Władze słynnego londyńskiego City podjęły decyzję o wdrożeniu transformacji cyfrowej usług publicznych. City of London Corporation, jednostka odpowiedzialna za całą strategię działania nie tylko dzielnicy, ale całego najstarszego i kluczowego centrum biznesowego Londynu, zdecydowała o rozpoczęciu współpracy z SAP. Dostosowanie funkcjonowania dzielnicy oraz całej infrastruktury biznesowej do zasad społecznej odpowiedzialności biznesu i cyfryzacji miasta będzie przebiegało przy użyciu RISE with SAP i chmury publicznej.
City of London, znane również jako Square Mile, to dzielnica finansowa Londynu, która na stosunkowo niedużej powierzchni ok. 3 km² mieści 8600 mieszkańców oraz firmy zatrudniające aż 614 500 pracowników (dane z maja tego roku za cityoflondon.gov.uk). Londyńskie City co roku odwiedzają miliony gości z Wielkiej Brytanii i całego świata. Skala działania City of London Corporation, jednostki administrującej centralną częścią Londynu, to nie tylko zarządzanie dzielnicą, ale także pełnienie roli hubu biznesowego. Zarząd City of London jest także odpowiedzialny za utrzymanie optymalnych warunków działania dla największych instytucji finansowych, jak choćby Centralnego Banku Wielkiej Brytanii, brytyjskiej Giełdy Papierów Wartościowych, Europejskiego Banku Odbudowy i Rozwoju, a także siedzib m. in. Lloyd’s of London, Aviva, BT Group, Prudential plc czy Unilever.
Uwzględniając wspomnianą skalę aktywności oraz międzynarodowy charakter działania wielu zlokalizowanych w swoich granicach biznesów, City of London Corporation potrzebowała ujednoliconej platformy ERP w chmurze. Celem zmiany miało być: obniżenie kosztów utrzymania dotychczasowej infrastruktury IT; skonsolidowanie starszych technologii; skrócenie czasu i zasobów poświęcanych przez urzędników na zadania wykonywane ręcznie oraz zapewnienie bardziej stabilnych i wydajnych sposobów pracy.
Z przestarzałego systemu ERP do chmury
Podstawą transformacji City of London będzie edycja publiczna S/4 HANA Cloud, dzięki której administracja zyska przejrzysty wgląd w podstawowe procesy biznesowe w obszarze finansów, prognozowania i zasobów ludzkich. Wdrożenie zostało zaplanowane elastycznie i podzielone na cztery etapy: rozpocznie się od zmiany procesów HR, następnie zostaną zaadaptowane kolejne narzędzia, dobrane pod kątem przede wszystkim zwiększenia automatyzacji, udostępniania i wglądu do danych w czasie rzeczywistym, poprawienia jakości współpracy wewnątrz urzędu i ułatwienia podejmowania decyzji. Wielofazowe podejście obejmuje również łatwą integrację z istniejącym portfolio produktów Microsoft.
„Sektor publiczny stoi w obliczu dobrze udokumentowanych wyzwań budżetowych, tym bardziej, że zapotrzebowanie na jego usługi i wsparcie stale rośnie. Razem z City of London Corporation podzielamy podobne wartości i ambicje w zakresie transformacji cyfrowej i sposobu, w jaki może ona napędzać odczuwalne zmiany: wymierną redukcję kosztów i poprawę wydajności operacyjnej. SAP jest głęboko zaangażowany w promowanie wartości społecznych i generowanie pozytywnego wpływu na lokalne społeczności i małe firmy. Dzięki temu partnerstwu City of London wesprze swoją strategię działań na rzecz klimatu – osiągnięcie zerowego poziomu emisji netto. Narzędzia SAP zostaną wykorzystane także w innych kluczowych inicjatywach: zwiększaniu umiejętności cyfrowych, naukę języka angielskiego, rozbudowę oferty staży zawodowych dla osób w wieku 14–18 lat. Rozwiązania SAP ułatwią także prowadzenie warsztatów ze szkołami w City of London w zakresie umiejętności cyfrowych i ścieżek kariery oraz wesprą lokalne firmy i organizacje społeczne w obszarach cyberbezpieczeństwa i umiejętności cyfrowych” – podkreśla Leila Romane, Managing Director, SAP UK & Ireland.
