4 best practices voor een transformatie van finance

Als onderdeel van een transformatieprogramma vervangt NS zijn oude financiële systemen. “En dat allemaal met de winkel open, zoals we ook onze stations verbouwen terwijl de treinen gewoon blijven rijden,” vertelt Hugo Mans, financieel directeur bij NS. Wat zijn de succesfactoren?

Klanten willen op maat worden bediend, bijvoorbeeld met abonnementen die perfect op de persoonlijke behoeften aansluiten. “Tailormade proposities zorgen voor exponentiële groei, maar vragen wel iets van de backoffice,” stelt Mans. “Als de achterkant niet goed is geregeld, lopen processen vast.”

Voor NS was dit een belangrijke reden om de oude systemen op te ruimen. De nieuwe oplossing moest beheersbaarder zijn dan de oude omgeving, de IT-kosten reduceren en vooral de verschillende proposities ondersteunen en zorgen voor begrijpelijke facturen.

Uitgangspunten
De zoektocht van NS leidde naar SAP Hybris Billing. Eind 2019 moet met de hulp van implementatiepartner IFS Probity alles zijn overgebracht naar het nieuwe systeem en wordt de oude omgeving uitgeschakeld. “Maar na de selectie van een oplossing staat een organisatie wel voor een groot project, waar alleen maar een grondige aanpak bij past,” waarschuwt Mans. Daarvoor hanteerde hij een aantal uitgangspunten:

1. Stel kwaliteit voorop
De eerste reactie vanuit de business op een nieuw project is vaak: gaat dit ons niet vertragen? Het is daarom cruciaal om een programma neer te zetten waar de beste mensen bij betrokken zijn en dat vanaf het begin kwalitatief goed is. Mans: “Laat zien dat het niet een IT-programma is om het IT-landschap op te ruimen, maar dat het echte problemen oplost en aansluit op de zakelijke behoeftes. Dan ontstaat al snel het inzicht dat het programma juist voor een versnelling zorgt.”

2. Ga uit van de standaard
Het gebruik van een bewezen oplossing elimineert de noodzaak tot maatwerk. “We hebben er bewust voor gekozen om zo dicht mogelijk bij de geboden standaard te blijven,” licht Mans toe. “Fit to the standard hebben we zelfs tot religie verheven. Door zo min mogelijk maatwerk toe te staan, blijft de kwaliteit van de oplossing behouden.”

3. Maak ruim baan voor blauwdrukken
Een uitgebreide blauwdruk is een belangrijk startpunt voor een goed ontwerp en vormt de basis voor de verdere implementatie. Door te ‘blauwdrukken’ wordt duidelijk wat de impact is van een implementatie op de organisatie en wat allemaal wordt geraakt binnen het systeemlandschap.

“We hebben dan ook veel aandacht besteed aan de blauwdrukken,” verzekert Mans. “De businessblauwdruk hebben we vertaald naar een IT-blauwdruk. Vervolgens hadden we in vier maanden tijd een werkende oplossing staan en werd de eerste opbrengstenstroom ondergebracht in het nieuwe systeem.”

4. Intensiveer de samenwerking
Bij een ingrijpende transformatie is samenwerking continu nodig. “Ja, we zijn keihard gaan blauwdrukken, maar niet zonder de connectie met de belanghebbenden binnen de organisatie te verliezen,” zegt Mans dan ook met nadruk. “De zakelijke behoeftes moeten altijd centraal blijven staan zodat er een blauwdruk ontstaat die van iedereen is.”

“Dit programma werd in eerste instantie getrokken door finance, maar is gaandeweg ook van IT geworden. En van commercie die er een evident belang bij heeft dat we nieuwe proposities eenvoudig kunnen faciliteren,” constateert Mans tevreden. “Het programma is de kapstok geweest voor het intensiveren van de samenwerking tussen de drie partijen die zo belangrijk is.”

Balans opmaken
De eerste resultaten van de implementatie stemmen Mans tevreden. “We hebben nog maar een beperkt deel van de opbrengstenstromen ondergebracht in SAP Hybris Billing, dus het is nog te vroeg om de balans op te maken. Maar we zien al wel dat het systeem doet wat het moet doen: overzichtelijke facturen en verrekeningen genereren.”