Wissen, wo es langgeht

Feature | 27. Oktober 2003 von admin 0

Als einer der weltweit führenden Hersteller von Diabetes-Produkten hat Novo Nordisk hoch gesteckte Ziele. Dazu gehören Innovationen, die das Leben der Menschen positiv verändern. Um die erreichte Marktposition zu behaupten und weiter auszubauen, ist es für das Unternehmen wichtig, verlässliche Prognosen künftiger Verkaufszahlen seiner Produkte im Zugriff zu haben und für die strategische Planung einsetzen zu können.

Disparate Absatzprognosen zentralisiert

Bis vor kurzem war der Prozess der Absatzplanung von Novo Nordisk über das gesamte Unternehmen verteilt. Mehr als 50 auf dem Globus verstreute Niederlassungen erstellten jeweils zu unterschiedlichen Zeiten eigene Absatzprognosen. Dazu setzten sie getrennte Verfahren ein, etwa auf der Basis von Excel-Tabellen sowie weitere, nicht integrierte Eigenlösungen. Noch dazu vollziehen einzelne Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Rechnungswesen oder Produktion ihr eigenes Planungswesen, was als enormes Hindernis einer unternehmensweiten Planungsstrategie im Weg stand.
Drei Mal pro Jahr wurde ein Financial Budget aktualisiert. Diese Fortschreibung war nicht integriert in die Planung, welche für logistische Prognosen Anwendung fand. Einen Planungszyklus für die logistischen Updates gab es nicht, auch keine festen Stichtage, zu denen alle Länderbüros ihre Pläne zu übermitteln hatten. Als weiteres Manko im Prozess der Umsatzplanung erwies sich die Tatsache, dass die Unternehmensführung keinen Einblick hatte, auf welche Weise die jeweiligen Planer zu ihren endgültigen Werten gelangt waren.
“Es war unumgänglich, die Systeme zu zentralisieren und globale, standardisierte Lösungen einzuführen”, erläutert Henrik Thygesen, Projektmanager bei Novo Nordisk. “Letztendlich wollten wir unsere IT-Systeme besser nutzen.” Dazu setzte das Unternehmen das Projekt ‚Global Sales Forecasting’ auf und beschloss, ein neues Planungsinstrument zu implementieren, da die vorhandenen disparaten Lösungen für eine zentrale Absatzplanung nicht ausreichten. Novo Nordisk entschied sich für SAP Strategic Enterprise Management (SAP SEM). Bereits seit fünf Jahren wandte das Unternehmen etliche SAP-R/3-Komponenten und seit Mitte 2001 SAP Business Information Warehouse (SAP BW) an. “SAP SEM ließ sich nicht nur leicht in die bestehende Softwarelandschaft eingliedern, sondern auch flexibel an unsere besonderen Erfordernisse, einschließlich der statistischen Prognosen, anpassen”, begründet Thygesen die Entscheidung für die SAP-Lösung.

Schneller und zuverlässiger planen

Die gesamte SAP-SEM-Lösung ist in der Zentrale im Frühjahr 2002 produktiv gegangen. Darauf folgten Rollouts in Europa und den USA und schrittweise bis November 2002 bei den anderen Niederlassungen. Mit SAP SEM und SAP BW greift das Unternehmen nun auf gemeinsame Stammdaten zu und verfügt über eine zentrale Anlaufstelle, wo die Planungsdaten gespeichert und an die sie berichtet werden. Dies setzt Novo Nordisk erstmals in die Lage, in nur einem unternehmensweiten System die Umsatzprognosen zu erfassen und diese in einem konsistenten monatlichen Planungszyklus umzusetzen. Ausgangsbasis für die Prognosen ist das SAP BW. Mit der Data-Warehouse-Lösung von SAP bereitet Novo Nordisk die Daten für die Vorausschau auf einschließlich der letzten Monats-Umsätze. Das Unternehmen nutzt SAP SEM, um neue Absatzprognosen zu produzieren. Die endgültigen Prognosedaten werden dabei in die Bedarfsplanung innerhalb der SAP-R/3-Komponente Material Requirement Management integriert, wo die Prognosen mit den Lagerwerten verglichen und zur Generierung der Produktionsaufträge verwendet werden.
Novo Nordisk stützt sich im Prozess der Absatzplanung insbesondere auf die SAP-SEM-Komponenten Business Planning and Simulation (SAP SEM-BPS) und das Berichtswesen, welches über die Business Warehouse Reporting-Lösung erreicht wird. Mit Business Planning and Simulation, implementiert im November 2001, erstellt Novo Nordisk in der Zentrale auf monatlicher Basis standardisierte, statistische Prognosen für seine über 1400 Produktvarianten beziehungsweise landesspezifischen Produktkomponenten. Die Unternehmensführung hat ferner die Option, die statistischen Vorhersagen an weiteren Faktoren auszurichten. Darauf basierend erarbeiten dann die einzelnen Niederlassungen ihre eigenen logistischen Pläne, die sie mit landestypischen Informationen anreichern können, so im Fall von Produktneueinführungen oder besonderer Marketingaktionen. Als Ergebnis dieser drei Schritte des Prognoseprozesses ist es also möglich, drei unterschiedliche Vorhersagen zu vergleichen. Die standardisierte reine Statistikprognose, ferner die mit zusätzlichem Einschätzungen der Unternehmensleitung angereicherte Vorausplanung und letztlich eine endgültige Planung mit Berücksichtigung des landesspezifischen Vertriebs-Know-Hows.
“Es war gar nicht einfach, die richtigen Personen mit speziellem Wissen über die internen Prozesse zusammen zu bringen, um ein gutes System zu bauen. Darüber hinaus war es mit hohem Zeitaufwand und Anstrengungen verbunden, die Einstellung der Mitarbeiter im gesamten Unternehmen zu ändern. Galt es doch, ein zentrales System für Berichtswesen und Prognosen für über 50 Länder zu errichten”, beschreibt Thygesen die besonderen Herausforderungen bei der Verwirklichung des Projekts. “Es bedurfte schon einiger Überzeugungsarbeit, um allen die Vorzüge des neuen Systems nahe zu bringen.” Wenn es um ihren Informationsbedarf geht, vertrauen über 1000 Anwender gegenwärtig der BW-.Lösung, unter ihnen mehr als 300, die von der Planungsinformation profitieren, welche über die Lösung Global Sales Forecast generiert wird. Über einhundert Nutzer setzen die neue Software für laufende Prognoseanpassungen ein.

