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Axel Springer: Zeugnisse schnell und rechtssicher erstellen

Feature | 7. Oktober 2013 von Anja Paschke-Hess 0

Von der Beschreibung der Aufgaben eines Mitarbeiters über dessen Beurteilung bis hin zur Unterzeichnung seines Zeugnisses – die Personalabteilung der Axel Springer AG nutzt zur Beschleunigung dieser Abläufe seit Kurzem eine integrierte Software des SAP-Partners nextevolution AG. Davon profitieren auch die Beschäftigten: Sie erhalten zeitnah aussagekräftige und hochwertige Zeugnisse.

Die Zeugniserstellung ist in vielen Personalabteilungen ein ungeliebtes Kind. Oft liegen dringlichere Aufgaben auf dem Tisch, und so müssen die Kollegen manchmal lange auf ihr Arbeitszeugnis warten. Nicht anders war das bislang bei der Axel Springer AG. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat sich der Medienkonzern für seine Zeugniserstellung für einen SAP-integrierten Prozess der nextevolution AG entschieden.

Balance zwischen Standard und Individualität

Rund 5.000 Beschäftigte werden bei der Axel Springer AG durch die Personalabteilungen an den Standorten Hamburg und Berlin betreut. Sie erstellen pro Jahr durchschnittlich 500 Zeugnisse. Dies geschah in der Vergangenheit unter Nutzung verschiedenster Kommunikationsmittel in Handarbeit und dauerte entsprechend lange, da im Konzern beispielsweise mit unterschiedlichen Betriebssystemen gearbeitet wird. Die neue Lösung musste daher browserbasiert sein, auf allen Betriebssystemen laufen und sich gleichzeitig zwecks Datenex- und -import nahtlos in die SAP-Landschaft integrieren lassen. Zudem sollte sie leicht erweiterbar sein, denn komplexe Organisationsstrukturen wie bei Axel Springer erschweren erfahrungsgemäß den Rollout einer standardisierten Anwendung.

„Wir brauchen bei der Zeugniserstellung eine Balance zwischen Standardisierung und Individualisierung“, erklärt Ulrike Fuhrmann, Teamleiterin HR-Administration in der Personalabteilung der Axel Springer AG. „Jeder Mitarbeiter möchte gern ein individuelles Zeugnis. Im HR-Team müssen wir aber auch effizienter und schneller werden und wollten den Zeugnisprozess deswegen durch Softwareeinsatz unterstützen.“ Aus diesem Grund entschied man sich bei Axel Springer für eine zweigleisige Lösung. Zum einen wurde ein elektronischer Prozess geschaffen, mit dem sich die Zeugniserstellung anstoßen und weitertreiben lässt. Zum anderen erleichtern vorgefertigte Textmodule, die sich immer wieder verwenden lassen, den Personalern heute die Arbeit. Kernstücke dieser zweispurigen Lösung sind die Produkte nextPCM Process2Design und nextPCM Document Builder der nextevolution AG.

Betriebsrat eingebunden

Aktuell wird das System bei den Konzerntöchtern Axel Springer Media Impact Dienstleistungs GmbH und Bild Digital GmbH & Co. KG getestet. Noch 2013 soll der Nutzen dann mit dem Gesamtbetriebsrat des Konzerns erörtert werden, denn die Arbeitnehmervertretung hat stets ein wachsames Auge auf technische Neuerungen im Personalwesen: Ist eine standardisierte Zeugniserstellung wirklich im Sinne der Beschäftigten, und wie profitieren sie davon? Die gesamte Vorbereitungs- und Rollout-Phase war daher geprägt von der engen Abstimmung mit dem Gesamt- und dem Konzernbetriebsrat, und der Prozess von der Formulierung des Anforderungskatalogs über die Ausschreibung, die Produktauswahl und die Feinkonzeption zog sich deshalb auch über ein ganzes Jahr hin.

Bevor der erste Zeugnisworkflow starten konnte, musste die Personalabteilung jedoch erst einmal eine Basis schaffen. Dazu wurden mit dem nextPCM Document Builder Textmodule entworfen und im SAP-System hinterlegt. Die Axel Springer AG entschied sich für eine breite Kategorisierung nach den elf klassischen Themenfeldern der Personalbeurteilung, darunter Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen und Leistungsbereitschaft. Die Benotung reicht von sehr gut bis ausreichend. Pro Themenfeld und Note gibt es sechs Textmodule, und dies jeweils einmal für das Abschluss- und für das Zwischenzeugnis. Im ersten Schritt hat die Personalabteilung Texte für kaufmännische Angestellte entworfen, demnächst sollen Module für Redakteure folgen.

Personaler und Führungskräfte stoßen die Zeugniserstellung an

Mit den Textmodulen stand dann einer Zeugniserstellung per Knopfdruck nichts mehr im Weg. Die Module werden durch den mit nextPCM Process2Design gesteuerten Workflow zur Zeugniserstellung herangezogen. Jede disziplinarische Führungskraft kann im Manager-Selfservicebereich des SAP-Personalportals die Erstellung eines Zwischenzeugnisses initiieren – in der Regel auf Wunsch eines Mitarbeiters. Gleiches gilt für die Sachbearbeiter in der Personalabteilung, die den Prozess allerdings über den Business Workplace der Lösung SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) anstoßen – und auch Abschlusszeugnisse auf den Weg bringen, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet.

Der elektronische Workflow stellt Stammdaten aus SAP ERP HCM bereit, erlaubt den Zugriff  auf die Textbausteine und ihre individuelle Anpassung und schickt eine Erinnerung, falls die Erstellung ins Stocken kommt. Die Zeiten, in denen Beschäftigte lange auf ihr Zeugnis warten mussten, sind damit für die beiden Pilotabteilungen vorbei. „Mit der Lösung von nextevolution behalten wir stets den Überblick darüber, welche Zeugnisprozesse gerade im Umlauf sind und welchen Status sie haben“, bilanziert Ulrike Fuhrmann. Stück für Stück soll der Workflow nun in weiteren Konzernbereichen zum Einsatz kommen, stets in enger Abstimmung mit dem Betriebsrat.

Weitere Informationen:
Hier mehr über die Zeugniserstellung erfahren.

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