사무실 건물 출입구의 보안 시스템

업그레이드 고민 끝! ERP 시스템 전환 가이드

사용 중인 ERP 시스템을 차세대 지능형 ERP로 전환하거나 업그레이드가 필요한 시점이 오면 고려해야 할 사항이 참 많습니다. 월간 인사이트 [2021년] 11월호에서는 비용과 효과뿐 아니라 생산성, 고객 서비스, 업무환경 차원에서 꼭 검토할 내용을 짚어 드립니다.

현재 사용 중인 ERP 시스템은 어떻습니까? 어느덧 업그레이드 시점이 찾아 오진 않았나요? ERP 벤더의 영업 담당자가 던질 법한 질문이지만 아마 여러분도 한번쯤 자문해 보신 적이 있을 거라 생각합니다. 우리 회사의 ERP가 다른 ERP보다 과연 어떤 점이 다른 지 의심해 봤을 수도 있구요.

최신 성공 사례를 접하거나 경쟁에서 살아남기 위해 또 고객을 위해 새로운 시도가 필요한데 정작 현행 ERP 시스템으로는 한계가 있는 경우도 있죠. 업그레이드나 개선에 큰 예산과 시간을 들이지 않고서는 처리할 수 없는 상황에 직면해 고민만 더 깊어졌을 수도 있습니다.

고민의 계기가 무엇이든 지속적으로 시스템 성능을 평가하고 개선할 사항과 곧 문제가 될 수 있는 영역을 파악하는 일은 바람직한 방향입니다.

세상에 완벽한 ERP 시스템이 존재할까요?

간단히 답을 드리자면 “아니오” 입니다. 특정 시점에 우리 회사의 세부 요구사항을 충족하는 완벽한 시스템이 존재하더라도 시대와 비즈니스가 변하면서 새로운 요구사항이 생기기 때문에 완벽함은 큰 의미가 없습니다. 사용 중인 ERP가 현재의 요구사항을 얼마나 잘 지원하고 있는지 검토하고 앞으로 문제가 될 요소는 없는지 파악하는 일이 더 중요하죠.

노후된 기술 기반의 구식 시스템을 ‘레거시 ERP’라고 부릅니다. 기존 시스템을 정기적으로 유지보수하고 지속적으로 업그레이드하며 계속해서 변화하는 니즈와 요구사항에 맞게 확장하고 적응 시킬 수 있음에도 많은 레거시 ERP를 구식 시스템이라 부릅니다. 그 이유는 대다수 고객이 소프트웨어 벤더가 강력히 권고하는 ERP 업그레이드를 선택사항 정도로 여기기 때문입니다.

레거시 ERP가 구식 시스템이 되지 않으려면 소프트웨어 업체가 제공하는 수정사항과 개선사항을 최신 상태로 유지하는 것이 무엇보다 중요합니다.

사용 중인 ERP 시스템에서 문제점이나 이상한 조짐을 발견하면 가장 먼저 우리 ERP가 최신 업데이트, 최신 릴리스가 반영된 버전인지 확인하고 이슈를 해결할 추가 기능이나 강화된 기능이 있는지 확인해야 합니다. 또 비용과 노력 측면에서 해결책을 적용하는 데 드는 비용을 파악하고 이를 토대로 현 ERP 시스템을 계속 사용할 때 발생할 전체 비용을 평가해야 하죠. (아래 ‘ERP에 얼마나 많은 비용을 들이고 계신가요?’ 문단 참조)

ERP 소프트웨어에 실망하고 계신가요?

기존 ERP 시스템에 실망하지 않기 위해서는 늘 최신 상태로 유지해야 합니다. 시스템 성능도 주의 깊게 관찰해야 하죠. 니즈와 요구사항이 계속 변화하므로 시스템이 회사와 고객이 필요로 하는 사항을 충분히 지원하고 있는지 확인해야 합니다.

확인을 위해서 다음과 같은 지표를 통해 우리 회사의 ERP에 해당하는 사항은 몇 가지가 있는지 한 번 점검해보세요.

