ERP도입, 포털화 등 시도…2학기에는 스마트카드 도입
서울 — 덕성여대는 지난 2월 종합정보시스템 구축을 완료하고 U캠퍼스 실현에 한 발짝 다가섰다.덕성여대 종합정보시스템은 1차로 학사관리 시스템 재개발, 일반•연구행정에 ERP도입, 포털 시스템 도입, 홈페이지 개편과 각종 하드웨어•소프트웨어의 업그레이드를 수준에서 이뤄졌다. 다음 단계로는 스마트카드를 도입, 전자출결 및 전자결재시스템을 구현하는 등 U캠퍼스를 실현할 방침이다. 이를 위해 지난 2003년부터 총장을 위원장으로 하는 정보화추진위원회를 발족하고 캠퍼스 정보화 추진 범위와 일정을 코디네이트했다. 지난 2월까지 투입된 비용만도 10억여원. 대학 차원의 강력한 의지를 여실히 보여주는 대목이다.
학내 정보 통합, ERP를 이용한 경영정보 지원, 학생•교직원 등에 대한 서비스 강화, 학내 일반•학사행정의 효율성 및 투명성 확보, 정보의 효율적 이용, 연구 경쟁력 강화를 통해 대학의 비전과 위상을 한 단계 끌어올리겠다는 것이 목표다. ERP(Enterprise Resource Planning•전사적 자원관리계획) 도입은 덕성여대 종합정보시스템에서 가장 눈에 띄는 시도로 꼽히고 있다. 인사, 회계, 물류, 생산, 영업 등 전사 업무를 실시간 통합적으로 수행할 수 있는 관리시스템인 ERP는 그동안 기업 위주로 도입돼 왔지만 대학에서는 아직 초기 단계. 최근에는 교육부가 국립 산업대와 교육대의 행정통합을 목적으로 이들 대학에 ERP 도입을 지원하고 있고 사립대 중에서는 연세대, 덕성여대, 숙명여대 등 극히 일부 대학에서 도입을 마친 상태다. 연세대에 이어 지난해 9월 ERP를 도입한 덕성여대의 사례는 특히 중소규모 대학들의 이목을 집중시키고 있다. 인력과 인프라면에서 대규모에 선진화 대명사로 여겨졌던 연세대와는 달리 중소규모 대학 차원에서는 덕성여대가 ERP 도입 개척자나 다름없기 때문이다.
대학마다 최근 종합정보시스템 구축 일환으로 행정통합, ERP 도입을 검토하고 있고 업계에서도 대학 IT 시장 중 종합행정정보시스템 구축에 보다 큰 규모의 투자가 확대될 것으로 내다보는 등 대학의 ERP 시장은 큰 폭의 성장이 예고되고 있다. 그러나 실제로 대학 관계자들은 기업 환경에 적합한 ERP가 대학에서도 성공적으로 구현될 수 있는지에 대해 검증받고 싶어하는 분위기. 행정라인의 전반적인 정서와 그동안 굳어진 업무 프로세스가 ERP 도입만으로 변화될 수 있겠느냐의 고민으로, 선행 대학의 운영사례에 촉각을 곤두세우고 있는 이유다. 지난해 9월 삼성 SDS에서 공급한 SAP R/3 ERP 시스템을 오픈한 덕성여대 사례에도 대학 관계자들의 이목이 집중돼 있다. 민대기 덕성여대 전산실장은 “ERP는 기업에 비해 낙후된 프로세스, 개선없는 과거의 답습 보수적이고 변화에 무감각한 대학의 정체성을 벗어날 수 있는 대안 중 하나”라며 “업무 재설계, 활성화, 제도화, 표준화, 간소화를 통해 경영 관련 의사결정시 각종 데이터를 신속하게 지원하는 등 효과를 볼 수 있다”고 말했다.
실제로 덕성여대는 의사결정 지원용 경영정보분석 시스템을 구축해 합리적인 교육원가를 산출하고 조직변화에 따른 인사 전반의 정보 연계로 교내 인적자원과 자원관리의 효율을 꾀하고 있다. 기존에 개별 부처별로 따로 운영되던 행정업무 통합은 기본. △재무회계(기금 및 결산, 자금관리) △관리회계(학과별 원가 계산, 각 기관별 수지 계산, 경영지표 분석) △구매(구매요청, 구매, 검수 및 자산관리) △연구관리(연구과제 신청 및 정산, 교원업적관리) △인사•급여(조직, 인사기록, 교육, 인사고과, 발령, 제 증명, 근태, 강사료 및 급여 등) 분야를 통합 관리할 수 있다. 이처럼 ‘행정통합’에 무게중심을 두고 있지만 각각의 아이템을 개별관리한다는 것도 특징. 각종 비품관리에 철저하다. 책상 1이 어느 건물 어느 사무실에 배치돼 있는지, 형광등 하나가 언제 어느 사무실에서 사용됐는지 철저하게 파악할 수 있다. 인사기록 역시 체계적으로 구축 가능하다. 민 실장은 “기업과 달리 대학은 ERP를 통한 ‘이익 극대화’가 목적이라기보다는 직접적으로 수익을 올리기 힘든 환경에서 ‘경비전감’으로 지출관리를 효율적으로 관리한다는 것을 목표로 한다”고 말했다.
