

Welche Pläne haben Sie für die Zukunft?

Wir wollen den eingeschlagenen Weg konsequent weitergehen. Das bedeutet für uns, mit Hilfe von SAP Business One Kundenwünsche weiterhin so gut wie möglich zu erfüllen und Kunden beratend zu unterstützen.

Dr. Andreas Schaffry

Dr. Andreas Schaffry

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