Ad-hoc-Prognosen zur Kontrolle

Darüber hinaus erzeugt Novo Nordisk mit der Komponente Business Planning and Simulation individuell ausgerichtete Planungen, die beispielsweise dazu dienen, Verkaufszahlen einer Produktgruppe auf ein einzelnes länderspezifisches Produkt herunterzurechnen oder geplante Umsätze und geplante Kosten verkaufter Waren zu kalkulieren.
Neben statistischen Prognosen erstellt Novo Nordisk bei Bedarf Ad-hoc-Prognosen, zum Beispiel eine aggregierte Prognose mit europaweitem Bezug. Diese Vorausschau kann dann als Herausforderung und Kontrolle genutzt werden in Bezug zur Summe der detaillierten Voraussagen jede einzelnen Landes. In Anbetracht der drei Stufen des Prognoseprozesses ist es auch möglich, diese in Vergleich zu setzen und den aktuellen Verkaufszahlen gegenüber zu stellen, um heraus zu finden, wo der Mehrwert innerhalb des Prozesses generiert wurde. Falls die reine statistische Prognose für einige Produktgruppen genauer ausfällt als die endgültige Planungsversion, kann das im Dialog mit regionalen Planern dazu führen, ihre Anstrengungen beispielsweise auf andere Produktgruppen zu lenken, wo sie über mehr regionales Vertriebswissen verfügen und die Treffsicherheit ihrer Prognosen steigern können.
Mit SAP BW verbessert Novo Nordisk die Konsistenz seiner Daten und die Verarbeitung im Planungsprozess. Alle Niederlassungen greifen auf gleiche Stammdaten und das gleiche System zu. Darüber konnte die Integration der Softwarelösungen gesteigert werden, weil SAP R/3 Demand Planning eng mit SAP SEM und SAP BW verknüpft ist. Aktualisiert das Unternehmen die zentrale statistische Prognose fortwährend, besteht kein Bedarf für eine komplette Neuberechnung von Plänen – ein Vorgang, der früher erhebliche Zeit in Anspruch genommen hat. Die Planer bei Novo Nordisk passen lediglich den vorhandenen Plan an, wenn Bedarf besteht ihn zu korrigieren. Der Prozess, eine neue Prognose zu kalkulieren bis hin zur Verwertbarkeit in der Produktionsplanung, dauert nur vier Arbeitstage.

Optimierte Logistikprozesse

Das Unternehmen ist damit nun auch rascher in der Lage, auf Nachfrageschwankungen zu reagieren. Das gelingt, weil Prognosedaten in das Demand Planning einfließen. So lassen sich logistische Kapazitäten besser planen und die Prozesse in der Logistik optimieren – mit der Folge, dass die Produkte schneller beim Kunden und die Lagerbestände besser unter Kontrolle sind.
Die neue Lösungslandschaft macht es Novo Nordisk außerdem leichter, die statistische Prognose mit dem Finanzplan vergleichen und so seine Budgetplanung realitätsnaher auszurichten. Derzeit erstellt das Unternehmen eine globale Lösung zur Finanzplanung mit SAP SEM-BPS. Zusammen mit der Lösung Global Sales Forecast verfügt das Unternehmen nun über ein integriertes und leistungsstarkes IT-Programm für die Gewinn- und Verlust-Planung.

Eckhard Rahlenbeck

Eckhard Rahlenbeck

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