Gracias a la incorporación de SAP S4/HANA y SAP Student Lifecycle Management, la entidad educacional hoy puede planificar, mapear y administrar de manera óptima sus recursos y procesos administrativos, financieros, contables y docentes.
Santiago – Tomar decisiones oportunas y de manera ágil, es uno de los mayores desafíos de las grandes organizaciones que aspiran a crecer de manera orgánica e inteligente. Así lo comprendió hace siete años la Universidad Católica del Maule, cuando identificó la necesidad de modernizar su gestión administrativa, financiera, contable, académica e investigativa para simplificar la operación y reducir el número de procesos y sistemas.
El diagnóstico llevó a la institución de educación superior a iniciar el 2018, y de la mano de SAP, el proyecto Titán con el objetivo de unificar, integrar y estandarizar sus procesos mediante la implementación de un software que les permitiera la planificación, trazabilidad y administración óptima de sus recursos.
De esta manera, entre 2018 y 2020 desarrollaron la primera fase de innovación tecnológica, destinada a mejorar la performance de sus sistemas financiero y contable. “En UCM, antes de SAP, teníamos alrededor de 50 sistemas, algunos de mayor envergadura que otros, pero todos trataban de ayudar a la gestión macro de la universidad. En el 2018, el Honorable Consejo Superior aprobó la implementación de SAP S/4HANA porque era la que presentaba mayores ventajas desde el punto de vista de las necesidades de la universidad”, explicó en su momento Marianela Monsalve, directora de proyecto TITÁN de la UCM.
La solución integró en un solo repositorio toda la información financiera y contable, permitiendo a la organización mejorar el pago de los estudiantes, la gestión y el control de ingresos. Además, se redujo de forma considerable el tiempo de las operaciones.
Una vez concluida la primera fase de modernización tecnológica, la organización echó a andar la segunda, implementando Student Lifecycle Management entre 2020 y 2022. Gracias a esta solución, toda la información de los estudiantes está integrada en un solo sitio, lo que permite a la universidad acceder de manera fácil y eficiente al ciclo de vida completo de un alumno, desde su postulación hasta el egreso. Gracias a esta plataforma, la UCM ha podido enfrentar nuevos desafíos, como integrar toda la información del pregrado facilitando los reportes de gratuidad y potenciar programas de postgrado y educación continua.
Con este proyecto y su exitosa finalización la institución dio un gran paso como universidad digital, transformándose en un modelo para sus pares. Algo destacado por el vicerrector de Administración y Finanzas, Doctor Pablo Hormazábal, durante la ceremonia de cierre del proceso. “Con toda claridad y certeza podemos afirmar que somos una universidad de clase mundial, porque si estamos siendo regularmente consultados por otras instituciones de Latinoamérica y de Chile, respecto a nuestra experiencia en SAP, significa que nos consideran como un caso de éxito”, puntualizó la autoridad.
En consecuencia, la Universidad que nació con un foco regional, hoy extiende su oferta académica hacia Chile y el mundo, debido a la modernización de sus procesos y la incorporación de estas soluciones tecnológicas.
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