Independientemente de si se utiliza ERP 6.0 con o sin EHP o con otra versión anterior: El camino hacia SAP S/4HANA es siempre parecido. Los pasos detallados.
Las empresas pueden perfilarse de acuerdo a su propio estado en el camino hacia SAP S/4HANA y, de ese modo, beneficiarse de las innovaciones de la nueva Business Suite. A continuación, se detallan los pasos necesarios y recomendados para llegar a SAP S/4HANA:
- Conversión de Unicode
SAP HANA requiere Unicode. SAP posibilita este estándar internacional para la representación de idiomas desde hace ya ocho años en su SAP Business Suite. Las páginas de códigos se representan de manera internacional. Pero, hasta ahora, el Unicode no ha sido interesante para aquellas empresas que prácticamente no hacen negocios internacionales. Sin embargo, quien quiera utilizar SAP HANA, en primer lugar deberá realizar una “conversión de Unicode”, sin importar qué estado de release de ERP tenga y qué Enhancement Packages (EHP) haya instalado. De todas formas, hay empresas que aún trabajan con el release SAP R/3 4.6c. “Es posible trabajar con EHP 7, el EHP más reciente”, aclara el vicepresidente de desarrollo de S/4HANA, Rudolf Hois, “sin pasar al Unicode, sin embargo, puesto que la mayoría de los clientes enlazan este paso con la migración de datos a SAP HANA, es aconsejable realizar este paso a modo preparatorio”.
- Depuración de códigos de cliente y de gestión de datos (recomendado)
Si bien no es obligatorio, es muy útil visualizar el código en el propio sistema y liberarse de una carga innecesaria. “Cuesta mucho trabajo llevar un código no utilizado”, remarca el vicepresidente Hois, y aconseja, en primera instancia, separar el código que ya no es necesario. Los ajustes necesarios para SAP HANA se aplican también al código no utilizado con lo cual se incluyen de igual manera en la instancia de prueba. Se trata de un esfuerzo que se pueden ahorrar las empresas durante la conversión del código de cliente a SAP S/4HANA.
Para Hois, experto de SAP, otra tarea es la depuración de datos necesaria:
“En los sistemas, queda una cantidad de basura neutral que prácticamente no tiene ningún impacto en la actividad diaria”. Las infraestructuras de TI siempre se modifican. A pesar de esto, las empresas aún conservan datos que ya no se usan más como, por ejemplo, los protocolos de interfaz del sistema. Según la experiencia de los expertos de SAP, esta “basura de datos” puede representar hasta un veinte por ciento del volumen de datos. Siempre que las empresas migran a una nueva versión, deberían librarse de los datos obsoletos. Muchas veces se resisten porque quieren estar seguros de que pueden volver a la versión anterior en caso de que algo salga mal durante la migración. Incluso si todo salió bien, los datos se conservan en el sistema. En el “mundo anterior” no era significativo ya que los datos se almacenaban únicamente en el disco duro y, de esta manera, casi no se originaban costos adicionales. “Puesto que SAP HANA conserva permanentemente todos los datos en la memoria principal, la capacidad de almacenamiento, que se llena por sí sola, aumenta los costos en HANA”, asegura Hois, experto de SAP. Esto justifica la actividad de depuración.
- Upgrade a SAP ERP 6.0
Todas las empresas que no utilizan SAP ERP 6.0, sino un release anterior, deben realizar un upgrade. Solo sobre esta base se podrán utilizar los nuevos Enhancement Packages. “En la práctica, las empresas pasan inmediatamente a SAP ERP 6.0 y EHP 7 en un mismo paso”, explica el experto de SAP Hois.
- Actualización a EHP 7
“EHP 7 es necesario para trabajar con SAP ERP en SAP HANA”, afirma Hois. De esta manera, los clientes pueden aprovechar la fusión de los procesos analíticos y operativos, el acceso en tiempo real a datos ERP de aplicaciones analíticas de SAP Fiori y las ejecuciones de planificación de material aceleradas y, así, cumplir con las condiciones previas para SAP Simple Finance. Un sistema EHP 7 con SAP Simple Finance es una base ideal para utilizar SAP Simple Logistics, la segunda gran innovación luego de SAP Simple Finance en el camino hacia SAP S/4HANA, que se prevé para fines de 2015. De todas maneras, esto no será una condición previa. Sin embargo, los clientes que ya realizaron los pasos han distribuido el esfuerzo.
