La casa de estudios migró desde la versión 3.1 de SAP BusinessObjects a la 4.1, lo que le ha permitido estandarizar licencias, sumar más usuarios de áreas financieras, administrativas y académicas; y optimizar el uso de nuevas herramientas de Business Intelligence (BI).
Con el objetivo de ofrecer un mejor servicio a sus usuarios y optimizar los tiempos de respuesta para la entrega de reportes de gestión, la Universidad de Concepción (UdeC) decidió actualizar SAP BusinessObjects, migrando sus contenidos desde la versión 3.1 a la 4.1.
SAP BusinessObjects ayuda a las empresas a tomar decisiones más rápidas, efectivas y eficientes, además de aumentar la productividad de los colaboradores, al proporcionar acceso de autoservicio a los datos y a la información que necesitan, sin importar dónde reside esta información, aspecto no menor para los usuarios analíticos de una organización, considerando la necesidad de actualización de esos datos recurrentemente.
Asimismo, aumenta y mejora la capacidad de acceder y analizar los datos sin la intervención de TI; la visibilidad de los indicadores clave de rendimiento por línea de negocio, y los tiempos de respuesta cuando se producen excepciones y eventos a través de modelos clave para consultas por los propios usuarios.
Álvaro Muñoz, Jefe de la Unidad Inteligencia de Negocios de la Dirección de Tecnologías de Información (DTI) de la UdeC detalla que la nueva versión de esta herramienta le ha proporcionado a la casa de estudios “una mejor interfaz de usuario, mejores pantallas que la versión anterior y la posibilidad de utilizar un potenciado Web Intelligence para reportes académicos y financieros, permitiendo satisfacer necesidades analíticas de los usuarios en la gestión de información. La autonomía es fundamental para la elaboración y actualización de sus reportes”.
Uno de los principales objetivos del proyecto fue mejorar el ingreso a sus datos en la universidad desde dispositivos móviles, además de la mejora en Web Intelligence con un ordenamiento por pestañas, mejoras visuales y la incorporación de nuevos gráficos, un diseño intuitivo para usuarios finales e incluso opción de HTML y Java para los diseñadores de reportes.
La iniciativa demoró dos semanas en implementarse con una planeación total de dos meses. Fue puesta en marcha paulatinamente, validando y respaldando primero toda la información antes de migrar a la nueva versión, a fin de evitar eventuales pérdidas de datos; y notificando después a todos los usuarios los cambios que deberían enfrentar en la nueva plataforma.
“Utilizamos herramientas de migración muy sencillas, pero que requieren de práctica, e hicimos algunas capacitaciones internas. Trabajamos con mucha transparencia y hoy estamos muy satisfechos con la nueva versión, ya que ésta tiene numerosos beneficios y nos permitió cubrir una necesidad que no estaba satisfecha y que era el acceso a reportes desde dispositivos móviles”, explica Muñoz.
Actualmente un número importante de funcionarios utiliza la plataforma de Inteligencia de Negocios SAP BO4, incluyendo ejecutivos de gama alta y directivos de cargos estratégicos dentro de la UdeC, destacando entre ellas, las áreas financieras (presupuesto y tesorería), de docencia (pregrado y postgrado), servicios académicos, TI e investigación.