  • 시스템이 신규 요구사항을 수용하기 어렵고 새로운 계획 실행 시 한계 발생
  • 신기술이나 새로운 요청을 지원하지 못하거나 지원하더라도 어려움, 높은 비용, 지연을 야기하며 벤더는 새로운 기능 통합을 원활히 지원 못함
  • 신기능은 학습과 사용이 어려워 오히려 효율성을 저해함
  • 시스템 응답 시간이 현저히 낮음. 정보 저장과 검색이 어렵거나 번거롭고 계속 늘어나는 오늘날의 요구사항을 충족하지 못함
  • 시스템 유지보수와 관리에 많은 비용이 들며 소프트웨어 벤더가 시의적절한 지원을 해주지 못함
  • 만약 벤더의 지원이 감소하거나 기술 지원 풀이 축소되고 있는 레거시 ERP를 사용 중이라면 점차 신뢰성이 떨어지는 노후된 시스템에 대한 지식을 가진 전문성 높은 프로그래머와 분석가를 찾기 어려울 뿐 아니라 더 많은 비용이 발생함

보통 이러한 문제들은 점차 악화되거나 알아차리는 데 오랜 시간이 걸립니다. 그러다 어느 날 갑자기 미흡한 시스템으로 인해 심각한 비즈니스 이슈들이 발생한다는 사실이 분명해지고 과감한 조치를 취해야만 할 때가 닥칩니다.

ERP 얼마나 많은 비용을 들이고 계신가요?

많은 기업이 현 ERP 시스템을 유지하고 운영하기 위해 실제로 얼마가 드는지 분석한 후 놀라곤 합니다. 일반적으로 지출을 꼼꼼히 관리하는 중소기업도 마찬가지입니다. ERP와 관련된 직접 비용과 간접 비용을 분리하기가 쉽지 않기 때문이죠.

소프트웨어 벤더와 하드웨어 공급업체에 지급하는 월간, 연간 수수료 외에도 다양한 서비스 사업자(예컨대 하드웨어 서비스, 컨설팅, 네트워킹 등)의 서비스와 지원으로 비용이 지속적으로 발생합니다. 게다가 앞서 언급했던 이슈를 겪고 계시거나 이러한 이슈가 예상된다면 문제 해결에 필요한 업데이트나 성능 향상 관련 비용도 포함시켜야 합니다.

더불어 급여와 복리후생, 사무실, 전기세, 사무용품 등 내부 IT 부서의 직접 비용도 고려해야 합니다. 이 중에서 ERP 지원에 직접적으로 들어가는 항목을 분리해보세요. 이들 비용 중 일부는 업그레이드나 기존 온프레미스 시스템을 다른 온프레미스 시스템으로 대체해 새로운 시스템을 구축한 후에도 계속 발생하게 됩니다.

클라우드 기반의 SaaS (Software-as-a-Service) 솔루션 비용 구조는 온프레미스와 다르기는 하지만 기존 시스템을 유지할지, ERP 업그레이드를 시작할지, 아니면 레거시 시스템 교체를 추진할지에 관해 합리적인 결정을 내리려면 비교 기준이 필요합니다.

새로운 시스템의 비용은 얼마일까요?

신규 ERP 시스템 도입 시 발생할 비용이 걱정 되시나요? 그 마음 충분히 이해가 됩니다. 새로운 ERP 도입을 위해 지출하는 비용은 회사에서 그 해에 가장 큰 지출 항목 중 하나로 꼽을 수 있을 만큼 규모가 크기 때문이죠. 그럼에도 얻을 수 있는 효과와 현 시스템 유지보수에 드는 금액을 비교하면 대다수 기업은 새로운 ERP 투자가 합리적이고 정당하다는 사실을 인정하게 됩니다.

대체할 시스템을 구입하고 구축할 때 하드웨어와 소프트웨어 라이선스 비용은 고려해야 할 여러 요소 중 일부에 불과합니다. 어떤 시스템을 도입할지 평가할 때는 다음과 같은 사항도 상세히 살펴야 합니다.

