Słodka droga LOTTE Wedel do cyfryzacji procesów zakupowych

Rynek branży produkcyjnej notuje stabilny wzrost, co skłania producentów do poszukiwania nowych sposobów optymalizacji procesów zakupowych. Firma LOTTE Wedel przekształciła skomplikowane metody kwalifikacji dostawców i realizacji zamówień w jedną, przejrzystą platformę. Automatyzacja i standaryzacja systemu zarządzania procesami zakupowymi utorowały firmie drogę do dalszej ekspansji.

 

Przedsiębiorstwo z ponad 170-letnią tradycją, zdecydowało się na modernizację kluczowych operacji biznesowych. Konieczne było wdrożenie rozwiązania, które ujednolici model kwalifikacji dostawców, zapewni szybki dostęp do historii postępowań przetargowych i przyspieszy, a także zautomatyzuje pracę zespołów uwalniając cenne zasoby. Efektem była cyfrowa transformacja działu zakupów. Partnerem wdrożeniowym LOTTE Wedel była firma Apollogic.

 

LOTTE Wedel

Wedel działa od 1851 r. Produkty firmy są dostępne w sklepach sieciowych i detalicznych, a także w sieci Pijalni Czekolady E.Wedel, liczącej 30 lokali w całej Polsce. Poza umacnianiem kluczowej pozycji na krajowym rynku, ważną częścią strategii jest eksport – wedlowskie produkty są dostępne w blisko 60 krajach na całym świecie.

Będąc częścią grupy LOTTE, Wedel jest zarządzany lokalnie, przez polski zespół zarządzający, a wszyscy pracownicy są autorami zmian – współtworzą firmę i jej portfolio. Wedel to firma o bogatej tradycji społecznej odpowiedzialności. Pionierskie podejście rodziny Wedlów jest kontynuowane, poprzez realizację strategii CSR, której towarzyszy hasło: „z przyjemnością dla przyszłości”.

 

Wyzwanie: Jak efektywnie zarządzać wydatkami pośrednimi?

Rozbudowane i odrębne procesy zakupowe w firmie powodowały trudności w efektywnym zarządzaniu produkcją i dystrybucją. Dlatego dla LOTTE Wedel istotne było ustandaryzowanie procesów zakupowych, poprawa efektywności procesowej i kosztowej, a także automatyzacja powtarzalnych zadań, a w efekcie odciążenie pracowników.

W tej sytuacji LOTTE Wedel zdecydował się na wdrożenie systemu SAP, a w nim narzędzia SAP Ariba Guided Buying, w którym zaszyte są wszystkie niezbędne informacje, jak procedury i polityki zakupowe. Dzięki temu wdrożeniu, LOTTE Wedel ułatwia użytkownikom dokonywanie zakupów produktów, a także usług od preferowanych dostawców przy zachowaniu zgodności z procesami i zasadami zaopatrzenia. Z kolei SAP Ariba Sourcing odpowiada za wsparcie procesu negocjacji i inteligentne rekomendacje w oparciu o określone w formularzach kryteria i zdefiniowanie podstawowych danych. Dzięki temu użytkownik może wyszukiwać i wybierać kwalifikowanych dostawców z szerokiej bazy w oparciu o własne wymagania (w tym cenowe) oraz automatyzować, usprawniać i śledzić działania związane z określaniem źródła dostaw. Narzędzie SAP Ariba Sourcing znajduje zastosowanie nie tylko w zamówieniach produktowych, ale także usługowych.

Wyzwaniem okazało się nie tylko przeprowadzenie transformacji w rozbudowanych strukturach firmy, ale także początkowy opór dostawców i partnera wewnętrznego do transformacji. Natomiast zaangażowanie zespołu projektowego, a także korzyści i dalsze perspektywy rozwoju przekonały Zarząd do podjęcia działań i inwestycji w zakresie cyfryzacji.

Zarządzanie zmianą było w początkowej fazie dużym wyzwaniem dla LOTTE Wedel, natomiast w drodze do cyfryzacji towarzyszył firmie zaufany i doświadczony Partner wdrożeniowy – Apollogic. Zakres współpracy został określony indywidualnie. Wiele procesów wdrożeniowych zostało przeprowadzonych przez LOTTE Wedel wewnętrznie, natomiast Apollogic odpowiadał za wsparcie bardziej skomplikowanych procedur oraz komunikację z SAP Ariba.

 

Rozwiązanie: Przejrzystość, oszczędność, skalowalność z SAP Ariba

Realizując projekt cyfrowej transformacji obszaru zakupowego, LOTTE Wedel określił swoje główne cele projektowe, tj.:

1. Konsolidację wydatków w wybranych kategoriach i ilościową optymalizację bazy dostawców o 20%
2. Obniżenie kosztów transakcyjnych o 50% poprzez zmniejszenie liczby zamówień w SAP.
3. Wdrożenie katalogów dla każdego obszaru – łącznie 20.
4. Obniżenie o 60% kosztów zakupowych w działach pokrytych e-katalogami.
5. Oszczędności na poziomie kosztów i czasu pracy.