- Migración de base de datos
Cada migración de base de datos se realiza según el mismo modelo: Los sistemas se preparan para la migración inminente (1.). Esto se lleva a cabo en paralelo con el funcionamiento (tiempo productivo). En el momento de realizar el traslado físico (2.), los sistemas no están disponibles para los usuario (tiempo de inactividad). Luego, en el procesamiento posterior (3.), se aplican los detalles técnicos. El desafío es reducir el tiempo de inactividad tanto como sea necesario. No obstante, el “período de tiempo de inactividad” es distinto para cada cliente. El método previsto consiste en probar la migración varias veces y, así, optimizar el proceso. “En nuestra experiencia, hay entre dos y cinco migraciones de prueba”, dice Hois, representante de SAP , “mientras más se repita, menor será el tiempo de inactividad al fin de cuentas”. No obstante, este tiempo depende de cada empresa, de las redes, del tamaño de los sistemas, pero también de la utilización del denominado Tiempo de inactividad cercano a cero. “Esta tecnología permite que las empresas trasladen parcialmente los datos durante el tiempo productivo y que minimicen el tiempo de inactividad”, explica el experto de SAP Hois. El segundo bloque importante de la migración de datos es la prueba, un tema molesto que resulta una carga para los usuarios con tal de que se restablezca la situación. Puesto que el cambio de release correspondiente a la actualización de EHP también requiere un procedimiento de prueba, la mayoría de los clientes combina ambos pasos. Realizan las pruebas y, así, ahorran un disgusto a los usuarios y costos a las empresas.
- Importación de innovaciones de SAP S/4HANA
Con el primer release de SAP Simple Finance los clientes recibieron un nuevo modelo de datos y nuevas funcionalidades en el área de Contabilidad. En el segundo, se añadieron nuevas funcionalidades para la Gestión de caja. En el tercer release, se podrán importar otras funciones como innovaciones. La adaptación de SAP Simple Finance implica que se borran los agregados y se inician automáticamente las conversiones de datos. Con respecto a la innovación del proceso empresarial, no es necesario que todo el ajuste se realice de una vez. “Es posible hacer funcionar la mayoría de los procesos anteriores con el nuevo modelo de datos, es decir, en primer lugar utilizar solo parte de la innovación”, explica Hois, pero remarca que la innovación del proceso empresarial real del nuevo software completa la “mejora de valores”. Al centrarse en una migración en principio más bien técnica, los proyectos se pueden realizar más rápidamente. A finales de 2015, SAP Simple Logistics se lanzará como segunda innovación de SAP S/4HANA, sin embargo, se requerirá SAP Simple Finance como condición previa. Para los clientes que están interesados fundamentalmente en SAP Simple Logistics, también se requerirá SAP Simple Finance de forma simultánea o como acción preparatoria a más tardar durante la importación.
Empezar de cero hasta llegar a SAP S/4HANA: Los seis pasos de una vez
Según el vicepresidente, a partir de fines de 2015 será posible pasar de una vez de cualquier estado de ERP 6.0 con o sin EHP, incluida la migración de datos y el uso de Simple Finance, a SAP S/4HANA. Una condición previa importante es que esté en funcionamiento el Unicode. De esta manera, las empresas pueden evitar los pasos individuales y, en especial, reducir el tiempo de inactividad. “Lógicamente, la planificación del cliente debe adaptarse a la infraestructura y se puede realizar un upgrade a EHP 7 como paso preparatorio”, señala Hois. En última instancia, las condiciones previas son diferentes y la migración a SAP S/4HANA siempre se debe considerar en el contexto de una planificación de infraestructura específica de cliente. A partir de las migraciones anteriores a SAP S/4HANA, se comprobó lo siguiente: Para el paso a EHP 7 en HANA, tres cuarta parte de los proyectos se llevaron a cabo en medio año sin ningún problema, independientemente de los escenarios de upgrade individuales. Este tiempo corresponde principalmente a los tiempos del upgrade sin migración de base de datos y muestra que el tratamiento paralelo puede ser un paso preparatorio exitoso en el camino a SAP S/4HANA.
Más información:
La empresa multinacional de reaseguro Swiss Re es una de las primeras empresas que se pasó a SAP S/4HANA. El próximo objetivo: Generación de informes ad hoc. Andreas Schönherr, director general del área Finance Transformation Integration Lead en Swiss Re, explica cómo se consigue esto. Haga clic aquí para ver el seminario en línea en colaboración con Computerwoche el 7 de julio de 2015.
Para obtener más información, consulte nuestra serie de seminarios web gratuitos.
Además, puede probar SAP S/4HANA sin costo.
Artículo principal por Andreas Schmitz
