Aziende: spese eccessive secondo il 75% dei CFO

SAP Concur analizza i 4 rischi amministrativi che corre un’azienda senza un metodo di controllo e gestione delle note spese

Vimercate, 27 luglio 2018 – Il 75% dei CFO afferma che le attività delle loro aziende spesso superano i limiti di spesa annuali: a documentarlo è l’Osservatorio The cost of doing nothing di SAP Concur, l’organizzazione che ha portato nelle imprese di tutte le dimensioni e in ogni fase della loro vita la gestione delle spese completamente connessa che comprende viaggi, note spese, compliance e rischi.

Stando ai risultati dell’indagine, le aziende sono solite spendere oltre il 10% dei propri fondi annuali solo per coprire spese di viaggio di dipendenti. Inoltre, l’81% di chi gestisce le risorse finanziarie di un’azienda ammette di riscontrare ammanchi analizzando costi di trasferte e fatturazioni dei dipendenti. Il risultato non può che essere negativo, con più di due terzi dei CFO che teme che i dipendenti non rispettino totalmente le policy aziendali in fatto di spese di viaggio, mentre il 77% dichiara difficoltà nel rintracciare in maniera facile e veloce i dipendenti in trasferta in caso di emergenza[1].

Tutto questo fa sì che il 98% di chi guida la gestione finanziaria di un’azienda concordi nel rendere prioritario il controllo totale sulla gestione delle spese per delimitare futuri danni e risolvere i quattro rischi di un’errata gestione delle note spese[2].

1) Limitato controllo e visibilità dei costi

Aumento dei costi aziendali, perdita di tempo e produttività, errori di trascrizione e dimenticanze sono solo alcuni degli aspetti negativi che comporta la registrazione manuale delle note spese. Ciò si verifica soprattutto in occasione delle trasferte di lavoro: spesso, pensando di agevolare i processi, i dipendenti si organizzano da sé, rendendo invece più lungo e complesso l’iter burocratico che segue nel rimborso spese. Così facendo, l’amministrazione non è in grado di erogare la corretta somma di denaro secondo le esigenze.

2) Violazione delle normative e conseguenti sanzioni

Stare al passo con i regolamenti normativi in continuo aggiornamento è un punto critico per ogni azienda che deve prestare attenzione a non commettere violazioni finanziarie e della privacy dei dipendenti. Quasi metà delle spese e delle fatture non vengono controllate per evitare inesattezze[3].

Presumere, dunque, che le dichiarazioni di spese di trasferta aziendale siano corrette non è abbastanza: è necessario che l’azienda sviluppi un sistema di gestione solido delle note spese, evitando di incappare in multe e togliendo un considerevole peso burocratico dalle spalle dei dipendenti. 

3) Abbandono del dipendente

Quando un dipendente viaggia per lavoro, l’azienda ne è responsabile legale e, in quanto tale, è sua premura predire e ridurre i rischi legati alla trasferta. Spesso però, per comodità o rapidità nell’organizzazione del viaggio, i dipendenti sono soliti predisporre in autonomia la trasferta, creando così un grave danno all’azienda che non è in grado di monitorare gli spostamenti e le spese e di poter aiutare in caso di emergenza. A confermarlo è la ricerca del 2017 di SAP Concur Duty of care che attesta come il 41% dei viaggiatori aziendali che si è trovato a dover fronteggiare un attacco terroristico o una catastrofe naturale senza mai venir contattato dalla propria azienda[4].

4) Perdita di strategia e valore competitivo

Le tradizionali soluzioni di gestione di budget spesso mancano di quella flessibilità e semplicità di utilizzo necessarie a soddisfare i bisogni di un’azienda. Focalizzandosi sulla pianificazione annuale dei budget, le aziende dimenticano le voci extra rallentando così l’amministrazione che non ha a disposizione dati aggiornati per predisporre ulteriori piani finanziari. La consuetudine di affidare la gestione delle analisi delle note spesa a gruppi differenti di operatori è inefficiente se si vuole una collaborazione e un’implementazione dei dati finanziari su molteplici fronti. Ottimizzare i budget da destinare a ogni settore o dipendente è dunque un bisogno che accomuna le necessità di dirigenti e dipendenti: il 95% dei CFO considera le soluzioni cloud estremamente importanti per le performance finanziarie dell’azienda.

Gestione delle note spese via app

SAP Concur nasce proprio per evitare rischi di questo tipo, aiutando sia i manager nella gestione delle note spese sia gli addetti alle amministrazioni nell’evasione dei rimborsi, rendere più snello il processo di gestione delle note spese e dei centri di costo.

L’app SAP Concur permette di semplificare la pianificazione dei viaggi, la gestione degli itinerari e la compilazione delle note spese. Consente di visualizzare i servizi presenti attorno a sé (hotel, auto a noleggio, taxi, Uber) in una mappa interattiva. Una volta individuato e acquistato il servizio, l’app consente di fare una foto allo scontrino e assegnarlo a una delle diverse tipologie di spesa esistenti nell’app, velocizzando e semplificando un processo che spesso presenta numerose criticità.

Tra i servizi offerti dall’app:

  • un ampio catalogo con differenti soluzioni di prenotazione che consente di accedere ai diversi contenuti con tariffe contrattate e pubbliche, connessioni dirette o tariffe web-only.
  • I report per consentire ai responsabili di bilancio di prendere al meglio le decisioni attraverso informazioni dettagliate sulle spese di viaggio, il monitoraggio degli indicatori di prestazione (KPI) e il controllo dei trend confrontandoli con più di 25 rapporti standard.
  • La conformità alle policy interne e alle normative esterne attraverso Concur Request, un processo di pianificazione pre-viaggio personalizzabile che consente di approvare, rifiutare e richiedere modifiche.
  • Le ricevute elettroniche velocizzano la creazione e l’invio dei report: basta fare una foto alle ricevute e assegnarle alle tipologie di spesa esistenti. I fornitori possono inviare automaticamente le ricevute elettroniche direttamente a Concur Expense.

SAP Concur rende, così, più semplice il monitoraggio delle spese di ogni dipendente e allo stesso tempo permette a ogni azienda di innovare e rimanere costantemente aggiornata in materia di normative italiane ed europee.

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 [1] Connected Travel and Expense Management: How Companies of All Sizes Can Make Spend Visible

[2] SAP Concur survey of 500 finance leaders and their spend management practice, 2017

[3] SAP Concur survey of 500 finance leaders and their spend management practice, 2017

[4] Duty of Care survey, SAP Concur, 2017

SAP Concur
Alessia Poletti |alessia.poletti@sap.com| +39 3409111030

Chi siamo

Da oltre due decenni SAP Concur ha portato aziende di tutte le dimensioni ed in ogni fase della loro vita oltre la semplice automazione, verso una soluzione di gestione delle spese completamente connessa che comprende viaggi, note spese, compliance e rischi. La nostra esperienza globale, l’innovazione leader del settore e l’ecosistema dinamico di diversi partner e applicazioni, garantisce la visibilità di cui le aziende hanno bisogno per ridurre la complessità ed analizzare le spese in modo chiaro, per gestirle proattivamente.

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