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Così il collaborative procurement può abilitare nuove forme di interazione aziendale

22, Settembre, 2016 di Margherita Monni

Il ruolo degli acquisti non si riduce solo a preservare i costi e le uscite ma rappresenta un termometro fondamentale per misurare la salute dell’azienda

La collaborazione all’interno di una struttura aziendale è determinante, a qualunque livello dimensionale e organizzativo. Condividendo conoscenze, spunti e obiettivi è possibile migliorare la partecipazione ai processi decisionali in vari ambiti, dalle risorse umane, all’IT, fino al marketing e al procurement. E proprio il settore degli acquisti è quello che più di altri ha bisogno di sfruttare un alto grado di comunicazione per consentire di arrivare a determinati obiettivi ragionando su costi e conseguenze.

Un’ottima definizione di collaborative procurement è quella fornita da Colin Cram. Secondo l’ex direttore del North West Centre of Excellence, si parla di cProcurement quando due o più gruppi di persone e organizzazioni lavorano assieme per analizzare gli sforzi economici e l’utilità di un’operazione, per trarre da essa i benefici maggiori. Il punto di partenza è alla portata di tutti, visto che gli strumenti oggi a disposizione permettono di collaborare con colleghi e partner in maniera funzionale e versatile, sia dall’ufficio che in mobilità. Pensiamo ai software crm o ai forecast di business analytics. Chiunque faccia parte di un team può aumentare il proprio sapere su un progetto, mettendo a frutto le proprie conoscenze e supportando lo svolgersi e l’attuazione all’interno della società. Ciò comporta un notevole guadagno quando il collaborative procurement viene attivato in modalità cross-department, ovvero incrociando le informazioni di divisioni diverse (pensiamo al finance, ai tecnici, all’ufficio fornitori) per dar vita a un contesto dinamico dove le decisioni sono la diretta conseguenza di una scelta partecipata.

È possibile individuare alcuni step utili ad avviare una strategia sugli acquisti che si basi in larga parte sulla collaborazione. Prima di tutto il procurement deve avere una visione chiara sui reparti e gli stakeholder presenti in azienda. Quali sono le funzioni principali di ogni dipartimento? Quali gli obiettivi e i traguardi periodici o le sfide principali che si intendono affrontare? Solo in questo modo si potrà impostare un programma concreto e personalizzato. Inoltre, bisognerebbe abbandonare l’idea che il procurement serva solo a risparmiare denaro. Può essere vero ma ci sono altri aspetti che rientrano nei compiti del team ugualmente importanti: il risk management in termini di negoziazione, il mantenimento della compliance per le policy interne e la connessione tra figure diverse ma fondamentali all’interno della struttura (senior, management, gatekeeper).

In definitiva, il collaborative procurement si può riferire a iniziative strategiche che ricadono in almeno quattro ambiti differenti: la collaborazione con i reparti interni, quella con i fornitori, lo scouting di pocurement esterni con i quali avviare progetti e la collaborazione con organizzazioni mission-based, come quelle specializzate in attività di responsabilità sociale.

Margherita Monni
Presales Specialist

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