Zentrale Verwaltung aller produktbezogenen Dokumente

Feature | 11. Juli 2005 von admin 0

Mit Hilfe der integrierten Funktionen von mySAP PLM LDM lassen sich Teilestämme, Stücklisten, Arbeitspläne, CAD-Modelle, Spezifikationen, Rezepte, und dazugehörige technische Dokumente konsistent verwalten. Die Funktionen von mySAP PLM LDM umfassen auch Klassifizierung, Variantenkonfiguration, Änderungsdienst und Konfigurationsmanagement. Von der Entwicklung bis zur Produktion und Service sind alle Daten zentral abgelegt und bleiben allen Abteilungen zugänglich. Alle an der Entwicklung Beteiligten greifen auf aktuelle Informationen zu. Dadurch lassen sich Entscheidungen schneller treffen und präziser begründen, Entwicklung und Produktion besser steuern und Produkte schneller zur Marktreife bringen. Nicht zuletzt gewinnen Unternehmen so mehr Handlungsfreiheit, um auf Kundenwünsche einzugehen oder neue Chancen am Markt zu ergreifen.

Dokumentenmanagementsystem für die gesamte Produktentwicklung

Um Produkte schnell entwickeln, herstellen und ausliefern zu können, benötigen Unternehmen eine zuverlässige Basis für die effektive Verwaltung ihrer Produktdaten. Dazu gehört nicht nur, dass die Dokumente sicher aufbewahrt werden, sondern auch, dass sie allen Personen, die an den Geschäftsprozessen beteiligt sind, zur Verfügung stehen. Hierfür sorgt das mySAP PLM Dokumentenmanagement (mySAP PLM DMS). Es besteht aus folgenden Funktionalitäten: zentrale Dokumentenablage, Dokumentensuche, integriertes Viewing, Kommentiermodus (Redlining), Dokumentenverteilung, Dokumentkonvertierung, Integration in MS Windows Explorer (SAP Easy Document Management), Zugriffsmöglichkeit über Web Browser (WebDocuments), Statusmanagement sowie Statusnetze. Letztere dienen dem Freigabeprozess von Dokumenten, die möglichen Status sind “in Arbeit”, “zu prüfen” oder “freigeben”. Mit Hilfe dieser Funktionen lässt sich jedes erforderliche Dokument in alle produktbezogenen Geschäftsprozesse integrieren.

Viewing und CAD-Integration

Ein Anzeigeprogramm für alle gängigen 2D- und 3D-Grafikformate, der so genannte SAP ECL-Viewer (ECL = Engineering Client), ist in die SAP-Oberfläche integriert. Um über mehrere Abteilungen hinweg Konstruktionszeichnungen und andere Grafikdateien zu überarbeiten, verfügt mySAP PLM DMS über die Funktion Redlining, eine Art Kommentierungsmodus, mit dem sich Anmerkungen am Original vornehmen lassen, ohne es zu verändern.
Eine der mächtigsten Funktionalitäten von mySAP PLM DMS ist die CAD-Integartion. Für alle führenden CAD-Systeme enthält mySAP PLM so Schnittstellen, die es erlauben CAD-Modelle im mySAP PLM DMS zentral abzulegen und zu verwalten. Dadurch wird gewährleistet, dass bei der Weiterverarbeitung von Daten aus CAD-Systemen über verschiedene Abteilungen hinweg keine Daten inkonsistent werden oder verloren gehen. Dies kommt besonders dann zum Tragen, wenn nachträgliche Änderungen verwaltet (Änderungsmanagement) oder Bauteile mehrfach genutzt werden sollen. Die CAD-Integration soll “Informationsinseln” bei der Entwicklung vermeiden. Die relevanten Informationen lassen sich bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt allen Beteiligten zur Verfügung stellen: So wird das viel gepriesene Simultaneous Engineering Realität.

CAD-Anbindungen von SAP

CAD-Anbindungen von SAP

Über die Integration der CAD-Daten lassen sich in 3D-Format dargestellte Teile zu einem Digital Mock-Up (DMU) zusammenbauen und über den ECL-Viewer in der SAP-Oberfläche betrachten – auch von Anwendern, die nicht über einen CAD-Arbeitsplatz verfügen. Über Digital Mock-Up visualisieren Entwickler aus verschiedenen Teams die Produktgeometrie in 3D, bevor sie einen Prototyp anfertigen. In jeder Phase der Entwicklung können auch Anwender ohne Zugang zum CAD-System die CAD-Modelle im ECL-Viewer ansehen und gegebenenfalls mit Hilfe der Redlining-Funktionalität kommentieren. Produkte lassen sich als neutrales 3D-Modell oder in einem der gängigen 2D-Formate visualisieren. Kunden und andere externe Beteiligte sind so frühzeitig über Produktänderungen informiert.
WebFlow, das internetbasierte Workflow-System von SAP, ermöglicht es, die Prozesse der Dokumentenverwaltung zu automatisieren. So wird beispielsweise ein Freigabeantrag für ein Dokument automatisch vom Bearbeiter zum Prüfer weitergeleitet. Nach erfolgter Freigabe lassen sich Dokumente automatisch per E-Mail verteilen.

