Historia transformacji działu HR w jednej z największych grup handlowych w Polsce
W dużych organizacjach handlowych cyfryzacja zwykle zaczyna się od sprzedaży, logistyki i obsługi klientów. Jednak wraz ze wzrostem skali działalności równie istotne stają się procesy wewnętrzne – szczególnie te związane z zarządzaniem pracownikami. Gdy firma działa w wielu segmentach rynku i zatrudnia tysiące osób, rozproszone narzędzia HR zaczynają ograniczać tempo jej rozwoju.
Z takim wyzwaniem mierzyła się Grupa Eurocash, która zarządza największą siecią franczyzową w Polsce, obejmującą ponad 15 tys. sklepów. Przedsiębiorstwo jest także właścicielem marki Frisco oraz rozwija własne platformy cyfrowe dla handlu, takie jak eurocash360 czy aplikacje lojalnościowe dla sieci detalicznych. Przy takiej skali działalności firma potrzebowała bardziej uporządkowanego i zautomatyzowanego modelu zarządzania obszarem kadrowo-płacowym.
Wyzwanie: rozproszone procesy i niespójne dane HR
Wraz z rozwojem Grupy Eurocash coraz większym problemem stawało się funkcjonowanie wielu narzędzi i procesów HR działających równolegle w różnych obszarach przedsiębiorstwa. Utrudniało to zarządzanie danymi pracowników, wydłużało procesy administracyjne oraz ograniczało możliwości skalowania biznesu.
Do sprawnego kontynuowania działalności firma potrzebowała:
- uporządkowania danych pracowniczych w jednym środowisku,
- standaryzacji procesów HR w całej grupie,
- uproszczenia obiegu wniosków i formalności kadrowych,
- zwiększenia samoobsługi pracowników i menedżerów,
- ograniczenia wykorzystania Excela oraz rozproszonych narzędzi zewnętrznych,
- stworzenia platformy, która będzie mogła rozwijać się wraz z działalnością biznesową.
Dodatkowym wyzwaniem była skala całego przedsięwzięcia – Grupa musiała uwzględnić różnice operacyjne pomiędzy poszczególnymi spółkami oraz zachować ciągłość działania podczas transformacji.
Rozwiązanie: SAP SuccessFactors jako centralna platforma HR
Eurocash zdecydował się na wdrożenie chmurowego środowiska SAP SuccessFactors jako centralnej platformy do zarządzania procesami HR. Partnerem wdrożeniowym projektu zostało PwC Polska. Projekt obejmował:
- standaryzację procesów HR w całej Grupie,
- migrację rozproszonych danych do jednego środowiska,
- automatyzację obiegu informacji pomiędzy pracownikami, menedżerami i działami HR,
- wdrożenie narzędzi samoobsługowych dla pracowników,
- uproszczenie ścieżek akceptacji,
- szkolenia i działania wspierające adopcję systemu.
Cały proces wdrożeniowy trwał 14 miesięcy i obejmował mapowanie procesów, konfigurację systemu oraz przygotowanie firmy do pracy w nowym modelu. Równolegle uruchomiona została platforma HRgo, która stała się centralnym miejscem obsługi procesów personalnych.
Efekty: powszechna akceptacja systemu oraz uproszczenie pracy działów HR
Eurocash wykorzystał wdrożenie do uporządkowania bardzo rozproszonego środowiska HR obejmującego zarówno pracowników firmy, jak i partnerów handlowych. Kluczowym rezultatem była szybka popularyzacja nowego systemu oraz ograniczenie ręcznych działań realizowanych wcześniej w wielu narzędziach.
- 100 proc. aktywacji wśród menadżerów – cała kadra menadżerska zaczęła aktywnie korzystać z systemu w ciągu trzech miesięcy od wdrożenia.
- 90 proc. aktywacji pozostałych pracowników – bardzo wysoki poziom akceptacji osiągnięto również wśród pozostałych użytkowników w ciągu sześciu miesięcy.
- Ograniczenie liczby narzędzi HR – firma uprościła środowisko techniczne, eliminując część rozproszonych rozwiązań.
- Mniej procesów realizowanych w odrębnych arkuszach kalkulacyjnych – wiele ręcznych operacji zostało zautomatyzowanych i przeniesionych do jednego systemu.
- Większa przejrzystość danych kadrowych – firma uzyskała bardziej uporządkowany dostęp do informacji HR.
- Szybszy przepływ informacji – poprawiła się komunikacja między pracownikami, menedżerami i działami HR.
- Fundament pod dalszą cyfryzację – wdrożenie otworzyło drogę do automatyzacji kolejnych procesów biznesowych.
Cyfryzacja zaplecza wspiera rozwój handlu
Przykład Eurocash pokazuje, że transformacja cyfrowa dużych podmiotów handlowych nie kończy się na sprzedaży i logistyce. Coraz większe znaczenie mają również procesy zaplecza operacyjnego, które wpływają na tempo rozwoju firmy. W przypadku Eurocash uporządkowanie obszaru HR stało się elementem szerszej strategii budowy przedsiębiorstwa, bazującej na danych, automatyzacji i jednolitych procesach biznesowych.
– W transformacji obszarów HR nie wygrywają najbardziej rozbudowane i złożone rozwiązania, lecz te, które są proste i powszechnie wykorzystywane. Punktem wyjścia w naszym podejściu były rzeczywiste potrzeby pracowników – chcieliśmy, aby nowe narzędzia IT faktycznie ułatwiały im codzienną pracę. Naszym celem było stworzenie prostych, spójnych i powtarzalnych procesów HR, które w naturalny sposób wspierają rozwój całej organizacji. Dzięki rozwiązaniom SAP zbudowaliśmy jedno, centralne środowisko do zarządzania kluczowymi obszarami personalnymi – od zatrudnienia i danych pracowników, po obieg wniosków i procesy kadrowe.
podsumowuje efekty wdrożenia Magdalena Komorowska, dyrektor działu personalnego w Grupie Eurocash.
