Bedrijven in geïndustrialiseerde en opkomende economieën wisselen naar verwachting in 2025 ruim driekwart van alle facturen elektronisch uit. In real-time of zeer kort nadat facturen zijn verzonden. Bedrijven moeten voldoen aan een scala aan nationale en internationale tax-regels.
Wie niet aan de regels voldoet, kan kostbare audits tegemoetzien die de cashflow verstoren, leveranciersketen belemmeren en relaties met toeleveranciers bemoeilijkt. Vijf uitdagingen waar bedrijven in het tijdperk van digitale belastingen voor staan:
1. Foutieve facturen van toeleveranciers
Steeds meer bedrijven omarmen geautomatiseerde systemen om facturen van crediteuren geautomatiseerd te verwerken. Dit helpt fouten op facturen tijdig op te sporen, risico’s verbonden aan deze fouten te minimaliseren en de controle van facturen te stroomlijnen. Vaak verwerken bedrijven facturen in verschillende systemen, toegespitst op bijvoorbeeld specifieke sectoren. Dat geldt ook voor multinationals, die met verschillende nationale belastingstelsels te maken hebben.
Het gebruik van meerdere systemen om facturen te verwerken levert echter risico’s en extra complexiteit op. Zo vergroten deze systemen de kans op menselijke fouten bij het registreren van facturen. Ook zijn fouten op facturen bij registratie in niet-geïntegreerde systemen moeilijker op te sporen en te verhelpen.
2. Facturen laten controleren door de Belastingdienst
In sommige landen keurt de Belastingdienst iedere factuur goed voordat deze verstuurd mag worden. Dit wordt ook wel ‘clearance e-invoicing’ genoemd. Het bestandsformaat waarin facturen hiervoor dienen te worden aangeleverd, verschilt per land. Het is de verantwoordelijkheid van kopers om nakoming van de belastingwetgeving te waarborgen. Zij staan voor de uitdaging zeker te stellen dat hun systemen facturen kunnen omzetten in bestandsformaten die aansluiten bij de workflows van de Belastingdienst.
3. Het juiste BTW-tarief toepassen
Sommige bedrijven werken samen met buitenlandse toeleveranciers. Dit brengt uitdagingen met zich mee. Zo hanteert ieder land zijn eigen BTW-stelsel, waarbij in sommige gevallen voor verschillende producten verschillende tarieven gelden. Het is dan ook een uitdaging zeker te stellen dat op elk factuur voor ieder product het juiste BTW-tarief is gehanteerd.
4. Belastingaangifte
BTW-aangiftes vinden vandaag de dag nagenoeg volledig online en digitaal plaats. Belastingdiensten vragen ondernemers steeds gedetailleerdere informatie aan te leveren over transacties. Dit helpt onder meer bij de bestrijding van BTW-fraude.
Veel lidstaten van de Europese Unie (EU) hanteren hiervoor de Standard Audit File for Tax (SAF-T). Sommige lidstaten wijken hier echter vanaf en hanteren eigen standaarden. Ook het soort gegevens, de frequentie waarmee deze aangeleverd dient te worden en de verantwoordelijkheid verschilt per land.
5. Compliance met E-archiving
Sommige landen omarmen in een hoog tempo ‘e-assessment’. Wanneer u een belastingaanslag wilt aanvechten die de Belastingdienst op basis van real-time transacties berekent, moet u over sterk bewijsmateriaal beschikken. Nu overheden naar extreme digitale methodes grijpen om belastinginkomsten te verhogen, is een compliant boekhouding dan ook van steeds groter belang.
De digitalisering van belasting brengt uitdagingen met zich mee voor financiële afdelingen wereldwijd. Technologische automatisering is de enige manier om deze uitdagingen te overwinnen. Automatisch alle financiële systemen updaten en compliant houden – en daarmee in essentie compliance automatiseren – is noodzakelijk. Niet alleen om audits te voorkomen, maar ook voor het realiseren van kostenbesparingen, het bewaken van de cashflow en het beschermen van relaties met leveranciers.
Meer weten over ontwikkelingen op de finance-afdeling? Lees dan ons blog over Intelligent Treasury Management.
Ontdek meer