푸른 하늘을 배경으로 한 클리브랜드 시내 풍경

공공부문 구매 프로세스 합리화 3가지 방안

공공기관의 구매 목표 실현을 가로막는 지연 요인은 뭘까요? 공공 부문 대상 최근 조사에 따르면 응답자의 52%가 공공기관 구매 부서 내부의 신설 프로세스와 최신 기술의 낮은 채택률 문제가 성공의 걸림돌이라고 밝힙니다.

글쓴이: 앤드류 이글(Andrew Eagle), SAP 공공부문 글로벌 산업 가치사슬 리더

코로나19(COVID-19)로 인해 개인적으로나 경제적으로 큰 타격이 있었지만 공공부문 조직에 대한 몇 가지 예상치 못한 통찰도 얻게 되었습니다. 지난 2020년과 2021년을 지나오면서 상당한 공급망 격차와 지연, 부족 사태를 경험한 공공기관 임원들은 이제 구매 프로세스와 회복탄력성, 시스템 등에 우선순위를 부여할 필요성을 인식하고 있습니다.

미래를 향한 걸음을 내딛는 지금 구매팀은 데이터 주도형 문화를 보다 폭넓게 수용해야 합니다. 이를 위해 조직들은 여러 프로세스 및 기술 변화에 대응해야하죠

신기술로 구매 업무 재정립

공공기관은 투명성을 높여 시민의 신뢰를 확보하는 동시에 세금을 어디에 투자하는지에 관하 가시성도 제고해야 합니다. 더욱이 새로운 소통 채널을 지원해 시민 및 공급업체와의 데이터 흐름을 늘려야 하죠. 시민과 직원, 공급업체의 경험 데이터를 확보해 활용한다면 정부 서비스 개선과 혁신 추진에 도움을 얻을 수 있습니다.

디지털화를 추진하는 동안 조직은 서비스와 보안, 구매 관련 핵심 프로세스를 계속해서 고도화할 수 있습니다. 옥스포드 에코노믹스(Oxford Economics)의 최신 조사에 따르면 공공기관의 52%가 이미 구매 부문 ‘로봇 프로세스 자동화(RPA)’에 투자 중이며 37%는 구매 업무에 인공지능(AI)과 자동화를 적용 중입니다.

이러한 자동화로 직원들은 반복 수작업 업무에서 해방되어 인간의 개입과 두뇌 역량이 요구되는 보다 전략적인 고부가가치 활동에 집중할 수 있습니다. 이 목표를 지원하기 위해 공공기관의 64%는 구매 예측분석에 투자하고 있습니다.

이들 지능형 기술을 적용해 조직들은 누출, 조작, 파괴 등의 위협으로부터 데이터를 보다 확실히 보호할 수 있고 사이버 공격 발생도 줄일 수 있습니다.

디지털 트랜스포메이션이 성공의 필수요소

공공기관의 구매 목표 실현을 가로막는 지연 요인은 뭘까요? 많은 경우 기술을 적용했지만 사용자의 채택률이 낮은 경우가 문제입니다. 공공 부문 대상 최근 조사에 따르면 응답자의 52%가 공공기관 구매 부서 내부의 신설 프로세스와 최신 기술의 낮은 채택률 문제가 성공의 걸림돌이라고 밝힙니다. 약 36%는 신기술에 대한 자금지원 부족을 문제로 지적합니다.

이러한 단절은 이해할만합니다. 코로나 시대의 예산 삭감과 2020년 지출의 재적용 상황에 비추어 보면 특히 그렇죠. 하지만 이러한 현대화의 실패로 인해 특히 지역이나 로컬 차원에서 너무 많은 공공기관이 여전히 개별 구매 도구나 ERP 솔루션의 기본 구매 기능에 의존합니다.

최신 솔루션의 부족으로 수작업 프로세스에 대한 의존 역시 계속되죠. 막강한 구매 플랫폼이 없다면 공공기관이 구매 프로세스를 확장하거나 투명성과 지속가능성 등의 과제에 대처하기가 어려울 수 있습니다.

