Zielorientierte Steuerung der Vertriebsmannschaft

Feature | 13. Dezember 2004 von admin 0

Ein System finanzieller Anreize, Boni und Provisionen dient oftmals als strategisches Werkzeug, um das Verhalten der Vertriebsmannschaft eines Unternehmens mit dessen Zielen in Einklang zu bringen. Es gilt, die Vertriebsmitarbeiter zu motivieren, ein bestimmtes Produkt zu verkaufen oder die in Vergütungsplänen festgelegten Ziele zu erreichen. Verstärkt setzen Unternehmen hierfür heute auf variable Vergütungspläne, etwa “Pay-for-Performance” anstatt auf fixe Gehälter. Zunehmend finden Vergütungsformen Verwendung, die an die Unternehmensziele gekoppelt sind. Vermehrt werden Boni und Erfolgsbeteiligungen an Stelle anteiliger Festgehälter gezahlt. Unternehmensziele und -strategien werden ständig angepasst, Vertriebskanäle ändern sich, die Vertriebsmannschaft besteht nicht nur aus Mitarbeitern des eigenen Unternehmens, sondern auch aus denen von Partnern und Händlern. Vor diesem Hintergrund ist es keine einfache Aufgabe, vielfach individuelle Vergütungsvereinbarungen mit den Vorgaben des Unternehmens zusammen zu bringen sowie effizient zu steuern und zu verwalten.
Viele der heute in den Unternehmen vorhandenen Anwendungen zum Provisionsmanagement, bekannt als Incentive & Commission Management (ICM) oder auch als Enterprise Incentive Management (EIM), halten diesen neuen Anforderungen nicht mehr Stand. Es handelt sich oft um starre Eigenentwicklungen, mit denen sich weder die teils sehr komplexen Provisionsberechnungsprozesse abbilden noch die Vergütungspläne rasch und flexibel an neue Belange anpassen lassen. SAP Incentive & Commission Management ermöglicht es, den Vertrieb eines Unternehmens über monetäre und nicht-monetäre Anreize zu steuern und die entsprechenden Vorgänge, Vereinbarungen und Daten effizient zu verwalten. Die Lösung deckt alle bekannten Formen von Vergütungsplänen ab.

Vergütungspläne und Provisionsempfänger

Provisionsvertragspartner lassen sich in den Vergütungsplänen von SAP Incentive & Commission Management als einzelne Person, als Team oder als eine Organisationseinheit führen, an die auch jeweils die Provision berechnet und ausgezahlt wird. Neben den eigenen Vertriebsmitarbeitern ist es damit auch möglich, externe Vertriebspartner, wie Händler, Agenturen oder Distributionspartner, zu definieren. Mit Hilfe der Organisationshierarchie lassen sich variable Vergütungen für indirekt beteiligte Provisionsempfänger einfach ableiten. Die Organisationshierarchie erlaubt es, für jeden Abschluss eines Vertriebsteams den übergeordneten Manager ausfindig zu machen. Ist in den Provisionsregeln vereinbart, dass dieser Manager an den Abschlüssen seiner Vertriebsmitarbeiter beteiligt ist, so berechnet SAP ICM auch die Provision des Managers.

Zweistufiges Vertragskonstrukt zur Vergütung

Die Vergütungspläne werden in der SAP-Lösung in Form so genannter Provisionsverträge verwaltet. Diese Verträge regeln die Beziehungen zwischen Vertragspartner und Unternehmen und enthalten alle provisionsrelevanten Vereinbarungen, wie die Beteiligtenrolle – wer also an der Provision beteiligt ist – provisionsrelevante Geschäftsvorfälle, fixe Vergütungen und Garantien oder Abrechnungsinformationen. Für maximale Flexibilität bei individuellen oder unternehmensweit gültigen Änderungen der Provisionsvereinbarungen ist im SAP Incentive & Commission Management ein zweistufiges Vertragskonstrukt hinterlegt.
In der ersten Stufe enthält ein Standardprovisionsvertrag Vereinbarungen, die für eine bestimmte Organisationseinheit innerhalb des Unternehmens Gültigkeit haben, etwa das Verkaufsgebiet, Vertriebs- oder Händlergruppen, Geschäfts- oder Produkteinheiten. Wird ein Produkt mit einer Kampagne beworben, so erhöht das Unternehmen möglicher Weise den zugehörigen Provisionssatz für deren Dauer. Ladenhüter bekommen höhere Provisionssätze, bei Neueinführung von Produkten gibt es Sonderkonditionen – all diese Änderungen im Standardprovisionsvertrag wirken sich automatisch auf alle zugehörigen individuellen Provisionsverträge aus. Standardverträge dienen als Kopiervorlage und ermöglichen es, Änderungen, von denen mehrere Provisionsempfänger oder mehrere Unternehmenseinheiten betroffen sind, rasch anzupassen.
In der zweiten Stufe wird dem Provisionsempfänger ein individueller Provisionsvertrag zugeordnet. Neben den Vereinbarungen aus dem zugehörigen Standardvertrag enthält dieser individuelle Vereinbarungen zwischen Unternehmen und Provisionsempfänger, wie Garantievereinbarungen für eine bestimmte Einarbeitungsdauer, wohin beispielsweise die Provisionen abgerechnet oder ausgezahlt werden sollen.
Dieses zweistufige Vertragskonstrukt ermöglicht es auch bei noch so komplexen Vertriebsorganisationen, die Vergütungspläne einfach zu verwalten. Unternehmensweit gültige Provisionsvereinbarungen werden in ein oder mehreren Standardverträgen hinterlegt und bei Bedarf geändert. Diese Änderungen wirken sich direkt auf alle dem Standardvertrag zugehörigen Individualverträge aus. Zusätzlich lassen sich die Individualverträge auf veränderte Situationen anpassen.