  • 바코드 스캐너, 원격 접속 스테이션, 휴대폰 및 테블릿 등 모바일 기기, 클라이언트 소프트웨어 같은 네트워킹 및 주변 장치 지원
  • 새로운 시스템으로의 데이터 변환과 데이터 입력, 아카이빙 및 과거 데이터 접근 지원
  • 백업 또는 주 시스템 대신 작동할 예비 시스템(failover system), 데이터 복구 리소스, 중복 연결, 통신을 포함한 위급 상황 대비성
  • ERP 구축 팀, 미래 사용자들을 위한 교육 및 트레이닝 (매우 중요합니다. 여기에 투자할 시간과 비용을 아끼지 마세요.)
  • 신규 워크플로 개발 및 문서화
  • 구축 지원. 예컨대 특정 수준의 지원이 시스템 공급업체가 제공하는 항목으로 포함되어 있을 가능성이 높지만, 위 사항의 일부 또는 전체에 대해 벤더, 외부 컨설턴트, 회계 법인 또는 타 업체의 추가 지원을 받을 수 있어야 함
  • 구축 기간 동안 발생하는 초과 근무를 덜고 구축에만 집중할 수 있도록 구축 인력이 평소 수행해온 일반 업무는 계약직 채용으로 지원하고 구축 담당자들의 사기를 충전하기 위한 보너스 및 기타 인센티브 제공

아시다시피 클라우드 기반 SaaS 시스템의 비용 구조는 전통적인 온프레미스 접근 방식과는 상당히 다릅니다. SaaS를 사용하면 기본적으로 구독(subscription) 방식을 취하므로 하드웨어에 대한 초기 비용이 거의 또는 전혀 들지 않습니다. 게다가 SaaS 계약에는 일반적으로 유지보수와 지원도 상당 부분 포함 되어 사내 IT 비용을 크게 절감할 수 있죠.

대다수 기업은 5-7년 동안 SaaS 솔루션을 사용하는 데 드는 총 비용이 내부적으로 솔루션을 구매하고 지원하는 방안보다 적을 것으로 보고 있습니다.

기존 시스템을 유지할지 혹은 대체할 시스템을 검토할지 결정하는 과정에서 결정에 따라 추후에 발생할 대가도 고려해야 합니다. 새로운 ERP 솔루션을 사용하면 최신 사용자 인터페이스, 신기술과 기능을 활용할 수 있고 경쟁 우위도 강화할 수 있습니다. 반면 기존 시스템을 유지한다면 민첩성, 생산성, 경쟁력에 있어 제한적인 상황이 발생할 수 밖에 없죠. 비용 절감 효과를 기대하지 않더라도 최신 ERP의 성공 사례들을 보면 새로운 시스템으로 전환할 때 비용도 적게 들고 업그레이드 비용보다 전환했을 때의 이점이 훨씬 더 크다는 사실을 확인할 수 있습니다.

재무적으로 신규 ERP 시스템 도입을 정당화할 방안은?

이처럼 중요한 결정을 내릴 때 대다수 기업은 투자수익률(ROI)로 비용에 따른 효과 분석을 요청합니다. 비용 측면에서의 분석은 쉽습니다. 위에서 언급한대로 예상되는 비용을 합산하면 되죠. 효과 측면에서는 직접적인 IT 비용 절감도 있지만 간적접인 효과까지 파악하려면 시스템이 어떻게 업무 환경을 변화시키고 더 높은 사업 성과, 생산성, 더 나은 고객 서비스를 실현하는지 그려봐야 합니다.