이번 팬데믹 사태로 공공부문 공급망의 취약성이 여실히 드러났습니다. 공공기관이 개인보호장구(PPE)와 병원 침상, 산소 등의 물자를 가장 필요로 할 때 코로나19는 공급망에 내재한 취약성을 드러내 보였습니다. 연속성 부족도 공공기관의 공급망 투명성과 규제준수 활동을 위협했죠.

투명성이 효율화의 원동력

다행히 공공기관 구매 리더들은 새로운 대안이 생겼습니다. 고급 구매 솔루션은 단일 정보원을 제공하며 조직 내외부 데이터를 투명한 단일 뷰로 통합합니다. 공공기관은 기술을 적용해 더 좋은 협상 조건으로 계약과 가격책정이 가능한 신규 및 대체 공급업체를 찾을 수 있습니다.

최신 솔루션은 또 구매 담당자로 하여금 직감보다는 증거에 우선순위를 부여하도록 돕습니다. 구매팀은 공급업체에 관해 더 많은 정보를 수집하고 성과 측정을 위한 지표를 설정하죠. 우선순위를 토대로 의사결정이 가능합니다. 정시 납품, 원가, 대량구매 할인, 지속가능한 관행 등 여러 변수에 순위를 정해 놓습니다. 아니면 데이터를 깊이 파고들기 위해 분석기능을 활용해 공급업체의 정시 납품에 지장을 초래할 이벤트를 예측할 수도 있습니다.

혁신적인 솔루션은 공공기관으로 하여금 시민과 정보를 공유하도록 도와 투명성을 개선하고 세금의 투자처에 대한 신뢰 구축에도 기여합니다. 또한 시민과 직원, 공급업체의 피드백에 기초한 경험 데이터를 활용해 정부 서비스와 책임경영도 개선할 수 있습니다.

공공기관이 구매 목표 달성을 위해 현대화할 방안은 뭘까요? 크게 세 가지 단계로 진행하면 좋습니다.

1) 비교 및 대조

먼저 기존 구매 시스템 환경을 현재 시장에 가용한 기술 솔루션과 비교 평가하세요. 현재 어떤 시스템을 이용 중인지, 최신 구매 플랫폼에 비해 어느 정도인지 비교해 보세요.

2) 프로세스 리뷰

다음으로 구매 운영을 면밀히 살펴 보세요. 공급망의 가장 큰 프로세스 문제를 파악하세요. 임시 방편으로 버티고 있는 부분은 어디인지, 확장성 없는 솔루션을 추가해 수작업 프로세스를 유지할 수 밖에 없는 분야는 없는지 확인하세요. 병목 현상을 일으키는 영역이 있나요? 이들 영역이야말로 간단한 자동화만으로도 운영 합리화, 오류 감소, 공급망 지속가능성 향상에 도움을 줄 수 있습니다.

공공부문 대상 조사에서 응답자의 61%가 1차 공급업체에 지장을 초래할 이벤트를 미리 알려주는 자동화 역량이 있다고 밝혔습니다. 그런데 2차 공급업체에 대해서는 39%만 이런 역량을 확보했죠. 예산이 된다면 지속가능성 향상 효과가 있는 기능을 핵심 공급업체로 확장하면 좋지 않을까요?

3) 최적의 구매 네트워크 참여

끝으로 비즈니스 네트워크를 활용해 구매 운영을 최적화할 방안을 고려해보세요. 클라우드 기반 비즈니스 네트워크는 구매팀으로 하여금 현지, 퇴역 군인, 소수 민족, 여성 오너 비즈니스 등의 자원 발견을 자동화하고 이들 리소스를 온보딩 하는 데 필요한 프로세스를 합리화하도록 도울 수 있습니다.

팬데믹 기간 동안 한 고객사는 디지털 비즈니스 네트워크를 이용해 500개 병상을 불과 30분만에 공급업체로부터 확보할 수 있었습니다. 세계 어디에도 남는 병상이 없어보이던 바로 그 순간 이 공공기관은 대체 공급원을 발견한거죠.

성공을 위한 준비

포용성과 지속가능성을 겸비한 공급업체 및 거래 파트너 생태계를 창출하고 공급업체 다양성 확보에 우선순위를 둘 때 비로소 여러분 기관의 구매 목표 달성에 기여할 수 있습니다.

공공부문 구매 업무의 미래에 관해 자세한 내용이 궁금하다면 연구 결과를 확인하세요.