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Zeitarbeit rechtssicher gestalten

Feature | 25. August 2017 von Heike Hornung 12

Zeitarbeit ist seit April 2017 mit dem neuen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) konfrontiert. Viele B2B-Dienstleister haben Schwierigkeiten, die Neuregelung in die Praxis umzusetzen. Dabei könnten sich gerade auch SAP-Anwender das Leben deutlich leichter machen.

Für Arbeitnehmer, Verleiher und Entleiher bedeutet die AÜG-Neuregelung gravierende Änderungen. Verstöße gegen die Vorschriften werden mit teils hohen Bußgeldern geahndet. Die beiden wichtigsten Punkte des neuen AÜG:

  • Überlassungshöchstdauer: Zeitarbeiter dürfen für höchstens 18 Monate verliehen werden. Das soll eine Arbeitnehmerüberlassung als Dauerzustand verhindern. Eine Herausforderung bedeutet das vor allem für wissensintensive Projektarbeit, beispielsweise Interim Management oder IT-Projekte.
  • Equal Pay: Zeitarbeiter erhalten nach spätestens neun Monaten den gleichen Lohn wie Stammbeschäftigte. Das erhöht die Komplexität mehrerer Bereiche, beispielsweise der Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalabrechnung und Vertragsabwicklung.

Die Vorgaben geben in der konkreten Ausgestaltung einigen Raum für Interpretationen. Beispielsweise ist nicht ersichtlich, wie genau „Equal Pay“ umgesetzt werden soll.

Dienstleister sind gefordert, die rechtliche Sicherheit der Vertragsformen zu gewährleisten und mögliche Implikationen der Regelung organisatorisch und prozessual abzubilden. Hier sind Unternehmen im Vorteil, die auf SAP-Lösungen setzen und so bereits über fachbereichsübergreifend integrierte Prozesse verfügen. Sie können ihre IT-Landschaft mit den passenden Zusatzlösungen mit wenig Aufwand für die neuen Anforderungen fit machen.

Die acht größten Herausforderungen des neuen AÜG

  1. Rechtssichere Vertragsverhältnisse

Ist ein AÜ- oder ein Werk-/Dienstvertrag angezeigt? Das können Entleiher mit einem IT-gestützten Fragebogen eruieren, der sich nachher auch für Dokumentation und Audits verwenden lässt.

  1. Datenvalidierung bereits bei Anlage eines AÜ-Vertrags

Wurde die Überlassungshöchstdauer (ÜHD) überschritten? Sind Vorbeschäftigungen und Karenzzeiten berücksichtigt? Eine passende IT-Lösung hilft, die Einsatzhistorie lückenlos zu überwachen und höchste Datenqualität sicherzustellen.

  1. Auch Equal-Pay-Kalkulation bereits bei Vertragsanlage

Den Kostenfaktor „Equal Pay“ gilt es ebenfalls schon während der Kalkulation des Verleihpreises zu berücksichtigen.

  1. 18-Monate-Frist

Firmen sollten alle relevanten AÜ-Verträge mit Blick auf kritische Zeiträume regelmäßig, idealerweise fortlaufend automatisch kontrollieren. Dafür braucht es eine neue digitale Informationslogik.

  1. EP-9 (Equal Pay nach neun Monaten)

Entleiher müssen sämtliche fixen und variablen Informationen über Abrechnungsinhalte ihrer Mitarbeiter bereitstellen, inklusive möglicher Änderungen. Der Kommunikations- und Pflegeaufwand lässt sich mit der passenden IT-Lösung drastisch senken.

  1. EP-15 (Equal Pay nach fünfzehn Monaten)

Entleiher müssen für Tarife nach IGZ (Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen e.V.) und BAP (Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister) unter anderem Branche und Tarifgruppe der Leiharbeiter angeben. Daraus wird per Stufenmodell der jeweilige Equal-Pay-Zuschlag ermittelt. Diese Modelle müssen im System hinterlegt sein und fortlaufend aktualisiert werden, beispielsweise nach Tarifänderungen.

  1. Lohnabrechnung

Um Equal Pay sicherzustellen, gilt es, die Abrechnungsstufe und Höhe des Gehalts tagesgenau zu prüfen. IT-Lösungen helfen, die komplexen Vergleiche nachvollziehbar und prüfungssicher zu gestalten.

  1. „Unregelmäßige Gehaltsbestandteile“ im Rahmen von Equal Pay

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Erfolgsprämien, Gleitzeit … hier können bei jedem Kunden andere Regeln gelten. Entleiher sind gefordert, sie abzubilden und in der Gehaltsabrechnung der Zeitmitarbeiter zu berücksichtigen.

Wie B2B-Dienstleister jetzt handeln können

Betroffene Unternehmen sind gut beraten, ihre IT-Systeme und -Prozesse anzupassen, um die komplexen Aufgaben zu vereinfachen. Die ersten Schritte in Finanzbuchhaltung, Controlling, Personalabrechnung und Vertragsabwicklung könnten folgendermaßen aussehen:

  • AÜ-Verträge um abrechnungsrelevante Informationen erweitern, im Rahmen der Equal-Pay-Anforderungen und inkl. relevanter Dokumente / Vertragsvereinbarungen.
  • Personalstammdaten um Kundeneinsatzzeiten ergänzen, um etwaige Vorbeschäftigungen und Karenzzeiten zu ermitteln.
  • Equal-Pay-Funktion zur Abrechnung der eigenen Mitarbeiter hinzufügen und so eine korrekte, tagesgenaue Kalkulation sicherstellen.
  • Workflows für eine frühzeitige Information bezüglich kritischer AÜ-Verträge etablieren.
  • Prozesse integrieren, damit alle relevanten Informationen in einem System hinterlegt sind.

Weitere Informationen unter http://www.solution4dienstleister.de/#c9800

 

Für Fragen steht die Autorin zur Verfügung. Heike Hornung ist Branchenarchitektin für die Dienstleistungsbranche bei der itelligence AG.

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