Historia wdrożenia Compensation i Employee Central w międzynarodowej grupie e-commerce
W szybko rozwijających się międzynarodowych przedsiębiorstwach problemy związane z aspektami kadrowo-płacowymi często pojawiają się dopiero po przejęciach i ekspansji zagranicznej. Nowe spółki działają na różnych systemach, procesy są niespójne, a dane pracownicze znajdują się w wielu źródłach. W pewnym momencie dalszy rozwój bez centralizacji baz danych i procesów staje się zbyt trudny.
Z takim problemem zaczęło mierzyć się Allegro. Po przejęciu kilku zagranicznych spółek firma zaczęła działać w sześciu krajach i musiała uporządkować procesy HR w całej grupie. Dlatego zdecydowano się na wdrożenie rozwiązań SAP SuccessFactors, aby ujednolicić zarządzanie wynagrodzeniami oraz stworzyć centralne środowisko HR dla wszystkich spółek.
Wyzwanie: rozproszone dane i brak jednego źródła prawdy
Historia projektu rozpoczęła się w czerwcu 2022 roku, gdy funkcjonujący w strukturach Allegro zespół HR zarekomendował wdrożenie globalnego rozwiązania kadrowo-płacowego. Firma równolegle realizowała trzy działania: dostosowywała istniejące systemy do potrzeb zagranicznych spółek, eliminowała duplikujące się rozwiązania oraz analizowała rynek pod kątem nowej globalnej platformy HR.
Proces wyboru dostawcy był rozbudowany i obejmował kilka rodzajów działań:
- warsztaty dotyczące potrzeb biznesowych,
- prezentacje systemów,
- sesje typu click-and-feel,
- testowanie procesów,
- spotkania referencyjne.
Największym problemem był jednak nie sam wybór rozwiązania technicznego, lecz kwestie związane z zarządzaniem danymi. Allegro działało w sześciu krajach, posiadało wiele spółek i korzystało z trzech różnych systemów kadrowo-płacowych. Dane były niespójne, a firma nie posiadała jednego centralnego źródła informacji o pracownikach. Dodatkowym wyzwaniem były nie w pełni ujednolicone polityki wynagrodzeń pomiędzy krajami.
Rozwiązanie: nietypowe wdrożenie SAP SuccessFactors
Allegro zdecydowało się na wdrożenie rozwiązań SAP, zrealizowane przez firmę partnerską Hicron. Rozpoczęto od modułu SAP SuccessFactors Compensation, do którego później dołączono rozwiązanie SAP SuccessFactors Employee Central. Było to nietypowe podejście, ponieważ większość podmiotów najpierw wdraża centralny system danych HR, a dopiero później moduły wynagrodzeniowe. Allegro zdecydowało się jednak na taki model ze względu na priorytety biznesowe.
Zrealizowany wspólnie z Hicron projekt obejmował:
- migrację danych z trzech systemów kadrowo-płacowych,
- standaryzację danych HR,
- harmonizację procesów między krajami,
- szkolenia użytkowników,
- przygotowanie menedżerów do pracy w nowym środowisku.
Kluczowym elementem projektu była migracja danych. Zespół musiał uporządkować niespójne informacje pochodzące z różnych systemów oraz zapewnić ich poprawność przed uruchomieniem platformy. W końcowej fazie wdrożenia zespół stworzył również specjalny „war room”, w którym eksperci techniczni, biznesowi i konsultanci wspólnie rozwiązywali problemy pojawiające się po uruchomieniu systemu.
Efekty: szybka obsługa procesów dla tysięcy pracowników
Wdrożenie SAP SuccessFactors pozwoliło Allegro uporządkować jeden z najbardziej złożonych obszarów HR w grupie działającej na wielu rynkach. Mimo rozproszonych danych, różnych systemów kadrowo-płacowych oraz niejednolitych polityk wynagrodzeń firma zdołała zbudować wspólny proces obejmujący kilka krajów i tysiące pracowników. Projekt nie tylko usprawnił przebieg podwyżek, ale również stworzył bazę pod dalszą harmonizację obszaru HR w całej grupie.
- Ujednolicenie procesu wynagrodzeń w sześciu krajach – firma zastąpiła rozproszone podejście jednym spójnym modelem zarządzania procesami wyliczania i wypłaty wynagrodzeń, mimo wcześniejszych różnic pomiędzy spółkami i rynkami.
- Obsługa 6 tys. pracowników w jednym środowisku – nowy system objął tysiące pracowników działających w różnych krajach i strukturach organizacyjnych, eliminując wcześniejsze rozproszenie danych.
- Zaangażowanie około 900 menadżerów – system umożliwił sprawne wdrożenie bardzo dużej grupy osób odpowiedzialnych za decyzje wynagrodzeniowe.
- Skrócenie procesu podwyżkowego do jednego tygodnia – możliwe stało się przeprowadzenie całego procesu podwyżkowego w ciągu siedmiu dni, co znacząco poprawiło efektywność operacyjną.
- Wysoka ocena wsparcia po wdrożeniu – 74 proc. menedżerów pozytywnie oceniło wsparcie zapewnione im podczas projektu, a kolejne 22 proc. deklarowało, że nie potrzebowało dodatkowej pomocy.
- Porządkowanie danych HR – projekt wymusił standaryzację i poprawę jakości danych pochodzących z wielu systemów, co stworzyło podstawę do dalszej cyfryzacji obszaru HR.
Dzięki temu projektowi powstał również fundament pod dalszą standaryzację globalnych procesów HR w grupie Allegro. Firma uporządkowała dane pochodzące z wielu systemów i zdobyła doświadczenie, które może wykorzystać przy kolejnych etapach transformacji obszaru personalnego.
O sukcesie zdecydowała organizacja pracy nad projektem
Przykład Allegro pokazuje, że największym wyzwaniem we wdrożeniach HR nie zawsze jest sam system. Znacznie trudniejsze bywają dane, integracje i przygotowanie przedsiębiorstwa do zmiany. W tym przypadku sukces projektu wynikał nie tylko z wdrożenia SAP SuccessFactors, ale również z bardzo ścisłej współpracy zespołu biznesowego i technologicznego, szybkiego reagowania na problemy oraz konsekwentnego porządkowania procesów przed uruchomieniem systemu.
– W trakcie projektu coraz wyraźniej widzieliśmy, jak duże znaczenie dla efektów miała bliska współpraca – regularne spotkania i bieżące ustalanie planów na kolejne dni. Na początku byliśmy przekonani, że wszystko mamy dobrze zaplanowane, każdy szczegół przemyślany, a workbook obejmuje wszystkie kluczowe obszary. Z czasem jednak okazało się, że to proces, który wymaga ciągłego dopracowywania i udoskonalania rozwiązań. Kluczowe było też to, że w zespole mieliśmy osoby o różnych kompetencjach i perspektywach, co pozwalało spojrzeć na te same wyzwania z wielu stron.
podsumowuje proces wdrożenia Sabina Borejsza-Wysocka, HR Tech Team Leader w Allegro.
