En el día de ayer, SAP lanzó el primer “gran” release de S/4HANA: SAP S/4HANA Enterprise Management. Por primera vez, comprende todas las áreas empresariales. Preguntas para Uwe Grigoleit, director global de desarrollo empresarial de SAP S/4HANA de SAP.
1.º En el futuro, SAP S/4HANA estará disponible para varias áreas empresariales además de Finanzas. ¿Cuáles son las expectativas y con qué innovaciones contarán los clientes?
En febrero de 2015 se lanzó SAP S/4HANA y ahora ya tenemos el primer “gran” release de SAP S/4HANA que comprende simplificaciones para todas las áreas empresariales. Ya sea que se trate de Gestión de materiales, Producción, Aprovisionamiento, Ventas o Planificación, todas las áreas “normales” de ERP, además de la Gestión financiera, están incluidas en “SAP S/4HANA Enterprise Management” en una nueva versión simplificada (véase el gráfico). Los próximos releases incluirán también soluciones como, por ejemplo, Seguridad laboral y protección sanitaria y Protección del medio ambiente (Environment, Health and Safety, SAP EH&S), así como algunas funcionalidades para la Gestión de la calidad.
2.º ¿Cuáles son las grandes innovaciones empresariales del “nuevo” SAP S/4HANA? ¿Qué ventajas comerciales aporta SAP S/4HANA Enterprise Management?
- Planificación ágil: con la nueva solución se puede planificar en todo momento. Antes, esto requería mucho tiempo (hasta cinco horas) y ahora se puede realizar en pleno funcionamiento. Si repentinamente se producen cuellos de botella en un proveedor, se puede reasignar el pedido ad hoc y conseguir, así, una gran capacidad de reacción. De este modo, la empresa ahorra tiempo y, finalmente, los clientes quedan satisfechos.
- Simulación de los procesos logísticos: si un cliente se queda sin stock de un producto determinado, ahora se pueden simular y aceptar soluciones posibles de forma inmediata. Hasta el momento, la planificación de fabricación solo se podía realizar semanalmente en proceso de fondo. Es decir que una vez a la semana se crea un nuevo plan con el que se trabajará. Una planificación interactiva con SAP S/4HANA Enterprise Management permite realizar ajustes en cualquier momento. Este es un gran beneficio para la Gestión del stock y para la Gestión de la cadena logística.
- Gestión del stock en tiempo real: simplificamos nuestro modelo de datos de forma significativa, ya no usamos casi 20 tablas con vistas parciales e historiales, ahora solo trabajamos con datos maestros y tablas de movimiento. Esto permite que el usuario acceda a stocks que se pueden actualizar cada segundo y que reaccione más rápido que antes a las modificaciones. Cuando se retiran materias primas y productos semielaborados, el sistema refleja el stock actual en el almacén de manera inmediata. Una ventaja importante es que los clientes ahora pueden contar con poco stock en almacén, ya que pueden reducir los stocks de seguridad. Suele haber una gran brecha entre los valores planificados y los reales, pero esto cambiará con SAP S/4HANA.
- Valoración de material más flexible: la nueva solución aporta flexibilidad y funciones relacionadas con la valoración de los aspectos que tienen incidencia sobre el precio de un producto. De esta manera, la “valoración de los costes reales de varios niveles” se convertirá en estándar. Actualmente, los clientes pueden usar esta opción en ERP de forma adicional. En el sistema normal, esto genera actividades adicionales y afecta el rendimiento. En una valoración se indican los costes de la materia prima y la duración de la máquina en la producción. La solución resulta particularmente interesante para los clientes que trabajan con márgenes muy estrechos. Por ejemplo, un fabricante de diferentes chocolates quiere saber con qué productos obtiene ganancias reales y con cuáles “tan solo” genera más volumen de negocios. Pequeñas modificaciones de los costes necesarias para la producción generan grandes ahorros o incrementos.
- “Cierre fácil”: la solución existente permitió acelerar los balances financieros. Gracias a la integración de todas las áreas empresariales en SAP S/4HANA Enterprise Management, ahora se pueden cerrar los libros de forma permanente. Hasta el momento, este proceso duraba varios días. Con la nueva solución, el cálculo inmediato de pérdidas y ganancias se puede realizar en cualquier momento y ofrece a las empresas un panorama aún mejor de la capacidad de rendimiento actual. Igual que en la solución financiera existente en la base SAP S/4HANA, la condición es que el sistema financiero central se base en SAP S/4HANA. Además, los clientes que no usan sistemas SAP, podrán realizar un cierre fácil en tiempo real mediante el llamado Central Finance, que reúne las cifras de los diferentes sistemas en SAP S/4HANA.
3.º En concreto, ¿qué se simplifica gracias a las nuevas aplicaciones de la base SAP S/4HANA? ¿Puede dar algunos ejemplos?
