Historia transformacji kadrowo-płacowej w dużym podmiocie branży finansowej
W dużych przedsiębiorstwach finansowych obszary kadrowe i płacowe należą do najbardziej złożonych procesów operacyjnych. Tysiące pracowników, rozproszona struktura oddziałów, konieczność zachowania zgodności z regulacjami oraz presja na sprawną obsługę pracowników powodują, że tradycyjne modele zarządzania aspektami kadrowo-płacowymi szybko stają się niewystarczające.
Z takim wyzwaniem mierzył się bank Pekao, jeden z największych podmiotów finansowych w Polsce, zatrudniający ponad 29 tys. pracowników. Potrzebował on nowoczesnego rozwiązania, które usprawni procesy kadrowe i płacowe, a jednocześnie zapewni większą wygodę pracownikom oraz menadżerom. Odpowiedzią okazało się wdrożenie rozwiązań SAP realizowane przez firmę partnerską Zalaris, które objęło zarówno transformację procesów HR, jak i ich długoterminowe utrzymanie.
Wyzwanie: rosnąca skala działalności i potrzeba automatyzacji procesów HR
Bank Pekao funkcjonował w rozproszonej strukturze organizacyjnej i obsługiwał dziesiątki tysięcy pracowników w wielu lokalizacjach. Przy takiej skali tradycyjne procesy kadrowe i płacowe stawały się coraz bardziej czasochłonne i trudniejsze do zarządzania.
Projektując założenia wdrożenia przyjęto następujące cele:
- optymalizacja procesów HR dla ponad 22 tys. aktywnych pracowników,
- usprawnienie obsługi płacowej,
- wdrożenie narzędzi samoobsługowych dla pracowników i menadżerów,
- integracja systemów HR z rozwiązaniami do ewidencji czasu pracy,
- zapewnienie stabilnego wsparcia i rozwoju środowiska kadrowo-płacowego.
Celem było stworzenie spójnego środowiska, które ograniczy ręczną pracę działów HR, zwiększy efektywność procesów administracyjnych i poprawi doświadczenia pracowników korzystających z usług kadrowych.
Rozwiązanie: SAP HCM jako centralna platforma kadrowo-płacowa
Podstawą wdrożenia w banku Pekao został system SAP HCM, który objął kluczowe procesy związane z zarządzaniem personelem i wynagrodzeniami. Zakres techniczny projektu obejmował między innymi:
- SAP HCM PA (Personnel Administration) – obsługa danych personalnych pracowników,
- SAP HCM OM (Organizational Management) – zarządzanie strukturą organizacyjną,
- SAP HCM PY (Payroll) – obsługa procesów płacowych,
- SAP HCM PT (Personnel Time Management) – zarządzanie czasem pracy,
- SAP HCM PTMW (Personnel Time Management Workplace) – rozwiązanie wspierające zarządzanie czasem pracy,
- integrację z czytnikami rejestracji czasu pracy,
- wdrożenie samoobsługowych narzędzi dla pracowników i menedżerów.
Zalaris odpowiadał zarówno za wdrożenie systemu, jak i jego późniejsze wsparcie operacyjne. Firma realizowała również projekty związane z rozwojem środowiska oraz wdrożeniem dodatkowych narzędzi wspierających zarządzanie organizacją, takich jak OrgManager. Dzięki centralizacji procesów bank Pekao zyskał jednolite środowisko HR, które pozwala efektywniej zarządzać personelem w rozproszonej strukturze organizacyjnej.
Efekty: większa efektywność operacyjna HR i lepsza obsługa podmiotu zatrudniającego tysiące osób
Dzięki wdrożeniu zrealizowanemu w banku Pekao uporządkowane zostały procesy kadrowo-płacowe. Skala działalności tej instytucji wymagała dużej automatyzacji oraz stworzenia bardziej spójnego modelu obsługi pracowników.
- Optymalizacja procesów HR – ograniczono ręczną obsługę wielu powtarzalnych procesów administracyjnych.
- Sprawniejsza obsługa płac – automatyzacja usprawniła zarządzanie wynagrodzeniami w banku zatrudniającym ponad 29 tys. osób.
- Lepsza samoobsługa pracowników – nowe narzędzia uprościły kontakt pracowników z działami HR.
- Skrócenie czasu realizacji procesów – wiele spraw pracowniczych można realizować szybciej niż wcześniej.
- Ujednolicenie obsługi w rozproszonym przedsiębiorstwie – bank wdrożył wspólny model HR dla pracowników funkcjonujących w różnych lokalizacjach.
- Większa skalowalność procesów – system lepiej odpowiada na potrzeby dużego i złożonego przedsiębiorstwa.
Centralizacja procesów stworzyła również podstawy do dalszej optymalizacji obszaru kardowo-płacowego. Pozwoliła także stworzyć bardziej skalowalny model zarządzania personelem, lepiej dostosowany do potrzeb dużego banku, działającego w silnie regulowanej branży finansowej.
