Slimme koppeling back-end en klantenportal levert Flatfield 20% besparing op

‘s-Hertogenbosch, 23 oktober 2018 – Klanten van Flatfield volgen de actuele status van hun bestelling sinds kort via een klantenportal. Ze zijn hierdoor beter geïnformeerd en nemen minder vaak contact op met de klantenservice. De leverancier van printplaten liet de portal bouwen bovenop SAP Business One, met behulp van ontwikkelplatform Mendix en solution integrator MxBlue. De oplossing leverde direct 20 procent meer efficiëntie op.

 

Flatfield Multiprint International is specialist in printed circuit boards (PCB’s) voor machines en elektronica. PCB’s zijn platte printplaten met koperen bedrading waarop je elektronische componenten kunt solderen. Flatfield beoordeelt PCB-ontwerpen die de klant aanlevert, adviseert over verbetering, stuurt het definitieve ontwerp naar een Chinese fabriek, verzorgt de verscheping naar Nederland en controleert de printplaten voor overdracht aan de klant.

 

Routinevragen

Het bovengenoemde proces is meestal lang en complex. Het was bovendien tot dusver weinig inzichtelijk voor klanten. Zij e-mailden Flatfield regelmatig met routinevragen, bijvoorbeeld over de status van hun bestelling. Als fabrikanten van ledverlichting, regelkasten, zonnepanelen of 3D-printers, willen ze weten wanneer hun batch printplaten arriveert of waarom er oponthoud is. Een klantenportal biedt uitkomst.

 

“Het nieuwe webportaal geeft onze klanten veel tijdwinst”, vertelt Jeroen van Eck, procesmanager bij Flatfield. “Ze kunnen met het portaal veel informatie zelf opzoeken, bijvoorbeeld over de offerte, de order en de levering. Vooral de jongste generatie inkoopmedewerkers verwacht op elk moment van de dag actuele informatie te kunnen inzien. En dan het liefst op een aantrekkelijke manier zonder eerst te hoeven bellen.”

 

Meer tijd voor complexe vragen

Uiteraard profiteert ook Flatfield zelf van de nieuwe portal. Het bedrijf wil zo veel mogelijk automatiseren. De meeste klantvragen gingen over zaken die ze binnen een paar minuten in het ERP-systeem kunnen opzoeken. Maar zulke vragen kosten toch tijd, waardoor er minder aandacht besteed kan worden aan klanten die complexere vraagstukken hebben. Daarnaast haalt het werknemers uit hun concentratie. Nu klanten de portal gebruiken, krijgen onze tien binnendienstmedewerkers meer tijd daarvoor. Flatfield verwacht dat klanten in volgende versies van de portal ook facturen kunnen inzien, bestellingen plaatsen en leverdata aanpassen.

 

Voor de bouw van de klantenportal schakelde Flatfield MxBlue in. Deze integrator ontwikkelt SAP-extensies met behulp van het low-code ontwikkelplatform Mendix. Jeroen Verbeek, IT-manager bij Flatfield: “We zochten meer een platform dan een specifieke oplossing. Het komt niet vaak voor dat Mendix wordt ingezet voor koppeling met SAP Business One. Maar toen MxBlue ons de mogelijkheden van Mendix demonstreerde, waren we erg gecharmeerd.”

 

Klanten verbluffen

De agile ontwikkeling van de klantenportal nam een maand of vier in beslag. Han-Pieter Duyverman, Mendix-teamlead bij MxBlue: “We begonnen in januari en in mei was de pilot gereed, met dank aan de door Koomba geleverde integratietool ‘ZED B1Webapi’. Daarmee wisten we de klanten van Flatfield al te verbluffen. Wat volgde was de finetuning en in juni gingen we live. Vanaf de eerste sprint gebruiken we live data uit het SAP-systeem. Tijdens de implementatie vroegen we medewerkers wat zij nog wilden veranderen. Dit gaf ons ook veel draagvlak binnen het team.”

 

Van Eck: “De ontwikkeling van de portal is een iteratief proces van klein beginnen en stapsgewijs meer functionaliteit toevoegen. Think big, act small. Flatfield heeft een groeiambitie die wij met een beperkt aantal medewerkers willen realiseren. Nu al levert de portal ons 20 procent meer efficiency op. Onze binnendienst heeft daardoor meer tijd om klanten te ondersteunen en proactief te vragen of ze willen bijbestellen.”