Praca w londyńskiej administracji będzie łatwiejsza
W ramach partnerstwa z SAP City of London uzyska nie tylko przejrzystość i łatwy dostęp do danych. Migracja do chmury i konsolidacja dotychczas wykorzystywanych technologii obniży także całkowity koszt posiadania ogromnej infrastruktury cyfrowej, a to wpłynie na codzienność zatrudnionej kadry urzędniczej. Pracownicy City of London Corporation skorzystają również z nowych rozwiązań samoobsługowych w urzędach – zmniejszy się liczba zgłoszeń serwisowych, a doświadczenie klientów zyska na jakości dzięki płynności obsługi.
„Nasz nowy system finansowy i kadrowy przejdzie prawdziwą transformację: znacznie zwiększy naszą wydajność, możliwości i zdolność do dzielenia się informacjami. Nowy system informatyczny pomoże także umocnić zaufanie do nas jako światowej klasy organizacji, która w pełni uwzględnia potrzeby i różnorodność społeczności, którym służy. To podejście jest spójne z zatwierdzoną nową strategią cyfrową oraz planami rozwoju na najbliższe lata” – komentuje Dawn Wright, Przewodnicząca Komitetu Usług Cyfrowych City of London Corporation.
Chmura w Polsce: czy polskie miasta mogą iść za przykładem Londynu?
W 2023 roku 32% polskich firm deklarowało, że rozpoczęło swoją podróż w kierunku transformacji w chmurze. Zamiar wdrożenia rozwiązań chmurowych motywowany był m. in potrzebą redukcji kosztów infrastruktury IT. Tymczasem w tym samym roku Gartner szacował, że bycie konkurencyjnym i sprostanie wymogom cyfryzacji wymaga wdrożeń chmurowych na poziomie 50% do roku 2028. Takie predykcje potwierdzały także badania McKinsey „Chmura 2030. Jak wykorzystać jej potencjał i przyspieszyć wzrost w Polsce”. Analizy pokazywały, że jeśli polska gospodarka ma zachować konkurencyjność, musi przyspieszyć w zakresie zastosowania chmury. Według McKinsey polski poziom wdrożeń jest 14-krotnie niższy względem najbardziej zaawansowanych cyfrowo gospodarek Europy Północnej i 1,5-krotnie niższy niż średnia dla krajów Europy Środkowo-Wschodniej. Z drugiej strony tempo wzrostu zastosowania rozwiązań chmurowych w Polsce estymuje się na poziomie 23% rocznie.
Trudno sobie wyobrazić całokształt tej transformacji bez zaangażowania lokalnej i centralnej administracji. Optymalizacja zarządzania miejskimi finansami i budżetem oraz wzrost efektywności świadczenia usług mieszkańcom i biznesowi to cele takie same, jakie postawili sobie włodarze londyńskiego City. W Polsce z rozwiązań chmury publicznej SAP korzysta w tej chwili przede wszystkim Miasto Stołeczne Warszawa.
„Precyzyjne zarządzanie danymi usprawnia proces decyzyjny i wpływa na bardziej efektywne świadczenie usług lokalnym społecznościom. Administracja samorządowa potrzebuje prostych rozwiązań, dlatego chmura jest tak bardzo przydatnym narzędziem. Zintegrowane systemy SAP zapewniają kompleksowe narzędzia do monitorowania i analizowania procesów finansowych, samorządy zyskują więc pełniejszą kontrolę nad wydatkami i dochodami, a także integrację procesów, co z kolei zwiększa efektywność operacyjną w mocno przeciążonych jednostkach administracji. Nowoczesne rozwiązania wykorzystywane od dawna na szeroką skalę w sektorze biznesowym, mogą mieć realny wpływ na poprawę funkcjonowania administracji samorządowej” – podsumowuje Marek Roter, wiceprezes zarządu i dyrektor sprzedaży w SAP Polska.
