En el contexto de modernización que Ferrocarriles del Estado ha asumido, es que se vio en la necesidad de actualizar su ERP y de incorporar el software para la administración de talento: Human Capital Managment (HCM) de SAP.
La Empresa de Ferrocarriles del Estado (EFE) es la empresa estatal más antigua del país y representa un aporte fundamental en la incorporación de parte importante del territorio chileno a la actividad productiva.
De acuerdo con su visión, que busca contribuir al progreso del país mediante soluciones sustentables, innovadoras y de alta tecnología para entregar un servicio de excelencia, EFE necesitaba una plataforma informática que le permitiera gestionar sus recursos humanos con eficiencia y calidad. La herramienta adecuada para cumplir ese objetivo fue SAP Human Capital Management, la solución que proporciona la ayuda ideal para ejecutivos, profesionales de recursos humanos (RR.HH.) y líderes de líneas de negocio para administrar el talento humano.
En los últimos años esta empresa ferroviaria, que cuenta con más de 1.300 colaboradores en matriz y filiales, ha recibido un fuerte impulso por parte del Estado, que está posibilitando la modernización del material rodante y la infraestructura existentes, permitiendo de este modo el cumplimento de nuevas metas de servicio.
EL PROCESO
Tras evaluar sus sistemas informáticos, en el año 2010 se reafirmó la necesidad de potenciar la plataforma tecnológica de EFE. Se concluyó que había que realizar un upgrade de SAP ERP a la versión 6.0 EHP 5 e incorporar tres nuevos módulos: PS, IFRS y la aplicación para la gestión de recursos humanos, SAP Human Capital Management (SAP HCM) para remplazar a la aplicación vigente, que era Meta4.
El principal objetivo era obtener un alto nivel de integración de datos, que permitiera mejorar el desempeño, administrar los recursos en forma más eficiente y generar un cambio cultural, para transformar la aplicación SAP HCM en un verdadero aporte que agregara valor al negocio. Se buscaba disponer de una herramienta confiable y de fácil uso, para mejorar la calidad de la información y el acceso por parte de los trabajadores.
Para la compañía, tener una sólida plataforma tecnológica, única y confiable, implicaba resguardar los activos de la organización, mejorando el rendimiento del sistema y sus procesos. Igualmente importante era poder facilitar a sus colaboradores, el autogestionarse a través de los portales de employee self-service y management self-service.
Adicionalmente, las metas incluían la mejora en la interconexión entre áreas, la alineación de los procesos y la incorporación de las mejores prácticas del sector, como caminos para obtener resultados confiables y mejorar la calidad de vida de los más de dos mil empleados que conforman la nómina de EFE, entre trabajadores activos e indemnizados.
“EFE decidió implementar SAP HCM porque la aplicación incluía todos los procesos del área, permitiendo eliminar algunas herramientas satélite; aseguraba mayores niveles de seguridad de la información al mantener centralizadas las bases de datos y por la sinergia que produciría la profesionalización de los usuarios en la plataforma SAP”, explica Ricardo Nanjari Román, gerente de Personas de la Empresa de los Ferrocarriles del Estado.
Este programa, adjudicado a través de una licitación a Synapsis, se inició en agosto de 2011 con el upgrade y se completó en julio de 2012 con la salida en productivo de SAP HCM. Para el proyecto se conformó un equipo multidisciplinario, con apoyo directo de la alta gerencia, al cual se sumaron 7 consultores de Synapsis y 5 consultores de Sapport Consulting (partner de Synapsis).
LOS BENEFICIOS DEL HCM
Uno de los beneficios operativos inmediatos para la empresa fue la puesta en marcha del autoservicio, que permite a gerentes y empleados realizar aprobaciones u obtener información en forma autónoma. Desde allí se pueden obtener liquidaciones, certificados y solicitar vacaciones, entre otras funcionalidades.
La contabilización, que antes demoraba dos días en promedio y significaba el esfuerzo coordinado de Informática, RR.HH. y Soporte, ahora con la integración de SAP HCM y SAP ERP es automática y directa: el proceso tarda sólo dos minutos y cada solicitud de pago tiene su respectivo comprobante contable y workflow de aprobación en el sistema.
En el caso de la nómina, cada colaborador del equipo tiene una función específica en el proceso, lo que ha permitido optimizar tiempos, realizar controles cruzados y obtener mayores niveles de seguridad. Esto ha sido relevante en la gestión de los contratos colectivos, con más de 18 reglas de negociación distintas. Hoy los beneficios se encuentran parametrizados, disminuyendo así los tiempos de validación, cálculos e ingresos de información.
“Contamos con mejor información, puesto que los procesos se han simplificado debido a las funcionalidades del sistema, y además, se dispone de más tiempo para análisis, revisiones y gestión. Las eficiencias que proporciona SAP HCM se traducen en aportes graduales para mejorar el EBITDA de la compañía. Eso, sin duda agrega valor a la organización”, concluye Ricardo Nanjari.
Gloria Sánchez, gerenta de Canales de SAP SSSA, añade: “Estamos orgullosos de apoyar a un organismo estatal tan importante en la gestión de su capital humano incorporando y automatizando todos los aspectos legales y administrativos requeridos por la empresa, en este caso con el apoyo de Synapsis, como parte de nuestro ecosistema de canales”.
Acerca de SAP
En su condición de líder del mercado mundial de aplicaciones de software empresarial, SAP (NYSE: SAP) ayuda a compañías de todo tamaño e industria a operar más eficazmente. Abarcando desde las dependencias de primer piso hasta las salas de juntas; desde los almacenes de depósito hasta los locales de ventas; y desde los terminales de escritorio hasta los dispositivos móviles, SAP potencia a las personas y las organizaciones para que trabajen mancomunadamente con mayor eficiencia y utilicen las percepciones de negocios con mayor efectividad, para así mantenerse a la vanguardia de sus competidores. Las aplicaciones y servicios de SAP permiten a más de 232,000 clientes alrededor del mundo (incluye clientes por la adquisición de SucessFactors) operar de manera rentable, adaptarse continuamente y crecer de forma sostenible. Para más información visite el sitio www.sap.com, nuestra sala de prensa https://news.sap.com/latinamerica/ o síganos en Twitter @SAPNoticiasLAC.