덕성여대는 올해를 ERP 안정화 기간으로 삼고 있다. 이 기간 동안에는 앞으로 도입될 스마트카드 등 U캠퍼스 환경에서 보다 다양하고 체계적으로 활용될 수 있도록 기반을 갖추는 데 주력할 계획이다. 내년 초 쯤 스마트카드를 도입해 학생들의 출결현황이 파악되면 이를 활용해 학생들의 캠퍼스 체류시간, 건물 이용현황 등을 파악해 이들의 라이프 스타일에 적합한 서비스를 제공하는 등 ‘고객맞춤’ 행정이 가능할 것이라는 전망이다. 안정화 단계에서 노정되는 문제점들에 대한 보완도 남은 과제다. 구성원들 사이에서 나타나는 정보격차, 시스템과 인적자원 사이의 격차 등 문제들을 적절히 조정, 보완할 예정. 행정업무 표준화를 달성해 누가 봐도 투명한 대학 행정이 되도록 혁신을 이루겠다는 방침이다.
학사행정시스템 재개발과 포털 시스템 완료
덕성여대 종합정보시스템의 또 다른 축은 학사행정과 포털 시스템이다. 덕성여대는 일반행정 부문에 구현한 ERP와는 별도로 학사행정 부문을 최근 재개발했다. 일반행정과는 별개이면서도 역시 데이터는 통합관리가 가능하다. 이번 학기에 새롭게 선보인 학사정보시스템 덕에 해마다 수강신청 때면 서버다운 사태까지 이어지던 ‘수강신청 대란’도 막을 수 있었다. 수강신청 평균소요시간은 5분 이내. 학생 만족도도 높았다. 이밖에도 새 시스템에서 강화된 서비스를 통해 휴•복학•전과 신청 등 각종 신청업무를 간소화하고 학생 개개인별로 이수학점•졸업사정 시뮬레이션 조회가 가능해져 개인별 학업가이드 정보를 제공할 수 있게 됐다. 또 웹메일, 취업, 도서관 시스템 등 각종 학내 시스템을 하나의 아이디로 접속할 수 있도록 한 포털 시스템도 새롭게 선보였다. 포털로 바뀐 덕성여대의 새 홈페이지에 접속하면 학생들은 수강신청, 성적확인, 레포트 제출 등을 해결할 수 있을 뿐 아니라 교과목 커뮤니티, 쪽지함 등을 통해 오프라인에서 2% 부족했던 강의 관련 정보를 공유할 수 있다. 교수들은 포털에서 수업관리, 강의평가, 강의계획서 입력, 수강관리, 성적입력, 평가 등 업무를 볼 수 있다. 온라인으로 취합된 강의평가로 편의성을 제고할 수 있을 뿐 아니라 성적은 자동순위 산출까지 가능해졌다. 이밖에 과제제출 여부가 자동으로 확인되며 수강생 명단도 실시간으로 조회할 수 있게 됐다.
정보가 풍부해지면서 다각적인 활용도 가능해졌다. 학생들의 학적변동, 성적, 장학, 면담내역 등을 실시간 조회 가능하며 이를 바탕으로 학생지도 기능도 강화될 전망이다. 한편 덕성여대 종합정보시스템의 다음 단계는 U캠퍼스 구축이다. 완료 시점은 이르면 올해 후반부터 내년 초가 될 것으로 보고 있다. 그러나 서두르지는 않을 계획. 컨텐츠를 강화해 ‘알맹이’ 있는 서비스가 되도록 한다는 목표다. 그동안에는 사용자들의 정보화 마인드를 키우고 e-러닝, m-러닝을 위한 컨텐츠 구축에 심혈을 기울일 예정. 교수들의 강의를 동영상 파일로 만들어 웹에서 다시 볼 수 있는 시스템도 도입을 검토하고 있다. 민대기 전산실장은 “캠퍼스 전역에 무선인터넷망을 설치하고 노트북을 대여해주는 것만이 U캠퍼스가 아니다”며 “‘활용할 컨텐츠가 있느냐’하는 것이 관건”이라고 꼬집었다. 이를 위해 교직원 대상으로 컴퓨터 활용, 홈페이지 제작 등 컨텐츠 강화방안 등 교육에 박차를 가할 계획. 매달 2~3회씩 전산실 주도로 교육을 실시할 예정. 조만간 올해 교육계획이 성안된다. 민 실장은 “대학이 경쟁력을 가지려면 시스템 통합을 통해 산출된 정보를 과학적인 측면에서 접근해야 한다”며 “대학의 정보화는 선택이 아닌 생존수단인 만큼 효율성과 실질적 활용도 측면에서 추진돼야 한다”고 말했다. 한편 덕성여대는 오는 2학기부터 스마트카드를 도입해 도서대출, 전자결재 서비스 등을 제공할 계획이다.
[김은영 기자]key02@unn.net