Proces wdrożeniowy został podzielony na dwa etapy – SAP Ariba Sourcing oraz SAP Ariba Guided Buying.

 

SAP Ariba Sourcing objął takie obszary zakupowe, jak:

• Kompleksowe zarządzanie postępowaniami RFX oraz aukcjami.
• Zarządzanie procesami oraz przepływem pracy.
• Poprawa efektywności procesowej.

 

Implementacja platformy usprawniającej operacje zaopatrzeniowe skróciła czas kompletowania informacji na temat dostępności towarów i poprawiła jakość danych. Standaryzacja działań pociągnęła za sobą także większą przejrzystość wydatków.

 

SAP Ariba Guided Buying, a w nim:

• Standaryzacja i automatyzacja zakupów.
• Minimalizacja niezgodności audytowych – zgodność z polityką zakupową i procedurami.
• Poprawa efektywności kosztowej poprzez wdrożenie e-katalogów.

Uruchomienie e-katalogów w SAP Ariba Guided Buying pozwala dowolnie konfigurować kafelki, kategorie oraz formularze, aby cały proces zakupowy był intuicyjny i przyjazny dla użytkownika. Funkcja ta upraszcza również współpracę z dostawcami i podmiotami zewnętrznymi. Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do bazy produktów, usług oraz ekspertów w oparciu o własne potrzeby oraz kryteria i wybraną lokalizację. Narzędzie to jest też konfigurowalne i skalowalne, co daje perspektywy dalszego rozwoju w oparciu o rosnące potrzeby przedsiębiorstwa. LOTTE Wedel uwzględnił m.in. katalogowy podział działu prawnego, rekrutacji, magazynowania i części zamiennych.

 

Projekt objął swoim zasięgiem wiele obszarów biznesowych LOTTE Wedel, w tym:

• Zakupy bezpośrednie.
• Badania Konsumenckie.
• Administrację.
• Magazyn Materiałów POS.
• Magazyn Konsygnacyjny.
• Magazyn Części Zamiennych.
• Magazyn Operacyjny.

 

Efekty: Jeden standard, nieskończone możliwości

Wyniki projektu znacznie przekroczyły oczekiwania firmy i pierwotne założenia również w kwestii rzeczywistego wykorzystania SAP Ariba Guided Buying przez użytkowników, a także tego, jak przełożyło się to na wartość zamówień. Projekt udało się zrealizować w czasie 1,5 roku, a do korzyści wynikających z wdrożenia należą również:

• wdrożenie łącznie 140 katalogów;
• zapewnienie zgodności z Polityką Zakupową;
• sprawniejsze zarządzanie dostawcami i rozwój współpracy z dostawcami;
• standaryzacja i automatyzacja realizacji zamówień;
• korzystniejsze terminy ważności cen u 72% dostawców;
• szybsze zakupy: sprawniejsze procesowanie zamówień poprzez udostępnienie e-katalogów użytkownikom;
• uwolnienie zasobów;
• zminimalizowanie komunikacji offline – składanie zamówień oraz kontakt z dostawcą przez system SAP Ariba Guided Buying;
• atrakcyjny i intuicyjny interfejs i akceptacja zamówień na telefonie.

 

O sukcesie wdrożenia zadecydował szereg czynników, a jednym z najważniejszych był zaangażowany zespół wdrożeniowy obejmujący: Komitet sterujący – Dyrektora Finansów, Kierownika IT oraz Kierownika PMO, Lidera – Kierownika Zakupów Pośrednich, Ekspertów, Koordynatorów Projektu oraz Ekspertkę danych księgowych – Główną Księgową.

Przed LOTTE Wedel dalsze wdrożenia i rozwój. W przyszłości firma planuje implementację nowszej wersji systemu SAP Ariba Sourcing – SAP Ariba Guided Sourcing.

 

O Partnerze:

Apollogic to wieloletni partner SAP, specjalizujący się w świadczeniu usług IT i transformacji cyfrowej.  Wykorzystując wiedzę i doświadczenie zespołu składającego się z ponad 100 ekspertów, firma dostarcza innowacyjne rozwiązania, które wspierają klientów korporacyjnych w osiąganiu przewagi konkurencyjnej. Apollogic automatyzuje procesy, wdraża i integruje systemy, a także dostarcza autorskie rozwiązania IT. Jako eksperci w dziedzinie doskonalenia doświadczeń klienta z marką, firma objęła patronatem strefę Customer Experience, gdzie prezentują zaawansowane metody budowy relacji z klientami, wzmocnienia lojalności i zwiększenia sprzedaży.

 

Więcej znajdziesz na: SAP Intelligent Spend and Business Network