Engere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

Wie mySAP PLM DMS die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unterstützt, lässt sich beispielhaft an mehreren Einzelfunktionen zeigen. Werkzeuge zur Versionsverwaltung helfen bei der Aufzeichnung der Bearbeitungshistorie. Andere Funktionen ermöglichen es, Dokumente zu klassifizieren. Dokumente lassen sich mit SAP-Business-Objekten wie Stücklisten, Projektplänen oder Kundenaufträgen verknüpfen. Projektleiter und Mitglieder des Projektteams haben die Möglichkeit, sich jederzeit über den Projektstatus zu informieren. Arbeitsplaner hinterlegen genaue Anweisungen für die Produktionsprozesse in mySAP PLM, Mitarbeiter der Qualitätskontrolle können in kritischen Situationen die Dokumentation von Problemmeldungen analysieren und für Korrekturmaßnahmen eine detaillierte Dokumentation hinterlegen. Komfortabel ist auch die Suche nach Stichwörtern in Textdokumenten. Alle Mitarbeiter greifen auf dieselbe aktuelle Version eines Dokuments zu; gemeinsam genutzte Dokumente müssen nicht mehr kopiert und in verschiedenen Verzeichnissen und Datenbanken gespeichert werden.
Mittels der webbasierte Kollaborationsplattform mySAP PLM Collaboration Folders (cFolders) lassen sich Dokumente, CAD-Modelle (sowie Produktstrukturinformationen) externen Anwendern zur Verfügung stellen, ohne dass diese direkten Zugriff auf das SAP Document Management System erhalten. Die entsprechenden Dokumente werden auf den cFolders veröffentlicht, wo sie sich von Externen bearbeiten und nach Abschluss der Zusammenarbeit als neue Version oder als neues Dokument ins mySAP PLM Document Management reimportieren lassen. Diese Vorgehensweise garantiert eine hohe Datensicherheit. Außerdem verfügt mySAP PLM LDM über Schnittstellen für den Online-Datentransfer für Dokumente, Materialstämme und Stücklisten gemäß dem Standard for the Exchange of Product Model Data (STEP) – Standard für den Produktdatenaustausch.
mySAP PLM DMS ist auch in das webbasierte SAP NetWeaver Knowledge Management (KM) integriert. Mittels so genannter Repository-Manager kann ein gelegentlicher User mit dem standardisierten Userinterface des KM auf einen großen Teil der Informationen in mySAP PLM DMS zugreifen.

SAP Easy Document Management

Mittels des SAP Easy Document Management (SAP Easy DM) lässt sich das mySAP PLM Document Management Anwendern als virtuelles Laufwerk im Microsoft Windows Explorer zugänglich machen. Dokumente, die in mySAP PLM DMS abgelegt sind, lassen sich auf diese Weise mit Hilfe des Microsoft Windows Explorer verwalten. Umgekehrt ist es möglich auch Dateien mit Hilfe des Microsoft Windows Explorers in mySAP PLM DMS abzulegen. Dokumente können auch direkt aus einer MS Windows-basierten Anwendung in mySAP PLM DMS ein- und wieder ausgecheckt werden. Die Lösung unterstützt Kunden auch dabei, Dokumentenstrukturen zu verwalten. Damit richtet sich SAP Easy DM an Anwender ohne Erfahrungen mit der SAP-Oberfläche. Genauso wie das SAP Document Management ist die Easy-Variante entweder eigenständig oder zusammen mit dem kompletten Lösungsangebot von mySAP PLM einsetzbar.
Da sich das mySAP PLM Dokumentenmanagement schnell implementieren lässt, haben Kunden die Möglichkeit, aktuelle Probleme zügig zu lösen und ihre Dokumentenverwaltung zu optimieren. Über 1000 Kunden nutzen bereits das mySAP PLM Dokumentenmanagement, über 50 SAP Kunden sind Referenzkunden für mySAP PLM Dokumentenmanagement. Mehr als 30 Kunden haben sich entschieden, als Referenz für die CAD-Integration Referenz zu fungieren.
Diese Kunden berichten unter anderem von einer signifikanten Senkung der Durchlaufzeit bei der Dokumentsuche, der Änderung von Dokumenten und der Dokumentfreigabe. Durch die automatisierte Dokumentenverteilung und den Einsatz des integrierten Viewers lassen sich nach deren Angaben die Kosten erheblich senken. Die CAD-Integration senkt aus Sicht der Kunden die Kosten der Systemintegration.
Die beschriebenen Funktionalitäten im Bereich Dokumentenmanagement und CAD-Integration sind mit der mySAP Business Suite 2004 verfügbar. Im Herbst 2005 ist eine erweiterte Lösung erhältlich. Dann wird es unter anderem möglich sein, sich Suchergebnisse mit Thumbnails anzeigen zu lassen, objektbezogene Berechtigungen auf einzelne Ordner und Dokumente zu vergeben oder CAD-Modelle an Ordner zu knüpfen, in denen Begleitdokumentationen abgelegt werden.

Peter Szincsák

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