Una gran ventaja de todas las aplicaciones de SAP S/4HANA es que el usuario “se ahorra muchos clics” y encuentra toda la información importante en una sola pantalla, en mosaicos, gracias a la nueva interfaz de usuario. Entre más de 4.000 participantes, SAP ganó hace poco el premio Red Dot Design Award por el desarrollo de la experiencia de usuario que se basa en SAP Fiori 2.0.
Los siguientes videos muestran brevemente las simplificaciones más importantes mediante algunos procesos financieros seleccionados:
– Asiento general de contabilización: el video muestra de qué manera las entradas son más simples. En conclusión, se ve un 29 % de reducción en la cantidad de campos para completar, un 43 % de reducción en el cambio de pantallas y un 65 % de reducción de pestañas en el mismo proceso.
Otros procesos también vieron mejoras comparables en el uso:
Gestionar posición de acreedor: tratar pagos
Propuesta de pago: indicar propuesta de pago
Contabilizar pagos entrantes: recibir facturas
Shared Service Center asume las tareas que se ven en los videos y se ve beneficiado por la eficiencia. De este modo, podemos reducir a la mitad el tiempo dedicado a la contabilización manual de los pagos entrantes. Esto aumenta notablemente la rentabilidad de Shared Service Center.
4.º Muchos usuarios hicieron una analogía entre “Simple Finance” y “Simple Logistics”.
Históricamente se empleó el término “logística”, pero nosotros nunca lo usamos oficialmente. En la industria actual, este término más bien hace referencia al sistema de transporte, es decir, al sector de la logística. Sin embargo, aquí no se trata del transporte de mercancías sino de mucho más, de la gestión de mercancías con gestión y valoración de stock, pero incluye también procesos operativos como las compras y las ventas y también producción. Por eso, dividimos cada área parcial de SAP S/4HANA Suite en función del nombre de las áreas empresariales individuales (“Lines of Business”): Finanzas SAP S/4HANA, Ventas SAP S/4HANA, Cadena de suministro SAP S/4HANA, etc. (véase gráfico bajo 1)
5.º En concreto, ¿de qué manera cambian los procesos operativos? ¿Qué cambia en los procesos de planificación de material? ¿Cómo interactúan SAP IBP y SAP APO?
Los procesos en sí mismos no cambian, tampoco la planificación empresarial integrada ni los elementos individuales de SAP Advanced Planning & Optimization (SAP APO), ni la capacidad de planificación ni la verificación de disponibilidad (ATP global). En realidad, optimizamos estos procesos, por ejemplo, incluimos algoritmos de planificación para la verificación de disponibilidad global de forma nativa en la plataforma SAP HANA. El rendimiento mejorado de la plataforma es importante para poder calcular el stock de forma más precisa en tiempo real. Además, integramos los procesos más profundamente que antes. Anteriormente, los clientes de SAP debían integrar un sistema APO completo para realizar una planificación de capacidad. Esto significaba que se debían replicar los datos maestros y de movimiento del sistema ERP. Ahora, integramos elementos de planificación, como la planificación de capacidad, la verificación de disponibilidad global y la gestión de transporte en SAP S/4HANA Enterprise Management (denominado despliegue conjunto). Ventaja: Se deben replicar menos datos y los elementos de planificación se pueden integrar directamente en el proceso ERP. Mediante la integración de la planificación de capacidad en la ejecución de la planificación de necesidades de material, se pueden planificar necesidades de material y de capacidad de forma integrada en una sola pantalla. Poco a poco, implementaremos esta funcionalidad amplia.
6.º ¿Cuáles son las mayores diferencias entre un sistema ERP tradicional y SAP S/4HANA?
En primer lugar, puedo mencionar que ahora contamos con acceso en tiempo real a todos los datos en el sistema ERP. Otra ventaja importante es la agilidad de los procesos ERP clásicos. El sistema puede reaccionar de forma directa a “factores de perturbación externos”. Se pueden descubrir fluctuaciones en el almacén y solucionar de forma inmediata mediante la replanificación. Además, la nueva guía del usuario ofrece todos los pasos importantes en la pantalla y en una interfaz completamente basada en roles. La cuarta característica importante es que la solución se puede tener tanto en la nube como de forma local y, así, permite ciclos de innovación más rápidos en la nube.
7.º ¿Hay casos de utilización concretos de SAP S/4HANA?
En todo el mundo, más de 1.300 clientes de SAP usan SAP S/4HANA. 20 clientes y socios piloto efectuaron el “proceso de validación de cliente” para el nuevo release de SAP S/4HANA Enterprise Management, entre ellos, líderes de sector en las áreas de Fabricación, Autoridades y Servicios financieros.
8.º ¿Dónde pueden obtener los clientes información sobre los nuevos desarrollos?
- Todos aquellos que estén interesados en obtener descripciones detalladas y públicas de las funcionalidades pueden consultar Help Portal de SAP.
- En com, se encuentra información sobre versiones de prueba, casos de utilización y escenarios de aplicación.
