La propuesta incluye una mayor satisfacción de la experiencia del usuario y una gestión de la información en tiempo real.
Santiago de Chile – Luego de transformarse en la primera universidad en Latinoamérica en incorporar SAP S/4HANA en 2018, la Universidad Mayor dio un nuevo salto tecnológico al digitalizar 100% el proceso de admisión y matrículas este 2021.
La transformación respondió al contexto obligado por la pandemia, pero también a la decisión estratégica de incorporar innovación como una herramienta transversal que facilitara la gestión administrativa y académica con el objetivo de aportar una experiencia satisfactoria a los estudiantes.
La institución de educación superior ya había planificado avanzar de manera paulatina a un modelo online de renovación de matrículas y postulación para algunas de sus carreras en 2019. Sin embargo, la crisis social de octubre de 2019, sumado a la situación sanitaria, fue el impulso final para dejar atrás los tradicionales módulos de atención presencial.
“El proceso de admisión y matrícula es de gran magnitud y alto impacto por lo que teníamos la responsabilidad de transformarlo. Para el equipo de Tecnologías de la Información (TI) significó una presión significativa, porque el nuevo modelo no contemplaba un backup presencial, sino un sistema absolutamente virtual”, explicó Mario Herane, vicerrector de Desarrollo y Gestión de la Universidad Mayor.
Beneficios de la tecnología SAP para la Universidad
En este nuevo contexto, un gran desafío fue identificar en el modelo remoto el comportamiento de los estudiantes, para compartir y gestionar la información con las áreas involucradas. La solución de SAP fue determinante para marcar el recorrido de los alumnos en la web durante el proceso. “Accedimos a información en vivo de vacantes ocupadas, crecimiento de cupos en determinadas carreras, tiempo que demoraba cada persona en las fases del proceso, entre otros datos, lo que permitió a nuestras autoridades tomar las mejores decisiones en tiempo real para completar el proceso de inscripción”, explicó Inés Canales, directora de Tecnología de la Información de la casa de estudios superiores.
Hacia el futuro, se prevé digitalizar el proceso de la toma de ramos. “Con herramientas analíticas no solo estaríamos al tanto de la inscripción de asignaturas, sino cuántos lo hacen, quiénes y en qué secciones, información fundamental para ver la progresión del estudiante dentro de la malla, un hecho que tiene múltiples impactos”, concluyó Herane.
Universidad Mayor comprobó que la experiencia del usuario es el punto central del modelamiento, siendo fundamental contar con datos que permiten adelantar situaciones, resolver contratiempos y ofrecer un buen servicio. En palabras del vicerrector de Desarrollo y Gestión, “la implementación online ofrece a la institución la oportunidad de mejorar su trayectoria, pues permite incorporar estudiantes con alta proyección de éxito en las carreras en función de la información que se recopila y gestiona”.
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