​Case Universiteit Utrecht: ‘Van maatwerk naar standaard’

In samenwerking met SAP hebben we een serie gemaakt over het snijvlak van ondernemen en IT. Ieder artikel in deze serie heeft een bedrijf centraal staan dat op enige manier te maken heeft met een digitale transformatie binnen het bedrijf. In dit artikel staat Universiteit Utrecht centraal.

Universiteit Utrecht is een van de oudste universiteiten van Nederland. En ook die ontkomt niet aan automatisering. De universiteit heeft het debiteurenproces verder geautomatiseerd met behulp van de SAP Cash Application, die mogelijk gemaakt wordt door SAP Leonardo. Via de applicatie worden overeenkomende kenmerken uit historische financiële data geanalyseerd om facturen automatisch te koppelen aan binnenkomende betalingen.

Binnen groter project

Binnen de universiteit is er een groter project op gebied van robotisering / automatisering gaande. Het project rondom de Cash Application had in verhouding een kleinere scope en zodoende een doorlooptijd van ongeveer drie maanden. Colin Blair, Lead Architect Administrative Systems Universiteit Utrecht, over het project: “Dit project was voor ons een onderdeel van het automatiseringsproject. We hebben hier met een klein team aan gewerkt en konden alles snel en makkelijk ‘on the fly’ aanpassen. In totaal zijn we drie maanden bezig geweest en ging de implementatie vrij gemakkelijk.”

Vaak merken de eindgebruikers weinig van zo’n optimalisatie. Blair zegt hierover: “Aangezien het project zonder horten of stoten is verlopen, hebben de eindgebruikers niets gemerkt van de verandering. Maar ze merken wel het resultaat en dat is eigenlijk een groot compliment. De consulting vanuit SAP heeft hier ook een grote bijdrage in gehad.”

Procesverbetering

Voorheen werkten medewerkers van debiteurenbeheer via maatwerk. Dit maatwerk was niet altijd compatible, waardoor een verandering voor de hand lag. Blair legt het verder uit: “De afdeling debiteurenbeheer is altijd wel aan het pionieren geweest. Zij zijn dan ook binnen dit project de kartrekkers. Wat vooral het doel is geweest, is om van maatwerk naar standaardisatie te gaan. En de stap van een private cloud naar een cloudplatform is dan altijd spannend.”

Inmiddels zijn de resultaten van dit project zichtbaar binnen de universiteit. “In het verleden behaalde resultaten, bieden geen garanties voor de toekomst. Toch is dit project een soort pilot geweest binnen de universiteit om een beter beeld te krijgen van welke mogelijkheden er zijn. Op het gebied van de cloud, maar ook bijvoorbeeld voor Conversational AI. Door dit alles wordt de transitie naar S4 ook makkelijker. En het belangrijkste is dat we verdere procesverbeteringen laten zien, waardoor er stukken efficiënter gewerkt wordt. In deze casus is het primaire proces sterk verbeterd aangezien de studentenadministratie zich nu aanzienlijk minder bezig hoeft te houden met de financiële administratie.”