Flexible Provisionsberechnung

Prozesse im Incentive & Commission Management

Prozesse im Incentive & Commission Management

Kernstück von SAP Incentive & Commission Management ist ein Kalkulationswerkzeug, das die Provisionsberechnung durchführt. Der so genannte “Provisionsfall” wird in der Regel anhand der provisionsrelevanten Geschäftsprozesse aus den Vorsystemen abgeleitet. Zu klären ist, auf welche Basis die variable Vergütung berechnet werden soll, ob beispielsweise aus Mengen oder Werten der Kundenaufträge oder aus den aggregierten Umsatzzahlen des Monats oder nach anderen Modellen. Die Provision wird automatisch berechnet. Aus den Vorsystemen über die Eingangsschnittstelle übertragene Daten werden als “Prima Nota” gespeichert. Mit diesen Daten wird die Provisionsberechnung angestoßen. Sie durchläuft anschließend vier Schritte.

  • Beteiligte ermitteln. An der Eingangschnittstelle werden die Daten der direkt Beteiligten übergeben. Anhand der Informationen aus den Provisionsverträgen und gegebenenfalls der Organisationshierarchie werden die indirekt Beteiligten ermittelt – zum Beispiel die Manager, die nach einem erfolgreichen Abschluss eines Mitarbeiters vergütet werden.
  • Objekt bewerten. Das Geschäftsobjekt wird unabhängig vom Empfänger bewertet. Diese Objektbewertung bietet die Möglichkeit, beispielsweise die Vertriebsaktivitäten für ein strategisch wichtiges Produkt im Rahmen einer Kampagne durch eine höhere Bewertung zu forcieren.
  • Vergütungen berechnen. Die Vergütungen der einzelnen Empfänger inklusive der Fälligkeitsdaten und Haftungsbeträge werden berechnet. Die Vergütung kann monetär oder nicht-monetär sein.
  • Buchen. Die Ergebnisse dieser Prozessschritte werden als Provisionsbelege in den Datenbanken fortgeschrieben.

Ein Provisionsfall, der sich nicht erfolgreich zu Ende rechnen lässt, wird für eine eventuelle manuelle Nachbearbeitung in “Schwebe” gestellt.
Am Periodenende erfolgt der Abschluss und die Abrechnung. Beim Abschlusslauf werden fällige pauschale Vergütungen, Garantien und Erfolgsvergütungen wie Bonifikationen berechnet und auf das Provisionskonto gebucht. Beim Abrechnungslauf, also der Abrechnung der Provisionen an die Auszahlungssysteme des SAP-Finanzwesens oder der SAP-Personalabrechnung, werden periodisch die Auszahlungsbeträge ermittelt und an die Auszahlungssysteme übermittelt. Stornoreserven, also Rückbehalte oder Reserven für eventuell auftretende Auftragsstornos und Fälligkeitsdaten werden hierbei berücksichtigt.

Transparenz für Provisionsempfänger und Manager

ICM-Integration

ICM-Integration

SAP Incentive & Commission Management liefert anhand der berechneten und abgespeicherten Daten aktuelle und transparente Informationen für Mitarbeiter, Partner und Manager. Das Reporting bietet den verschiedenen Anwendergruppen diverse Auswertungen mit der Möglichkeit, einzelne Provisionsfälle nachzuvollziehen. Darüber hinaus lassen sich in SAP Incentive & Commission Management Provisionen für einzelne Provisionsfälle simulieren, etwa für Analysen oder What-if-Szenarien. Werden die Provisionsergebnisse in das SAP Business Information Warehouse übertragen, stehen dort nahezu unbegrenzte Analysemöglichkeiten zur Verfügung. SAP Incentive & Commission Management ist in vor- und nachgelagerte Systeme eingebunden. Die ICM-relevanten Daten aus den SAP-Vertriebssystemen werden automatisch als Provisionsfälle übernommen, die Provisionsergebnisse lassen sich an die SAP-Personalwirtschaft und die SAP-Finanzbuchhaltung übertragen.

SAP Incentive & Commission Management ist klar von anderen operativen SAP-Anwendungen abgetrennt. Zusammen mit der Möglichkeit, Schnittstellen zu Vor- und Nachsystemen release-sicher einzurichten, erhöht sich die Bandbreite und somit den Nutzwert der Anwendung. In Unternehmen mit heterogenen Bestandssystemen bietet SAP Incentive & Commission Management den Vorteil, alle provisions- und bonusrelevanten Daten zu zentralisieren. Somit ist gewährleistet, zu jedem Zeitpunkt alle Vergütungsteile korrekt darstellen zu können, unabhängig davon, auf welchen operativen Bereich sie sich beziehen. Alle Prozesse sind automatisiert. Das führt zum einen zu einer Effizienzsteigerung bei der Administration, zum anderen aufgrund der kürzeren Bearbeitungszeiten und verbesserten Transparenz zu einer höheren Motivation der Mitarbeiter und Partner.
ICM-Software dient derzeit vorwiegend dazu, die Incentive-Pläne von Vertriebsmitarbeitern zu verwalten. Der Trend geht jedoch in vielen Unternehmen dahin, variable Vergütungspläne auch für Mitarbeiter in anderen Bereichen des Unternehmens einzuführen.

Angela Wahl-Knoblauch

Angela Wahl-Knoblauch

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