SAP Business One

Van Duijnen Groep stroomlijnt bedrijfs- en serviceprocessen met SAP

SAP Business One en SAP Field Service Management basis voor ‘connected’ toekomst

Het vervangen van een volledige ERP-omgeving is een ingrijpende operatie. Van Duijnen Groep had vanwege sterke veroudering van de oplossing en vertrekkende IT’ers echter weinig keuze. Samen met SAP-partner JIS Nederland implementeerde het in nog geen half jaar een nieuwe, moderne backoffice op basis van SAP Business One, aangevuld met SAP Field Service Management (FSM).

Van Duijnen Groep levert oplossingen voor koffie, thee en soep aan een brede zakelijke doelgroep. Het bedrijf streeft naar een ‘10+-dienstverlening’ waarin de klant centraal staat. Voor het beheer van de belangrijkste bedrijfsprocessen maakte Van Duijnen Groep tot vorig jaar gebruik van een on-premises ERP-systeem, aangevuld met een CRM- en een fieldservicemodule.

Die omgeving liep volgens Paul Kragten, eigenaar van Van Duijnen Groep, echter op zijn laatste benen. “De onderliggende databases worden vanaf komend jaar niet meer onderhouden. Bovendien hadden we in de loop der jaren veel maatwerk toegevoegd”, merkt Kragten op. “Maatwerk dat we niet meer konden onderhouden, omdat onze verantwoordelijke IT’ers met pensioen gingen.”

P&L per klant
De zoektocht naar een geschikte vervanger was geen eenvoudige. “Wij hielden voor iedere klant een aparte P&L bij, die we uiteindelijk lieten terugvloeien naar onze centrale P&L. Daarvoor moet veel informatie aan elkaar gekoppeld worden. Denk aan data over de leasing of koop van het apparaat, maar ook gegevens over het aantal uren dat een servicemedewerker aan de klant besteed had. De meeste leveranciers konden die verschillende data niet bij elkaar brengen. Het probleem is dat die uit verschillende systemen komen en de onderliggende databases niet met elkaar kunnen praten.”

Uiteindelijk vond het bedrijf toch een manier om deze boekhoudkundige methode voort te zetten, via een combinatie van SAP Business One en SAP FSM. Twee oplossingen die in tegenstelling tot de concurrentie wel dergelijke data kunnen uitwisselen. “Wij hadden zelf geen idee van het bestaan van deze oplossingen. Het was eigenlijk ingegeven door onze partner JIS Nederland. Wij hadden eigenlijk een andere oplossing op het oog, maar JIS Nederland wees ons erop dat deze combinatie veel beter bij onze wensen past”, zegt Kragten.

Paperless
Naast Business One nam het bedrijf ook SAP FSM in gebruik. Met deze oplossing beheert Van Duijnen Groep de onderhoudsmedewerkers die door heel Nederland bij klanten over de vloer komen. Volgens Kragten naar tevredenheid. “Dankzij deze oplossing is onze grip op dat servicewerk flink toegenomen. We hebben alle oude interfaces teruggebracht tot een centraal dashboard. Dat geeft ons een veel beter zicht op de processen. Bovendien is de gehele operatie ‘paperless’ geworden. Dat is zeker vanuit duurzaamheidsoogpunt pure winst.”

De voordelen van de SAP Business One-omgeving is Van Duijnen Groep nog volop aan het ontdekken. “Voor ons is het nog een ontdekkingstocht”, geeft Kragten toe. “We leren het systeem en de mogelijkheden steeds beter kennen. Maar we merken nu al dat bepaalde processen veel soepeler verlopen. Zo gaat het maken van rapportages vele malen sneller. Ook bijvoorbeeld het versturen van maandelijkse facturen is nu een druk op de knop. In het oude systeem moesten we daarvoor allerlei systemen raadplegen.”

100 pagina’s procesdocumentatie

Toch was een ander aspect volgens Frank Vunderink, Senior Accountmanager bij JIS Nederland, misschien wel nog belangrijker. “We hebben van tevoren zeer nauwkeurig gedocumenteerd hoe de bedrijfsprocessen in de nieuwe omgeving eruit moesten zien. Aan de hand van die beschrijvingen hebben we eerst goed gekeken of SAP Business One en SAP Field Service Management de juiste oplossingen waren.”

Ook tijdens het implementatietraject kwamen die beschrijvingen volgens Vunderink van pas. “Wanneer er bijvoorbeeld een vraag was over hoe een bepaalde boeking precies verliep, konden we ze eenvoudig verwijzen naar een bepaalde pagina van het procesdocument. Daarmee vermeden we ook het risico dat we medewerkers moesten vragen hoe bepaalde processen verliepen. Dan bestaat namelijk de kans dat je oude processen gaat implementeren.”

Een andere positieve factor was, ironisch genoeg, corona. “Voor onze business was corona geen fijne periode”, merkt Kragten op. “Maar daardoor konden we wel veel focus leggen op het implementatietraject.”

Toekomstvisie

Het bedrijf zet de komende jaren stevig in op een verdere modernisering van de operatie. Een belangrijke stip aan de horizon is het verbonden maken van de drankmachines. “Dan moet je denken aan bijvoorbeeld QR-codes voor eenvoudige self-servicing. Uiteindelijk zullen we ook in onze branche te maken krijgen met IoT. Denk aan koffieapparaten met een internetverbinding, die we op afstand kunnen uitlezen voor bijvoorbeeld preventief onderhoud. Ook maakt het nieuwe afrekenmodellen zoals pay-per-use mogelijk. Met onze nieuwe backoffice zijn we op zo’n toekomst voorbereid”, besluit Kragten.

Van Duijnen Groep stroomlijnt bedrijfs- en serviceprocessen met SAP

Click the button below to load the content from YouTube.

Van Duijnen Groep stroomlijnt bedrijfs- en serviceprocessen met SAP