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Con SAP e OpenText per una gestione documentale collaborativa

29, Dicembre, 2016 di Elena Scarioni

Integrare il document management in azienda vuol dire aprirne l’accesso a diversi livelli con una piattaforma condivisa e interoperabile.

La gestione documentale è un tema sempre attuale nelle aziende. Il passaggio da un flusso di informazioni cartacee, spesso complicate da archiviare e “tramandare”, a metodi di lavoro digitali, ha sicuramente velocizzato la produttività su larga scala. I benefici della dematerializzazione sono apparsi chiari sin da subito: via i cumuli di faldoni, che con il tempo rendevano sempre più complicata la consultazione di pratiche e commesse, a favore di database informatici più semplici da compilare e rapidi da consultare.

I problemi di una gestione documentale cartacea sono noti: dai costi in termini di risorse dedicate allo smistamento a quelli per la ricerca e la duplicazione delle copie. I benefici della digitalizzazione sono evidenti, anche in materia di sicurezza, visto che ogni amministratore può decidere quale tipologia di utenti può accedere ai file, proteggendo meglio relazioni e rapporti non di pubblico dominio.

Gestione documentale, Document management

Tuttavia, la gestione documentale elettronica può non bastare. Con il tempo si è infatti avvertita l’esigenza di ottimizzare l’enorme mole di dati che ogni giorno vengono scambiati via email. In che modo? Creando piattaforme dedicate, che si avvicinano molto a quelle usate sia in contesti professionali che privati. Pensiamo ai social network, con il loro sistema di notifiche e messaggi che, attraverso una sola visuale, consentono di navigare tra menu differenti (profilo personale, gruppi, chat, ecc.). In altre parole, con l’avvento delle bacheche dedicate alla condivisione di documenti tra team di lavoro, si è aperta l’era della gestione documentale collaborativa.

Anche questo ambito però presenta dei limiti. Facciamo l’esempio di una compagnia che adotta vari software, tra cui uno di document management e un ERP. Può capitare che i contenuti dell’uno siano destrutturati e lavorati in maniera separata dalle informazioni sull’altro, come le transazionali. In tal caso viene meno l’utilità di un ambiente collaborativo e fruibile da più reparti perché alcuni, per ovvie ragioni, non potranno sfruttare le conoscenze in loro possesso con quelle presenti nel sistema gestionale. Come risolvere una questione del genere?

La soluzione di content management di SAP e OpenText (riconosciuta da Gartner come leader nel settore ECM) rende la gestione documentale collaborativa efficace e semplice. Si tratta di un sistema integrato, che permette di eliminare la differenza tra gli utenti SAP, che possono accedere a determinati file e cartelle, e gli altri, esclusi a priori. Una reale collaborazione dunque, a diversi livelli e tra utilizzatori eterogenei. In questo modo, e con le giuste autorizzazioni, non sarà più importante dove un contenuto è stato depositato (se dentro o fuori SAP) perché potrà essere raggiunto da chiunque, anche in mobilità. Il risultato? Un aumento dell’efficienza, al pari di una drastica riduzione del tempo impiegato per certi compiti. Così le infrastrutture IT diventeranno più snelle e le organizzazioni saranno in grado di adottare una migliore gestione compliance dei documenti, come quelli fiscali.

 

Elena Scarioni
Presales Specialist

Gestione documentale, Document management

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