Zentrales Absatzsystem im Pharma-Marketing

Feature | 23. Februar 2004 von admin 0

Sandoz GmbH

Sandoz GmbH

”Bei der Neueinführung eines Medikaments arbeiteten unsere Marketing- und Sales-Manager bisher mit unterschiedlichen EDV-Anwendungen, wie Lotus-Notes-Datenbanken oder Excel”, berichtet Sandoz-Projektleiter Bruno Haas. “Deshalb haben wir versucht, ein einheitliches Marketingtool zu implementieren und der Unternehmensleitung nur einen Single-Point-of-Entry anzubieten, damit sie leichter auf die wichtigen Daten zugreifen und diese besser verwalten zu können.” Die österreichische SAP-Beratung CNT Management Consulting entwickelte gemeinsam mit der Sandoz GmbH ein SAP-R/3-Werkzeug, das die Produkteinführungen in internationalen Märkten unterstützt. Das neue System wird in der Sandoz-Unternehmenszentrale in Wien und künftig von Niederlassungen in mehr als 60 Ländern eingesetzt.

Datensicherheit im weltweiten Verbund

Die Lösung besteht aus zwei Teilen: Einem Planungsinstrument (Acyclic Forecast Request, aFC), um bei geplanten Markteinführungen auf einheitliche und überschaubare Weise weltweit den Absatz zu prognostizieren, und einem Administrations-Werkzeug (Product Request Form, PRF), mit dem sich die erforderlichen Zulassungsverfahren bei Produkt-Launches einfacher abwickeln lassen. Das System bietet der Sandoz-Konzernführung eine bessere Marketing-Administration und Kontrolle. ”Zusätzlich sollte die mit der CNT entwickelte SAP-R/3-Applikation mehr Datensicherheit gewährleisten und mittelfristig die Planungsqualität entscheidend verbessern”, so Bruno Haas. Das Marketing-Werkzeug ist in einer deutschsprachigen Version in Österreich und in einer englischen bei den internationalen Tochterunternehmen implementiert.
Die Integration von bislang getrennt verwalteten Daten in einem zentralen System macht es auch möglich, gezielt Profile für Einzelprodukte oder einzelne Märkte auszuweisen und per Knopfdruck auf den neuesten Stand zu bringen. Produktportfolios in verschiedenen Ländern können jetzt besser verglichen werden. Die Daten sind rund um die Uhr abrufbar. Die Unternehmenseinheiten in allen Ländern haben online 24 Stunden am Tag – über alle Zeitzonen hinweg – Zugriff auf die Informationen.

Absatzplanung aus einem Guss

”Vor der Einführung eines neuen Produkts in einem Land benötigen wir genaue Marktdaten. Es gilt, regionalspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen, die voraussichtliche Bedarfsmenge zu eruieren und Voraussagen zur künftigen Nachfrage nach Medikamenten zu treffen”, nennt Haas die Anforderungen. Auf Basis dieser Daten werden bestehende Produkte weiter entwickelt oder für bestimmte Märkte adaptiert. ”Das neue Forecasting-Tool sammelt und konsolidiert die Schätzungen zu den einzelnen Märkten. Sie dienen neben vielen anderen Fakten auch als Kriterium bei unternehmerischen Entscheidungen”, so der Sandoz-Projektleiter. Ein azyklischer Forecast liefert aktuellere Prognosen als die einmal jährlich angepassten Umsatzschätzungen im Rahmen einer zyklischen Fünfjahresplanung.
Jeder Sales-Manager in den etwa 60 Vertriebsländern füllt auf Anfrage der Sandoz-Unternehmensleitung so genannte “Acyclic Forecast Requests” für bestimmte aktive Substanzen aus. Hier trägt er unter anderem die erwarteten Verkaufspreise und geschätzten Absatzmengen geplanter Fertigproduktausstattungen ein. Unter Fertigproduktausstattung ist eine Kombination von Angaben zu verstehen. Sie betreffen die chemische Substanz im Medikament, die Dosierung und die Verpackungsform. Die Sandoz-Unternehmensleitung kontrolliert die eingehenden Daten und gibt sie dann –durch eine elektronische Unterschrift autorisiert – frei. Genau genommen erfolgen elektronische Freigaben für jeden einzelnen Arbeitsschritt, also immer dann, wenn Fertigproduktausstattungen definiert, Launchdaten festgelegt, Umsatzschätzungen eingegeben und kontrolliert sowie Schätzungen an die Unternehmensleitungen übermittelt werden. Schrittweise Freigaben bieten zusätzliche Sicherheit. Die integrierte Monitoringfunktion macht jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus der einzelnen Abläufe möglich. Mittels einer Reportingfunktion werden die wichtigsten Daten über erwartete Verkaufszahlen und geplante Produkteinführungen in den einzelnen Märkten zusammengefasst.

Bei der Produkteinführung die Übersicht behalten

Darüber hinaus programmierte und implementierte CNT ein Administrations-Tool in SAP R/3, das die Markteinführung neuer Medikamente und Registrierungsvorgänge unterstützt. Die Vorbereitungszeit zur behördlichen Genehmigung und Einführung eines neuen Medikaments beträgt in der Regel mehrere Jahre. Der zuständige Launch-Manager hat die Aufgabe sicher zu stellen, dass zu bestimmten Zeitpunkten die notwendigen Aktivitäten durchgeführt werden. Die einzelnen Vorgänge werden mit Hilfe von Formularen dokumentiert, die jeweils durch einen so genannten Approbierungsrundlauf geschickt werden. Ein Approbierungsrundlauf bindet je nach Formulartyp und Approbierungsprozess unterschiedliche Verantwortliche mit ein, zum Beispiel Launch Manager, Registration Manager, Patent Manager oder Supply Chain Manager. Die benötigten Formulare stehen im neuen Administrations-Tool PRF zur Verfügung.
Notwendige Informationen sind in die PRF-Formulare teilweise von Hand einzugeben oder von anderen SAP-Anwendungen zu laden, wie zum Beispiel die Marktschätzungen aus dem Acyclic Forecast Request. Die manuelle Eingabe wird notwendig, falls zum Zeitpunkt der azyklischen oder zyklischen Planung eine Fertigproduktausstattung noch nicht zusammengestellt ist. Es sind Richtlinien einzuhalten, bis wann ein Formular ausgefüllt werden muss. Der für jedes Formular notwendige Approbierungsrundlauf wird ebenfalls durch eine elektronische Unterschrift unterstützt. E-Mails fordern die zur Genehmigung verantwortlichen Manager auf zu unterzeichnen. Eine Reminder-Funktionalität erinnert säumige Approbierer nach einer bestimmten Frist an ihre Unterschrift. Ein Ampelsystem macht es einfach, mittels Rot-, Gelb- und Grün-Symbolen auf einen Blick und Formular-übergreifend Sachstände zu verfolgen.
“Die Implementierung von PRF und aFC in SAP R/3 hat einen entscheidenden Vorteil: Informationen werden zentral in einem System gespeichert und können dadurch zwischen den am Prozess beteiligten Personen in den Ländern und der Unternehmenszentrale ausgetauscht werden. Zeitaufwendiges Abtippen von Daten aus einem System in ein anderes entfällt. Außerdem erlaubt der Single-Point-of-Entry eine optimierte Verfolgung und Kontrolle von Prozessen”, stellt Haas fest. “Wenn in Zukunft noch weitere SAP-Anwendungen ergänzend entwickelt werden, kann der integrierte Austausch von Daten noch weiter verbessert und abgerundet werden.”

Hans König

Hans König

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