- SAP Community Network (SCN) es un foro de discusión en inglés y está dirigido a especialistas. En el área especial sobre el tema SAP S/4HANA se encuentran los libros de recetas del release actual de SAP S/4HANA.
- Con SAP Solution Explorer los clientes y los interesados pueden buscar información especializada para las diferentes industrias, áreas empresariales y tecnologías y también pueden filtrar en función de las innovaciones de SAP S/4HANA.
- En SAP Service Marketplace, los especialistas de SAP ponen a disposición de los clientes información sobre su solución.
- También se puede aprender por cuenta propia a través de los cursos MOOC de SAP en openSAP. Manténgase actualizado en línea y obtenga su certificado SAP S/4HANA.
9.º Ahora SAP S/4HANA está “completo”: ¿tiene sentido implementar toda la solución SAP S/4HANA al principio o sería mejor realizarlo de a poco?
Ambas opciones son posibles. Los clientes pueden cambiar del release actual a SAP S/4HANA en un solo paso o pueden hacerlo de forma progresiva. Esto depende del escenario particular de cada cliente y de la complejidad de las aplicaciones existentes. SAP y los socios de SAP respaldan a los clientes en la decisión y los ayudan a encontrar el camino apropiado en dirección a SAP S/4HANA y a planificar de forma detallada.
10.º ¿Cuáles empresas asociadas o proveedores de servicios ya están en condiciones de trabajar con las soluciones nuevas?
En todo el mundo, capacitamos a 1.600 socios de SAP sobre la nueva solución en vista del primer gran release de SAP S/4HANA. Nuestro ecosistema está “listo”. Además, nuestros socios ya implementaron la mayoría de las soluciones de SAP S/4HANA. A medida que desarrollamos nuevas actualizaciones, capacitamos a los socios.
11.º Algunos clientes tienen socios de subcontratación a largo plazo para gestionar y mantener los sistemas de SAP. ¿Estos prestadores de servicios también realizan la transición a SAP S/4HANA?
Sin dudas, se puede implementar SAP S/4HANA a través de un socio de subcontratación, que debe realizar la conversión en lo que refiere al aspecto técnico. Sin embargo, los clientes también deben encargarse de las aplicaciones. Esto depende de los contratos que el cliente haya cerrado con el proveedor de servicios. Generalmente, estos socios de subcontratación también son socios de implementación de SAP, de modo que, en principio, también deben ocuparse de las aplicaciones.
12.º Los clientes invirtieron mucho dinero en el Customizing de sus sistemas ERP. ¿Se pueden transferir estos ajustes individuales?
Por lo general, se pueden transferir las ampliaciones realizadas, ya que son compatibles con cambios anteriores. Las tablas del pasado que ya no podemos completar pero que queremos utilizar están disponibles de forma dinámica como “Vista SAP HANA”. De esta manera, los clientes pueden seguir utilizando las ampliaciones de sus sistemas ERP dentro del contexto de SAP S/4HANA. Por supuesto, se pueden optimizar estas ampliaciones y, así, se pueden efectuar las mejoras que ya hicimos en SAP S/4HANA. Para ello, resultan útiles las herramientas como Code Inspector, que revisa los desarrollos propios del cliente existentes y realiza propuestas para la optimización.
13.º Los clientes cuentan con cientos de sistemas que están integrados a SAP. ¿Cuán costosa resulta esta nueva integración? ¿Hay pruebas preliminares de los sistemas que no son de proveedores SAP?
No hay nada que temer. Las interfaces de aplicación que conectaban los sistemas no SAP se mantienen en SAP S/4HANA. Dicho de forma simple: los documentos y las facturas recorren el mismo camino que antes. Tal vez sea necesario ajustar la interfaz de aplicación en aquellas partes donde realizamos grandes cambios en los procesos empresariales. De cualquier manera, estimo que cuatro de cada cinco interfaces funcionarán de manera confiable incluso sin estos ajustes.
14.º ¿Qué costos se aplican al uso local y en la nube?
Para las soluciones en la nube, generalmente se requiere una suscripción, una especie de abono. Allí pueden surgir elementos de costes como gestión de aplicación, infraestructura y utilización de software. Sin embargo, los clientes también pueden utilizar sus licencias locales para implementar SAP S/4HANA posteriormente. Además, la base de datos SAP HANA también tiene licencia, al igual que cualquier otra base de datos.
15.º ¿Cuánto tiempo considera razonable para realizar el cambio?
El 75 % de nuestros clientes hicieron el cambio a SAP Business Suite powered by SAP HANA en un período de uno a seis meses. El cambio a SAP S/4HANA Finance fue muy rápido. Incluso se puede pasar de SAP ECC 6.0 a SAP S/4HANA en un solo paso. Estimamos que el cambio a SAP S/4HANA durará lo mismo que un upgrade a un Enhancement Package de gran tamaño. Con lo cual, cada empresa puede evaluar cuán fácil o difícil le resultará la transición en función de la complejidad de sus aplicaciones.
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