Los grandes costos de la desorganización

 

  • El actual estilo de vida, combinado con una mala organización, puede impactar negativamente en la economía de las personas. Se estima que los mexicanos destinan 12 por ciento de sus ingresos en “gastos hormiga” que muchas veces son resultado de la mala planeación 
  • Aunado a esto, los gastos de representación o viajes de negocio no reportados debidamente también generan pérdidas en los ingresos de los colaboradores 
  • La digitalización y las herramientas tecnológicas juegan un papel crucial para la administración de gastos y el cuidado de las finanzas personales

 

Ciudad de México, México, a 28 de octubre del 2019.- Ser organizado, aunque parezca una tarea fácil, puede ser un gran reto para algunas personas, sobre todo si estamos hablando de finanzas personales. De acuerdo con una encuesta realizada por el Banco Mundial, 70 por ciento de los mexicanos planifica cómo gastar sus recursos, pero solo 41 por ciento lo hace en forma habitual y apenas un tercio se ajusta siempre al presupuesto. Por otra parte, la CONDUSEF afirma que los gastos que los mexicanos realizan diariamente, y que se pueden considerar como insignificantes, podrían alcanzar hasta 12 por ciento de su salario. 

Para cuidar las finanzas personales, la misma CONDUSEF y la Procuraduría Federal del Consumidor, PROFECO, realizan una serie de recomendaciones que van desde generar un presupuesto diario y respetarlo, disminuir las compras por impulso y planear las compras con base en los ingresos; así como comparar calidad y precio, y comprar en lugares establecidos para exigir comprobantes de compra (tickets y facturas).  

Esta falta de organización puede traer consecuencias importantes incluso en el ámbito laboral, donde también la creación de presupuestos y gestión inteligente de los recursos evita pérdidas significativas en los bolsillos de los colaboradores, al tiempo que puede generar ahorros importantes para las empresas. En este sentido, los gastos de viajes y representación son el segundo rubro de gastos que puede ser mayormente controlado y administrado si se cuenta con las herramientas necesarias para hacerlo. Al respecto, es muy común que el colaborador extravíe un ticket ya sea de consumo o transportación, que no logre obtener la factura correspondiente a tiempo o que no lo reporte oportunamente; factores que impactan a sus ingresos al no poder justificar sus gastos y por ende, éstos no son reembolsados. 

Para asegurar una correcta gestión de gastos en el rubro de viajes de negocios y viáticos, existen soluciones tecnológicas en la nube como SAP Concur que ayuda tanto a la empresa como al colaborador a tener un control total del proceso de gestión de viajes, desde la selección y reservación de transporte y hospedaje, hasta la comprobación de gastos vía electrónica, incluso a través de un dispositivo móvil, lo que ayuda a ahorrar tiempo, a tener visibilidad de los procesos de compra y a evitar la pérdida de comprobantes. 

Al respecto, Ángel Morfin, director de SAP Concur en México comenta que “los beneficios financieros y operativos que obtienen las empresas que cuentan con SAP Concur para gestionar sus gastos de viaje y viáticos son determinantes, ya que incrementa la productividad y a ahorra costos y tiempos, al minimizar en casi un 70 por ciento el número de comprobantes extraviados y reducir 60 por ciento el tiempo que involucra reportarlos. Para tener finanzas saludables, a nivel personal y empresarial, es indispensable definir presupuestos, tener claridad en lo que se gasta, cuestionar si nuestras compras cumplen con nuestros presupuestos y políticas. Para alcanzarlo se necesitan herramientas tecnológicas que automaticen cada uno de estos puntos, de otra forma el ritmo de vida y de los negocios no permitirá hacerlo de forma oportuna”.

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