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C’è un tesoro nascosto nel tuo ERP

16, Settembre, 2016 di Andrea Pagliari

Marco arriva alle 6.30 del mattino nell’area ricevimento merci del magazzino della sua azienda, prende un rapido caffè alla macchinetta, recupera il dispositivo di lettura dei bar code e inizia il turno di addetto al ricevimento merci, acquisendo i codici a barre sui pallet appena scaricati dai camion e instradando le merci verso le locazioni di magazzino…

Giulia arriva in ufficio un paio di ore dopo, accede al sistema gestionale, inserisce la sua password e inizia a contabilizzare le fatture passive dei fornitori…

Luisa ha appena visitato uno dei suoi clienti più importanti e inserisce sul suo tablet i risultati dell’incontro, i prodotti presentati e inizia a impostare i contenuti di due offerte commerciali che dovrà dare al cliente entro al massimo due settimane…

I nostri tre protagonisti stanno svolgendo le loro attività lavorative quotidiane, utilizzando un sistema integrato ERP.

Ma non solo. Come le lumache si muovono sull’erba lasciandosi dietro una scia che permette di ricostruire il percorso che hanno appena seguito, così gli utenti lasciano delle tracce digitali apparentemente frammentate, i log di sistema, che, opportunamente analizzate, permettono di ricostruire l’effettiva sequenza delle attività, il processo realmente seguito. Perché questa informazione ha un valore?

Perché di norma esiste una differenza sostanziale tra come i processi organizzativi vengono disegnati e come vengono effettivamente eseguiti. Una famosa esemplificazione di questo concetto organizzativo viene dall’osservazione dei sentieri “spontanei” (“desire lines”) che si creano al passaggio sull’erba da parte di pedoni che decidono di non utilizzare i vialetti predisposti e asfaltati all’interno di parchi e giardini. I percorsi predefiniti sono disponibili ma nonostante questo, “scorciatoie” e “alternative” vengono quotidianamente utilizzate. Nel frattempo, i vialetti che nessuno utilizza sono costantemente manutenuti, con evidente spreco di risorse.

Nel mondo aziendale, i percorsi alternativi non necessariamente sono un fenomeno negativo, anche se a volte possono significare la presenza di comportamenti indesiderati per policy aziendale. E’ fuor di dubbio che al crescere della complessità organizzativa diventa sempre più difficile avere una vista esaustiva, dettagliata ed aggiornata di come davvero vengono svolte le attività in azienda.

Tradizionalmente la conoscenza in azienda può essere o esplicita, e quindi soggetta a problemi di aggiornamento e di obsolescenza, o implicita, e quindi comunicabile e trasferibile in modo limitato.

Le moderne tecnologie di process mining e di operational process monitoring ricostruiscono l’effettivo andamento del processo in base alla catena di eventi che si sono susseguiti nel tempo. Diventa dunque possibile una terza via: il processo che si “descrive” in tempo reale e che diventa visibile, come un sentiero calpestato che attraversa un prato verde.

Ma che utilità pratica hanno in azienda simili strumenti?

Il process mining e il monitoraggio operativo abilitano differenti modi di misurare e gestire l’operatività, così come differenti approcci al cambiamento e alla trasformazione organizzativa.

Il processo organizzativo e soprattutto tutte le sue varianti diventano visibili, e così lo diventano i tempi di attraversamento di tutte le attività. In senso generale si aprono nuove prospettive nell’ambito dell”evidence based management”, la gestione aziendale basata su evidenze quantitative.

Le opportunità concrete e i relativi impatti verranno approfonditi nel corso del prossimo intervento.

Andrea Pagliari
Business Senior Manager – Consulting

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