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Word-Templates in HR-Prozesse einbinden, Zeitaufwand senken

Feature | 4. März 2013 von Anja Paschke-Hess 0

Die Personalarbeit bringt neben funktionellen Anforderungen auch eine große Anzahl unverzichtbarer Dokumente mit sich. Mit der Enterprise Document Engine des SAP-Partners j&s-soft lassen sich Dokumente aus Microsoft Word erzeugen und direkt in die Prozesse der Lösung SAP ERP Human Capital Management einbinden.

Modernes Personalmanagement besteht heute aus zahlreichen administrativen und strategischen Aufgaben. Es muss – so das Ziel – dabei vor allem auch messbar zum Unternehmenserfolg beitragen. Funktional braucht es dazu Lösungen wie SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM). Personaler bekommen damit ein umfangreiches Set integrierter Werkzeuge an die Hand, mit denen sie geeignete Mitarbeiter finden und binden oder Talente fördern, wichtige Positionen im Unternehmen kontinuierlich besetzen und die Leistung der Belegschaft steuern können.

Dokumente direkt in die Sachbearbeitung einbinden

Ganz gleich ob Personalverwaltung, Lohnbuchhaltung, Bewerbungsprozesse, Zeitwirtschaft, konzernweite Ressourcenplanung oder flexible Vergütungsmodelle: SAP ERP HCM hilft, den Automatisierungsgrad der personalwirtschaftlichen Kernprozesse zu steigern, die Wirtschaftlichkeit zu erhöhen und gesetzestreue Abläufe zu garantieren. Diese Prozesse wiederum werden von einer Vielzahl verschiedenster Dokumente begleitet, die der Sachbearbeiter in der Personalabteilung nutzen oder erstellen muss. Die Bandbreite reicht vom Anschreiben im Bewerbungsprozess über Arbeitsverträge bis hin zur Urlaubs- oder Einsatzplanung.

Der SAP-Partner j&s-soft GmbH hat hieraus einen einfachen Anspruch abgeleitet: Im Idealfall lesen Personaler solche Dokumente mit personenbezogenen oder sonstigen Daten direkt aus SAP ERP HCM aus – und führen umgekehrt Daten aus den Dokumenten ebenso direkt in das SAP-Back-End zurück. Zudem sollte der HR-Mitarbeiter diese Dokumente auch ohne Unterstützung aus der IT-Abteilung erstellen und nutzen können.

Zeitersparnis bei wiederkehrenden Templates und Ad-hoc-Dokumenten

Genau an diesem Punkt setzt das Produkt „js Enterprise Documents“ an. Mithilfe des Add-ins für Microsoft Word können Personalsachbearbeiter einfach Templates erstellen und per Mausklick Felder aus SAP ERP HCM einbinden, die bei Erzeugung des zugehörigen Dokuments mit aktuellen Daten befüllt werden. Der Vorteil liegt auf der Hand: Langjährige Erfahrungen in HR-Projekten zeigen, dass Unternehmen rund 80 Prozent der personalwirtschaftlichen Dokumente als vordefinierte Templates in ihrer SAP-Lösung ablegen könnten. Schon alleine hieraus ergibt sich eine enorme Zeitersparnis. Größeren Aufwand erfordert es, die restlichen 20 Prozent zu erstellen – Ad-hoc-Dokumente für den Einzelgebrauch. Mit js Enterprise Documents können Mitarbeiter im Personalwesen diese Aufwände senken und so das operative Tagesgeschäft straffen.

Die gewünschten Templates werden mithilfe von js Enterprise Documents einfach in Microsoft Word erstellt und als interaktive Dokumente in die Prozesse von SAP ERP HCM eingebettet. Sie können beispielsweise in der SAP-Personalakte beziehungsweise in der Anwendung SAP NetWeaver Folders Management archiviert und versioniert werden. Die inhaltliche und grafische Gestaltung eines solchen Dokuments obliegt der jeweiligen Personalabteilung. Bei der intuitiven und bekannten Umsetzung in Microsoft Word müssen Personaler allerdings auf Brandingvorgaben ihres Unternehmens oder gesetzliche Bestimmungen achten.

Unterstützung für individuelle Prozesse, online und offline

Während der Bearbeitung zum Beispiel einer Bewerbung werden aus diesen Templates heraus die Dokumente im Back-End erzeugt und den Adressaten per E-Mail zugeschickt oder einem Kollegen für den nächsten Arbeitsschritt zur Verfügung gestellt. Die internen Empfänger können die Dokumente gegebenenfalls bearbeiten, sie dann entweder per E-Mail zurückschicken oder in das SAP-Back-End hochladen und die neuen Daten dort abspeichern. Die Dokumente dienen gleichermaßen als Ausgabemedium und interaktives Formular. Sie lassen sich somit in Prozesse innerhalb von SAP ERP HCM und individuell geschaffenen Abläufen einbinden.

Prozesse, die durch ein ausgefülltes Dokumentes gestartet werden und dann komplett im Hintergrund über E-Mail-Eingangsverarbeitung oder Batch-gesteuert ablaufen, lassen sich ebenso umsetzen wie eine Einbindung der Technologie in Bewerbungs- oder Personalgespräche. Auch sind Abläufe mit einer Vielzahl von Dokumenten möglich, die online oder offline ablaufen.

js Enterprise Documents besteht aus zwei Komponenten. Zum einen liefert eine von der jeweiligen SAP-Lösung unabhängige Engine die notwendigen technischen Voraussetzungen. Im zweiten Teil befindet sich der lösungsspezifische Content. In naher Zukunft will j&s-soft die Funktionalität des Add-ins auf die Bereiche Organisationsmanagement, Logistik und Kundenbeziehungsmanagement ausweiten – und zudem auch MS-Excel- und Microsoft-PowerPoint-Dateien als Ausgabemedien einbinden.

Weitere Informationen:
Hier mehr über die Enterprise Document Engine von j&s-soft erfahren.

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