  • 생산성 향상: 많은 ERP 프로젝트가 효율성 향상(직접 인건비 절감)과 비용 절감(예: 재고 절감)을 목표로 진행되며 이러한 기대가 결과로 이어지면 성공적인 ERP 구축과 투자 비용 회수로 간주합니다. 그런데 시스템을 단순히 도입만 해서는 이런 효과와 이점들을 만들어 낼 수 없죠. 새로 도입한 시스템을 현업 사용자들이 더 잘 활용하고, 더 나은 의사결정을 내릴 수 있도록 ERP 관리자가 데이터를 구성, 분석, 제공함으로써 큰 효과를 창출할 수 있습니다. 이 점을 사용자 교육과 업무 절차 개선을 위한 예산 수립 시 유념 하시길 바랍니다.
  • 나은 고객 서비스: 고객 서비스 향상은 직접적인 영향은 아닐 수 있지만 장기적으로는 훨씬 더 가치가 높습니다. 고객에게 더 나은 서비스를 제공함으로써 매출과 수익, 시장 점유율, 심지어 마진도 높아질 수 있습니다. 좋은 고객 서비스는 제품 자체에 비용을 추가하지 않고 고객을 위한 가치를 더하기 때문입니다. 경우에 따라 ERP 시스템을 통해 요즘 신규 또는 우수 고객들이 기대하는 온라인 주문이나 전자 영수증 등을 제공할 수 있어야 하기 때문에 고객 서비스는 향상은 생존을 위한 필수요건입니다.
  • 업무 환경 변화: 오늘날의 시스템은 정보에 쉽고 빠르게 접근 할 수 있도록 편의성을 고려해 설계합니다. 담당자마다 업무와 워크플로가 달라서 오늘날의 시스템은 각 사용자에게 가장 효율적이고 편리한 시스템 화면과 프로세스를 제공하도록 고도로 맞춤화 되어 있습니다. 여기서 중요한 점은 비용 절감보다는 비용 회피를 고려해야 한다는 사실이죠. 이렇게 효율성이 높아지면 신규 채용 없이도 높은 생산성을 바탕으로 현재 인력이 더 많은 업무를 처리할 수 있습니다. 그렇다고 시스템 도입으로 기존 인력을 축소해야 한다는 뜻은 아닙니다. 인원 감축을 위한 시스템 도입은 바람직하지 않고 시스템 도입으로 인해 일자리를 잃을 두려움 때문에 업무 담당자들이 시스템을 받아들이고 활용할 동기를 부여하기 어렵기 때문이죠.

ERP 선택은 시작에 불과합니다.

ERP 시스템 평가를 위한 팁을 참고하면서 레거시 시스템 교체가 간단하거나 빠르게 진행할 수 있는 일은 아니라는 점은 꼭 염두에 두셔야 합니다. 그럼에도 적절한 ERP 시스템을 선택해서 구축하면 상당한 효과를 얻을 수 있기 때문에 투자할 가치가 있습니다.

이 과정에서 많은 기업의 첫 번째 질문은 “레거시 시스템 교체를 위해 새로운 ERP 시스템을 선정하고 구축하는데 얼마나 걸릴까요?” 입니다. 이 질문에 대한 답은 하나가 아닙니다. 몇 가지 변수를 언급하자면 회사의 규모와 복잡성, 기존 시스템과 새로운 시스템 중 하나가 클라우드 기반인지 혹은 둘 다 클라우드 기반인지, 회사와 구축 팀 간의 관계, 프로젝트에 대한 경영진의 지원 수준, 현업을 포함한 실제 사용자들의 협력 또는 저항 수준 등에 따라 달라집니다.

몇몇 구축 프로젝트는 몇 개월 내에 끝날 수 있지만, 어떤 구축 프로젝트들은 1년 이상이 필요할 수도 있습니다. 이와 관련해 초기에 구축 프로젝트 계획을 수립할 때 합리적인 타임라인을 세울 수 있도록 경험이 많은 구축 파트너의 도움을 받을 수도 있습니다.

거듭 말씀 드리지 않아도 기업의 코어이자 백본인 ERP 시스템을 교체하는 과정이 쉽지 않다는 건 주지하고 계시리라 봅니다.

완전히 피하기는 어렵지만 철저히 계획하고 관리하며 구축 프로젝트를 진행한다면 운영 중단 리스크를 최소화할 수 있습니다.

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