Techniek is niet meer de belangrijkste succesfactor

November 29, 2017 van patriciabueters 0

Een overname dwong Experis Ciber om na te denken over een nieuw applicatielandschap. De dienstverlener koos voor een volledig cloudgebaseerde IT-omgeving, met SAP S/4HANA Cloud als kloppend hart. Wat zijn de cloudlessen die Experis Ciber heeft geleerd?

Met zo’n 350 consultants begeleidt Experis Ciber bedrijven in hun digitale transformatie. “Voor ons is het cruciaal dat we een integraal inzicht hebben in de lopende projecten”, vertelt Johan Looijmans, Service Line Manager SAP SCM bij Experis Ciber. “Dat inzicht stelt ons in staat om mensen, projecten en lopende opdrachten zo efficiënt mogelijk in te zetten en in te vullen.”

“Als business line- of projectmanager wil je niet afhankelijk zijn van Excel-rapportages die aan het einde van de maand door de financiële afdeling worden verstuurd”, vervolgt Looijmans. “Wij wilden daarom een systeem hebben waar de business zelf ook gebruik van kan maken. Dat systeem moet bovendien in verbinding staan met de omliggende applicaties voor bijvoorbeeld CRM en hr.”

Practice what you preach

In 2016 kreeg Experis Ciber de gelegenheid om de backofficesystemen volledig opnieuw op te bouwen. Ciber Nederland werd in juni van dat jaar door IT-dienstverlener Ciber verkocht aan de ManpowerGroup. “Bij deze transitie hoorde een nieuwe start met nieuwe technologie en een eigen IT-omgeving waarmee we klaar zijn voor de toekomst”, aldus Looijmans.

Voor Experis Ciber stond direct vast dat die toekomst in de cloud ligt. “Het heeft voor ons geen toegevoegde waarde om een eigen systeem in de lucht te houden en te beheren”, legt Looijmans uit. “Een cloudoplossing past helemaal bij de behoeften die wij als organisatie hebben en zorgt er bovendien voor dat we altijd van de allerlaatste technologie gebruik kunnen maken. Doordat in de cloud regelmatig nieuwe releases beschikbaar worden gesteld, ben je als organisatie altijd voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.”

Ook was direct duidelijk wat het kloppend hart van de nieuwe omgeving moest worden: SAP S/4HANA Cloud. Looijmans: “We kiezen voor de oplossing die het beste aansluit op onze uitdagingen en behoeften, maar nog belangrijker is dat we zelf SAP-partner zijn en ervaring wilden opdoen met deze relatief nieuwe technologie. Met andere woorden: practice what you preach.”

Lessons learned

De implementatie van SAP S/4HANA Cloud heeft meer dan voldoende inzichten opgeleverd die de consultants van Experis Ciber weer met de eigen klanten kunnen delen, zo begrijpen we van Looijmans. “De implementatie van een public-cloud product is toch iets anders dan de implementatie van een oplossing on-premise. Zo was het voor iedereen wennen dat er in de cloud minder keuzemogelijkheden zijn. Het is lastiger om er een eigen kleurtje aan toe te voegen.”

“Daar kwam in ons geval bij dat we heel veel veranderingen tegelijkertijd moesten doorvoeren, en dat met een redelijk strakke deadline”, merkt Looijmans op. “We hadden bijvoorbeeld te maken met een volledige domeintransitie, een nieuw CRM-systeem en een nieuw systeem voor hr. Dat alles bij elkaar heeft best veel van de collega’s gevraagd.”

Hoe is Experis Ciber er dan toch in geslaagd om in vier maanden tijd SAP S/4HANA Cloud succesvol te implementeren? De Service Line Manager van Experis Ciber licht er twee belangrijke ‘lessons learned’ uit:

1. Fit to the standard

Experis Ciber adopteerde standaardprocessen voor tijdschrijven, projectadministratie, facturatie, de financiële administratie en het verwerken van inkomend en uitgaand betalingsverkeer. “Wij waren bereid om onze processen aan te passen aan het product”, zegt Looijmans stellig. “Maar dat betekent wel dat iedereen moet accepteren dat er dingen veranderen. ‘Fit-to-standard’ moet door de hele organisatie worden begrepen en geadopteerd. Als je eenmaal de standaard volgt, wordt het ook eenvoudiger om telkens de nieuwste releases uit te rollen.”

“Zeker toen wij SAP S/4HANA Cloud in gebruik namen, was het product nog volop in ontwikkeling en liepen we tegen beperkingen aan”, legt Looijmans uit. “Inmiddels zijn we enkele releases verder en is de functionaliteit waar we behoefte aan hadden toegevoegd. Dat proces van iedere drie maanden een update is wel iets waar mensen aan moeten wennen.”

2. Focus op changemanagement

“Het gaat niet om het systeem zelf, want de uitdagingen die daarbij komen kijken lossen we wel op. Het gaat om de mensen die met het systeem werken”, zegt Looijmans stellig. “Zeker binnen een zakelijke dienstverlener maken die het verschil. Het is belangrijk dat je iedereen meeneemt in de transitie, ook de mensen die in de backoffice werken. Daarom hebben we er bij Experis Ciber bijvoorbeeld voor gekozen om het projectteam ook na de ‘go live’ in stand te houden. Dit team zorgt voor de noodzakelijke training en support.”

“De uitdaging is niet meer het technisch inrichten van het systeem”, besluit Looijmans. “De snelheid waarmee je het changemanagement doet, is een van de belangrijkste succesfactoren bij dit soort implementaties.”