La Universidad de Talca se suma a la era digital con objeto de prepararse para la próxima generación de estudiantes y profesores
Cuando se fundó la Universidad de Talca en 1981, el gobierno chileno la declaró universidad regional. Pero luego de un gran esfuerzo de los administradores, la universidad (ubicada a 250 km al sur de Santiago) elevó su perfil y ahora es una de las cinco universidades más importantes de Chile.
Hugo Salgado, vicerrector de Economía y Administración, afirmó lo siguiente: “Hemos puesto el foco en mejorar la calidad académica y en atraer a los mejores profesores y estudiantes. Hemos crecido enormemente y a una gran velocidad”. Pero los sistemas administrativos no estaban al día y la gestión se dio cuenta que la Universidad tenía que digitalizar sus operaciones.
“Nos vimos restringidos por la complejidad y teníamos que transformar la administración para seguir creciendo”, dijo Salgado. Ciertos procesos, como la adquisición y subvención de ayuda financiera, eran complejos. Además, eran particularmente complicados por el hecho que la Universidad de Talca es pública y, como tal, tiene que cumplir con regulaciones gubernamentales.
Los procesos desactualizados de la universidad también redujeron el atractivo para nuevos estudiantes y para la facultad. “Nuestros estudiantes y jóvenes profesores son nativos digitales. Nos dimos cuenta que no estábamos prestando atención a las necesidades de esta nueva generación. Teníamos que prestarles un servicio, pero también estar preparados para las futuras generaciones”, sostuvo Salgado.
Para Salgado, la transformación digital es una clara muestra de la misión de la universidad: “En particular cuando uno está en una universidad, tiene la necesidad de innovar y de promover la innovación. Para eso, tuvimos que utilizar la tecnología más reciente”.
La administración de la universidad eligió asociarse con SAP, el proveedor mundial de software empresarial. La Universidad de Talca utiliza SAP S/4HANA, la emblemática suite de ERP de la empresa, y SAP Analytics Cloud. Además, SAP Ariba digitalizó la adquisición y SAP SuccessFactors impulsa los procesos de recursos humanos colaborativos para la universidad.
“Necesitábamos una empresa con una visión clara que esté invirtiendo en el futuro. Elegimos SAP porque puede hacerse cargo de los problemas actuales, pero también de aquí a 10 años”, declaró Salgado. “El ecosistema representó una gran diferencia en nuestra decisión. Con SAP pudimos unirnos al HERUG (el Grupo de usuarios de investigación y educación superior y parte del Grupo de usuarios de software estadounidenses de SAP). Fue una gran oportunidad no solo para adquirir el software, sino también para unirnos a una comunidad y aprovechar su experiencia.
La gestión de beneficios estudiantiles, incluida la ayuda financiera, ya ha mejorado enormemente con el uso de SAP S/4HANA. Salgado explicó que antes los estudiantes debían solicitar beneficios del gobierno pero, por lo general, tenían que esperar seis meses para saber qué tipo de asistencia recibirían y conocer las condiciones de refinanciamiento.
“Era muy difícil para ellos”, indicó Salgado. “Ahora se enteran al día siguiente cuánta financiación recibieron y conocen el estado de su cuenta”. Si tenemos en cuenta que la mayor parte de los estudiantes de la universidad depende de la ayuda del gobierno (Salgado estima aproximadamente entre un 80% y 90%), hablamos de una gran ventaja para los estudiantes y un diferenciador para la universidad.
En el futuro, la universidad planea crear un sistema de ciclos de vida de estudiantes con soluciones SAP que ayudarán a los administradores en todo el proceso, desde la financiación hasta la programación de clases, y también a realizar un seguimiento de créditos académicos.
SAP también asistió a la universidad en la optimización de los procesos de pago y compras. “Antes, demorábamos 60 días en pagar una factura. La operación era muy burocrática y tenía que pasar por varios departamentos. Ahora realizamos los pagos tan solo 15 días después de que el proveedor emite la factura”, contó Salgado.
Y lo atribuye al proceso de compras optimizado recientemente. La Universidad ha podido establecer procesos de compensación que garantizan que todas las compras hayan sido aprobadas por la administración y que los proveedores tengan permitido realizar negocios con el sector del público (lo que significa que ya fueron evaluados por el gobierno y cuentan con el registro correspondiente).
Salgado nota que el nuevo proceso de compras fue un gran cambio cultural en la organización. Antes la gente solo compraba bienes y servicios en la medida que necesitaban y realizaba la facturación central en la administración posteriormente. Pero ahora, remarcó Salgado: “Tienen que seguir procesos determinados. Tienen que realizar una solicitud, obtener una autorización presupuestaria, trabajar con proveedores autorizados y asegurarse de que recibirán todas las autorizaciones necesarias antes de realizar la compra”.
Al principio, la gente se resistía a utilizar el nuevo sistema porque lo consideraban innecesariamente burocrático, pero ahora el personal y la facultad reconocen que el sistema garantiza el cumplimiento y simplifica el pago y reembolso de facturas (cuando pagan de su propio bolsillo). Salgado explicó: “Ahora se dan cuenta que les facilita la tarea y hay menos margen de error, de modo que dedican menos tiempo a cuestiones burocráticas y más tiempo a la investigación”.
La administración también se benefició: pueden proporcionar más fácilmente informes al gobierno que muestran cómo se usó la financiación pública y demostrar el cumplimiento con las políticas de proveedores aprobadas por el estado.
En el futuro, Salgado cree que la tecnología impulsará la modernización en las universidades latinoamericanas y, de este modo, se garantizará la paridad con instituciones de educación superior en los Estados Unidos y Europa.
“Nos dimos cuenta que, a pesar de basarse en tradiciones, las universidades no pueden vivir en el pasado, de lo contrario, no podremos cubrir las necesidades de los estudiantes”, afirmó Salgado. “Las universidades tienen que volcarse a la era digital y estar listos para hacer frente a las necesidades de los estudiantes. Hacemos eso o terminaremos siendo museos”.
